Zvýšte dôveru vo svoj projekt s riadením rizík
Keď pracujete v rizikových situáciách, potrebujete správnu súpravu. Rovnako ako turista s batohom lana a stúpačiek, potrebujete aj nástroje na riešenie rizika projektu.
Môžete zvýšiť dôveru manažéra vo váš projekt s plánom riadenia rizík.
Jednoduchý proces v 5 krokoch môže výrazne zmeniť spôsob, akým váš šéf vidí váš projekt (a vy).
Čo je riadenie rizík v riadení projektov?
Riadenie rizík pri riadení projektov je proces identifikácie, hodnotenia a reagovania na riziká projektu.
Riziká projektu sú veci, ktoré by mohli ovplyvniť projekt (pozitívne alebo negatívne, ale ľudia všeobecne interpretujú riziko ako udalosti, ktoré by mali negatívny vplyv na projekt).
Či je váš projekt veľký alebo malý, bude s ním spojené riziko. Mohlo by to byť čokoľvek, od rizika, že vaše školská prehliadka bude pršať na riziko zvýšenia ceny na kritickú súčasť vašej novej dosky.
Riziko projektu, ak nie je riadené správne, môže byť ťažšie úspešne realizovať váš projekt. Nekontrolované riziká vám môžu pridať čas do vášho plánu, pracovať s vaším časom a peniazmi do vášho rozpočtu. Manažéri sa o takýchto veciach strachujú. To všetko sa dá vyhnúť plánom riadenia rizík.
Plánovanie riadenia rizík
Plán riadenia rizík je skvelý spôsob, ako zvýšiť svoju dôveru v schopnosť vášho projektového tímu priniesť - a to preniká do zvyšovania dôvery vášho manažéra. Chcete, aby verili, že to môžete urobiť, a chcete, aby si boli vedomí, čo vás môže zabrániť úspešnému doručeniu projektu.
Plán riadenia rizík je dokonalým nástrojom na to.
A hádaj čo? Je naozaj jednoduché začať.
Riadenie rizika projektu je jednoduchý proces v 5 krokoch. Nechceme to komplikovanejšie, ako to musí byť. To je niečo, čo môžete začať dnes, pripravte sa na to, aby ste o tom prehovorili na ďalšom stretnutí a skončili by ste, keď niekto napíše zápis.
5-krokový proces riadenia rizík
Rovnako ako u mnohých častí riadenia projektov je riadenie rizík procesom. 5 krokov:
- začať
- identifikovať
- posúdiť
- Odpovede na plány
- realizovať
Ak tieto podmienky pre vás práve teraz pre vás moc neznamenajú, držte sa s ním - vysvetlím to všetko.
Krok 1: Začnite
Najprv si želáte nastaviť kontext pre svoje riadenie rizík vo vašom prostredí riadenia projektov.
Pravdepodobne tu nie je strašná práca, pretože niekto vo vašej firme už pripravil firemnú rizikovú politiku a všetko, čo musíte urobiť, je sledovať. To vysvetlí prístup spoločnosti k riziku a dokonca vám povoľuje šablóny, ktoré potrebujete. Šablóny vám vždy ukladajú prácu, tak sa pozrite na to taky!
Aj keď nemáte firemnú rizikovú politiku, môže mať niekto iný, ktorý vedie projekty vedľa vás, plán na riadenie rizík projektu, ktorý môžete kopírovať.
Prečo objavovať koleso? Opätovné použitie dokumentov je nevyhnutné, ak chcete ušetriť čas a urobiť viac.
Použite to, čo ste zistili, aby ste vytvorili plán riadenia rizík pre váš projekt. Je to súčasť vášho celkového plánu riadenia projektov a hovorí o tom, ako sa chystáte riešiť riadenie rizík vo vašom projekte.
Ak neviete, čo sa do nej vložiť, prečítajte si ďalej! Nasledujúce kroky vám poskytnú lepšiu predstavu, o čom hovoriť vo svojom pláne riadenia rizík.
Zlepšuje to dôveru tým, že: Ukážte svojmu manažérovi, že máte prístup k riešeniu neistoty vášho projektu a že aktívne riadite riziko.
Krok 2: Identifikujte
Akonáhle máte načrtnutý prístup, môžete začať pracovať na tom.
Teraz identifikujete riziká, ktoré ovplyvnia váš projekt. Toto je len momentálne snímka v čase a váš register rizík je niečo, čo budete chcieť vrátiť sa znova a znova, aby ste zaistili, že niečo nové je tam umiestnené rovnako.
Riziko môžete identifikovať pomocou kontrolného zoznamu bežných rizík, rozhovorov so zainteresovanými stranami o projekte (najmä s ťažkými zainteresovanými stranami , pretože vo všeobecnosti majú veľa čo povedať o tom, čo sa môže pokaziť), brainstorming a používanie vášho zdravého rozumu.
Hľadáte veci, ktoré by mohli spôsobiť problémy, ak sa niekedy stali. (Pamätajte, že riziká sa ešte nestali. Projektové otázky sú veci, ktoré sa už stali.)
Ak to však robíte, mali by ste určite zapojiť ďalších ľudí. Sám, nebudete mať celý obraz a skončíte s chýbajúcimi vecami.
Riziká môžu a mali by byť identifikované každým. Ako projektový manažér je vašou úlohou povzbudiť svojich kolegov, aby so sebou vzbudili riziká, aby ste s nimi ako tím mohli s nimi niečo robiť.
Všetky identifikované riziká by sa mali zaznamenať do registra rizík. Ak máte koordinátora projektu alebo tímu na podporu projektu, môžu to urobiť. V opačnom prípade je to súčasť administratívnych úloh, ktoré musíte urobiť.
To zvyšuje dôveru tým, že: Preukážete, že ste si vedomí kľúčových rizík, ktoré by mohli mať vplyv na váš projekt, a že máte k dispozícii prostriedky na neustále udržanie si vedomia nových rizík.
Krok 3: Posúďte
Riziká sa potom vyhodnocujú z hľadiska pravdepodobnosti a vplyvu. Tento podrobný článok o tom, ako posúdiť riziko projektu, vás za to pokrýva. Dajte to dobré čítanie, ak nie ste oboznámení s procesom.
Ako ďalšie opatrenie môžete tiež posúdiť blízkosť, čo znamená, ako dlho sa pravdepodobne vyskytne riziko. Riziko s vysokou blízkosťou by sa mohlo čoskoro vyskytnúť. Riziko s nízkou blízkosťou sa môže stať v istom okamihu v ďalekej budúcnosti. To vám môže poskytnúť ďalší faktor, ktorý vám umožní určiť si čas a energiu, pokiaľ ide o riešenie rizík.
To zlepšuje dôveru tým, že: Zabezpečíte, aby váš manažér a všetci v tíme mali jasnú predstavu o tom, čo by sa stalo, keby sa niektoré z týchto rizík skutočne stalo.
Krok 4: Odpovedzte na plán
Teraz prichádzame do masovej časti vášho plánu riadenia rizík. V tomto kroku pracujete na tom, ako zvládnuť riziko identifikáciou vhodnej odpovede.
Robíme to preto, lebo doteraz všetko, čo máte, je zoznam toho, čo by mohlo viesť k tomu, že sa váš projekt odhodí v budúcnosti, a aký veľký by bol obchod. Čo bude váš manažér chcieť vedieť ďalej: Čo s ním budete robiť?
Vo všeobecnosti existujú 4 veci, ktoré môžete urobiť na riešenie a riadenie rizika projektu. Oni sú:
- vyhnúť sa
- prevod
- Zmierniť (tj znížiť)
- Súhlasiť.
Tieto podrobnosti sú podrobne uvedené v tomto hlbokom ponore do stratégií reakcie na riziko pre negatívne riziká .
Niektoré z vašich rizík môžu mať pozitívny výsledok. Napríklad: Existuje riziko, že predáte toľko vášho nového produktu, že narazíte na telefónne linky. Bolo by to pekný problém, ale stále je to riziko, že by sme mali naplánovať.
Existuje niekoľko spôsobov, ako sa môžete pripraviť na pozitívne rizikové udalosti vrátane:
- ťažiť
- zdieľam
- zvýšiť
- Súhlasiť.
Tieto sú podrobnejšie popísané v tomto článku o stratégiách reakcie na riziko pre pozitívne riziko .
Budete musieť zistiť, ktorá stratégia odpovede je najlepšia pre každé riziko v registri. Môžete sa napríklad rozhodnúť, že riziko zhroucenia strechy továrne je niečo, čo jednoducho prijmete, pretože sa pravdepodobne nestane. Riziko, že otravy jedlom vyčerpajú polovicu vašej pracovnej sily, je však niečo, čím sa aktívne zmierňujete rekvalifikáciou všetkých svojich zamestnancov. Ak sa to stalo predtým a je skutočne pravdepodobné, ak s tým neurobíte niečo, budete chcieť zmierniť riziko.
Po zistení a odsúhlasení odpovede môžu byť vymenovaní vlastníci rizík na vykonanie akčného plánu riadenia rizík. Inými slovami, potrebujete niekoho, kto by bol zodpovedný za to, že ste sa stretli s úlohami, s ktorými súhlasíte.
To zvyšuje dôveru tým, že: Ukážte svojmu manažérovi, že ste uvažovali, čo robiť o veciach, ktoré by mohli spôsobiť problémy pre váš projekt, a že zavádzate plány na zníženie neistoty a rizika v projekte.
Krok 5: Implementujte
Váš plán riadenia rizík by mal teraz zahŕňať, kto bude zodpovedný za vykonávanie činností na zmiernenie rizika pre každé riziko. Teraz by mali tieto úlohy plniť, aby ste aktívne riadili otvorené riziká.
To zvyšuje dôveru tým, že: Ukážte, že vy a váš projektový tím môžete sledovať to, čo ste povedali, že budete robiť. Nahlasovaním toho, čo ste dosiahli, a rizíkami, ktoré ste zmiernili, ukazuje, že váš manažérsky tím, že ste seriózni v tom, aby ste doručili a robili to, čo je potrebné na to, aby bol váš projekt v budúcnosti oproti problémom.
Akonáhle prešlo riziko - keď už nie je relevantné, pretože sa buď stalo, alebo sa už nemôže stať - môžete ho zatvoriť z registra rizika.
Uvedenie tohto plánu riadenia rizík do projektu vás môže odlíšiť od ostatných manažérov. Váš vlastný šéf bude mať dôkaz, že môžete strategicky a kreatívne premýšľať o tom, čo by mohlo spôsobiť, že sa váš projekt uvoľní a čo je najdôležitejšie, urobte s tým niečo. Budete aktívnou osobou riadiť problémy skôr, ako sa to stane, zametanie prekážok a pripravení na čokoľvek!
Byť videný ako dobrý v riadení rizika projektu je bezpečný spôsob, ako byť považovaný za bezpečný pár alebo ruky manažmentom. Nepotrebujete veľa skúseností alebo certifikátov, aby ste úspešne začali riadiť riziko projektu (hoci existujú formálne kvalifikácie v oblasti riadenia rizík). Tento jednoduchý 5-krokový proces čoskoro znamená, že projektové riadenie rizík je súčasťou vašich projektových plánov.