Kľúčové zručnosti pre životopisy, sprievodné listy a rozhovory
Zatiaľ čo mnohé spoločnosti očakávajú, že výkonní asistenti dokončia niektoré relevantné kurzy na vysokých školách, málo ľudí si vyžaduje titul. Rozsiahla príslušná pracovná skúsenosť je dôležitejšia, v ideálnom prípade niekoľko rokov ako výkonný alebo administratívny asistent.
Povinnosti výkonného asistenta
Úlohy výkonného asistenta zahŕňajú rovnaké povinnosti ako administratívny asistent: uskutočňovanie a prijímanie telefonických hovorov; odosielanie poznámok, e-mailov a listov v mene výkonnej moci; prijímanie návštevníkov a plánovanie manipulácie. Tiež pôsobia ako vrátnik, pričom rozhodujú o tom, kto získa prístup k výkonnému orgánu a aké informácie dostane výkonný pracovník.
Často vedú výskum a pripravujú správy, ktoré ovplyvňujú firemnú politiku. Tieto zodpovednosti znamenajú, že výkonní asistenti musia dôkladne pochopiť prácu svojho zamestnávateľa. Výsledkom je, že títo pracovníci môžu pôsobiť aj ako sprostredkovatelia medzi výkonným a ostatným úradníkom.
Ako používať zoznamy zručností
Uistite sa, že napíšete sprievodný list a pokračujte tak, aby ste zdôraznili schopnosti, ktoré váš budúci zamestnávateľ chce. Môžete použiť nasledujúci zoznam, aby ste získali predstavu o tom, čo tieto požadované zručnosti by mohli byť, ale nezabudnite vždy starostlivo prečítať popis práce, pretože nie všetky spoločnosti hľadajú to isté v výkonnom asistentovi.
Pozrite sa tiež na naše kompilácie zručností uvedených podľa pracovných miest a typov zručností . Pri príprave na rozhovor plánujete uviesť príklady konkrétnych časov, ktoré ste stelesnili rôzne zručnosti, ktoré váš budúci zamestnávateľ chce.
Príklady zručností výkonného asistenta
Nasledujúci zoznam nie je vyčerpávajúci a požadované zručnosti sa môžu mierne odlišovať od jednej spoločnosti k druhej alebo dokonca od jednej kancelárie k druhej v rámci tej istej spoločnosti. Napriek tomu je tu väčšina najdôležitejších a vyhľadávaných zručností, ktoré musí mať potenciálny výkonný asistent.
Písomné a slovné komunikačné zručnosti
Jeden spôsob, ako premýšľať o úlohe výkonného asistenta, je v skutočnosti špecialista na komunikáciu. Významnou súčasťou práce je komunikácia a koordinácia s ľuďmi v celej spoločnosti a niekedy aj s klientmi v závislosti od typu podnikania. Schopnosť byť profesionálnym, jasným, artikulovaným a presným, ústne a písomne, je základom zoznamu požiadaviek na bezchybné komunikačné zručnosti .
Počítačové zručnosti
Výkonní asistenti potrebujú viac ako jednoduchú odbornosť s programami na spracovanie textu a tabuľkové procesory. Potrebné počítačové zručnosti zahŕňajú aj schopnosť vytvárať a udržiavať e-mailové systémy, systémy zdieľania súborov a kalendáre, ako aj znalosti so štatistickým softvérom, publikačným softvérom a databázami.
Byť vlastným odborníkom na technickú podporu je vždy prínosom, najmä preto, že od asistentov manažérov sa často očakáva, že urobia všetko od napravenia tlačiarne až po navrhnutie nového softvéru.
Interpersonálne zručnosti
Silné interpersonálne zručnosti sú tiež nevyhnutné pre interakciu s klientmi, školenie iných administratívnych pracovníkov a prácu s generálnymi riaditeľmi a manažérmi najvyššej úrovne. Keďže výkonní asistenti často spracúvajú citlivé informácie o spoločnostiach, je dôležité nielen udržať si dôvernosť, ale vždy sa správať takým spôsobom, ktorý naznačuje osobnú diskrétnosť a integritu. Stručne povedané, je potrebné inšpirovať dôveru.
Správa času
Výkonný asistent potrebuje nielen dobre zaobchádzať svojím vlastným časom, ale aj s jeho šéfom. To znamená koordinácia potrieb a požiadaviek viacerých ľudí na vytvorenie funkčného harmonogramu a následné zmeny v tomto rozvrhu v krátkom čase, keď sa zmení situácia.
Úloha môže tiež zahŕňať taktnú istotu, že výkonný riaditeľ zostane v rozvrhu bez toho, aby sa rozptýlila.
Výskumné zručnosti
Výskum je sám o sebe zručnosťou, vyžadujúcou oboznámenie sa s viacerými vyhľadávacími nástrojmi, ako aj s informačnými zdrojmi, ktoré sú relevantné v konkrétnych oblastiach záujmu spoločnosti. Bez týchto schopností by výkonný asistent nebol schopný pripraviť správy o výkonných potrebách.
Zoznam výkonných asistentov
Technické zručnosti
- Koordinácia videohovorových a zvukových konferenčných hovorov
- Vytváranie a udržiavanie databáz
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Microsoft Outlook
- Microsoft PowerPoint
- Microsoft Word
- Kancelárska technika
Administratívne zručnosti
- Účtovníctvo / Účtovníctvo
- Administratívna podpora
- schôdzky
- Spravovanie kalendára
- kňazský
- Vzťahy s klientmi
- Navrhovanie a údržba archivačného systému
- Organizovanie stretnutí
- Udržiavať kalendáre
- Evidencia
- Cestovné poriadky
- písanie na stroji
- Plánovanie akcie
- Príprava správ
- Spracovanie výkazov výdavkov
- korektúra
- plánovanie
- Spracovanie zápisníc
Komunikačné schopnosti
- Korešpondencia
- Zákaznícky servis
- Správa vzťahov s klientmi
- Spracovanie telefónnych hovorov a požiadaviek
- Písomná / verbálna komunikácia
Osobná charakteristika
- presnosť
- Aktívne počúvanie
- Schopnosť dodržiavať pokyny
- Schopnosť pracovať samostatne
- asertivita
- analytická
- spolupráca
- energický
- diplomatický
- Rozhodovanie
- spoľahlivosť
- Zameraný na detaily
- flexibilita
- Dotiahnuť do konca
- iniciatíva
- Dobrý rozsudok
- motivovaný
- multitasking
- Uchovávanie dôverných informácií
- Splnenie termínov
- uprednostnenie
- proaktívne
- Riešenie problémov
- Projektový manažment
- Spoľahlivosť
- Sebavedomie
- Samostatné
- tímová práca
- Správa času
- Práca rýchlo
- Pracovať dobre pod tlakom
Viac o úlohách a zručnostiach výkonného asistenta
- Ako získať prácu ako administratívny asistent
- Zručnosti pre správcu Office
- 7 tipov pre efektívne riadenie času
- Ako pracovať rýchlejšie a efektívnejšie