V rastúcom počte odvetví sekretariári majú bakalársky titul alebo získavajú špecializované certifikácie, akými sú akreditovaný právny tajomník alebo certifikovaný lekársky administratívny asistent.
Požiadavky na prácu pre tajomníkov / administratívnych asistentov
Ak chcete pracovať v administratívnej pozícii , očakávate, že budete pohodlne používať technológiu rôznymi spôsobmi. Možno budete musieť vytvárať dokumenty, vytvárať prezentácie, vytvárať tabuľky, spravovať databázy a udržiavať webové stránky. Mali by ste byť spokojní s používaním balíka Microsoft Office, e-mailom a internetom. Pre prácu v malom podniku možno budete potrebovať oboznámiť sa s QuickBooks alebo inými účtovnými softvérovými programami.
Dobré verbálne a písomné komunikačné zručnosti sú nevyhnutné. Keď pracujete v kancelárii, musíte byť podrobne orientovaní a mať korektné zručnosti. Mali by ste mať dostatočnú znalosť anglického jazyka vrátane zručností pri písaní a editovaní. Niektoré pracovné povinnosti môžu zahŕňať vytváranie dokumentov a / alebo webových stránok. Budete potrebovať pohodlné revízie alebo skladanie komunikácie alebo webového obsahu.
Úloha kancelárskeho manažéra môže byť súčasťou vašich povinností. Ak chcete byť úspešným manažérom, musíte byť schopný multitasku a byť dobre organizovaný. Ako manažér často plánujete personálne podujatia, ako sú udeľovanie večierkov a fundraisingových akcií, alebo naplánujte stretnutia s klientmi a zorganizujte plány pre svojich spolupracovníkov.
Ako nájsť prácu ako tajomník / administratívny asistent
Skôr ako začnete vyhľadávať, získajte referencie od predchádzajúcich zamestnávateľov. Ak nemáte veľa pracovných skúseností, môžete použiť osobnú referenciu .
Zamestnávatelia, ktorí prijímajú sekretárku alebo administratívneho asistenta, hľadajú jednotku, s ktorou dokážu pohodlne pracovať, ktorí sa dobre spojí s ostatnými zamestnancami a ktorým sa dá dôverovať dôverným informáciám. Silné odporúčacie listy dokážu tieto vlastnosti preukázať.
Klepnutím do svojich sietí získate potenciálnych zákazníkov na pracovných miestach. Oslovte kontakty v službe Facebook a LinkedIn, priateľov rodiny, susedov a bývalých zamestnávateľov a dajte im vedieť, že by ste ocenili úvody komukoľvek, o ktorom vedia, že sa môžu zamestnať.
Ak sa napríklad zameriavate svoje vyhľadávanie na odvetvie, akým je právo, medicína, vydavateľstvo alebo vyššie vzdelanie, opýtajte sa konkrétne kontaktov na kontaktné osoby s odborníkmi, ktorých vedia v týchto oblastiach zamestnania.
Použitie v osobe
Budete zástupcom spoločnosti, ktorá vás prijíma a často poskytuje prvý dojem zákazníkom alebo klientom. To znamená, že čistý obraz a silné medziľudské schopnosti sú dôležité pre tajomníkov a administratívnych asistentov.
Ak môžete nájsť spôsob, ako si to všimnúť potenciálni zamestnávatelia, môže vám byť kandidátom. S odporúčaniami a pokračovaním v návšteve navštívte miestne organizácie a firmy. Tu je postup, ako požiadať o prácu osobne .
Ochraňujte brány a opýtajte sa, či by ste mohli hovoriť s niektorým z nadriadených alebo manažérov o pozíciách podporných pracovníkov v organizácii. Ak manažéri nie sú k dispozícii, povedzte správcovi niekoľko kľúčových faktov o vašich povereniach a opýtajte sa, či sú dosť láskaví a zdieľajú váš životopis so svojimi šéfmi.
Vyhľadávanie práce online
Vykonávať vyhľadávanie v službách Google s kľúčovými slovami, ako je administratívny asistent, marketingový asistent, redakčný asistent, lekár, tajomník a kancelársky asistent, aby generovali zoznamy pracovných miest. Mnohé administratívne pracovné miesta sa budú uverejňovať aj na pracovnej sekcii webových stránok pre vaše miestne noviny alebo obchodnú komoru.
Rozhovor pre pracovné miesta administratívneho asistenta
Váš osobný obraz a interpersonálne zručnosti vyhodnocujú zamestnávatelia pri rozhovore pre otvorenú pozíciu. Uistite sa, že ste bezchybne oblečený a upravený. Pozdravte svojho anketára s teplým úsmevom a pevným handshake. V každom z vašich prieskumníkov urobte vhodný očný kontakt v skupinových situáciách.
Buďte pripravení na rozhovor tým, že skúmate podnikanie v predstihu. Zoznámte sa s tým, čo robia v kancelárii a kto je ich klientela. Tiež pripravte sa predať sami tým, že zvýrazníte 5 - 7 aktív, ktoré vám umožnia efektívne vo vašej úlohe sekretára alebo administratívneho asistenta v organizácii. Pre každé aktíva, spomínate, buďte pripravený na to, aby ste uviedli úlohu, projekt alebo prácu, v ktorej ste použili túto silu a vytvorili niektoré pozitívne výsledky.
Povedať týmto príbehom o tom, ako ste vynikali v minulosti, môže ísť dlhú cestu, aby ste presvedčili zamestnávateľov o tom, že máte v práci to najlepšie veci. Opatrne prezerajte inzerát alebo popis práce pre danú pozíciu a uveďte zoznam ich preferencií / požiadaviek. Pre každú kvalifikáciu, premýšľajte o tom, ako ste vyskúšali túto kvalitu alebo použili túto zručnosť.
Pripravte odpovede na iné bežné otázky týkajúce sa správnych rozhovorov, ako sú vaše slabé stránky a výzvy, s ktorými ste sa stretli v minulosti. Zamestnávatelia vás budú pravdepodobne spýtať na vzťahy s nadriadenými v minulosti, aby ste boli pripravení poukázať na to, ako ste dobre pracovali s šéfmi a efektívne riešili výzvy osobností a mali tieto písomné referencie praktické.
Postupujte po rozhovore
Ihneď po rozhovore zložte ďakovnú kartu alebo list, ktorý jasne ukazuje, že by ste chceli spolupracovať s týmto zamestnávateľom. Vyjadrite, koľko si ich ceníte tým, že budete mať čas na stretnutie s vami a stručne vysvetliť, ako ste vynikajúco vhodní na túto pozíciu.
Ak ste sa stretli s viacerými tazateľmi, skúste zahrnúť do každej komunikácie niečo iné, aby ste ukázali, že ste mimoriadne motivovaní a premyslenci.