Výdavky môžu zahŕňať ubytovanie, uhradenie najazdených kilometrov osobných áut , lety, pozemnú dopravu, tipy na zvončeky, jedlo, tipy na čašníkov, izbovú službu a ďalšie vedľajšie výdavky, ktoré môže zamestnanec počas cestovania zažiť.
Výdavky, ktoré organizácia uhradí, sa nachádzajú v obchodných pravidlách spoločnosti . Zoznámte sa s pravidlami spoločnosti, pretože rôzne výdavky ako čistenie chemikálií a členstvo v posilňovni môžu byť pokryté rozšírenými výletmi.
Zábava klientov na konferenciách, pri predajných hovoroch a pri návštevách na mieste je ďalším nákladom, ktorý sa dá uhradiť, ale viete, aké sú vaše firemné pravidlá, aby ste neprekročili limity, ktoré sa vzťahujú na náklady na zábavu.
Organizácie zvyčajne platia cestovné výdavky na zamestnancov tromi spôsobmi.
- Spoločné kreditné karty sa vydávajú zamestnancom, ktorí musia cestovať často na podnikanie. Zamestnanci môžu účtovať väčšinu výdavkov, ktoré im vzniknú počas pracovnej cesty na firemnú kreditnú kartu. Pri úhrade mimoriadnych nákladov, ako sú tipy a rýchle občerstvenie, zamestnanci budú musieť vyplniť správu o výdavkoch .
Platobné karty sú vhodné pre zamestnancov, pretože nemusia prísť do hotovosti na úhradu nákladov na podnikanie pred úhradou. Získajte informácie o politike svojej spoločnosti; možno budete musieť zapnúť príjmy a inú podpornú dokumentáciu.
- Hotovosť: Organizácie bez kreditných kariet zamestnancov spoločnosti vyžadujú, aby zamestnanci vyplnili správu o úhrade výdavkov za každý výdavok, zatiaľ čo zamestnanec je na ceste. Vo všeobecnosti vyžadujú príjmy a určitú úroveň odôvodnenia pre každý náklad.
Len zriedka by organizácia požiadala zamestnancov, aby zaplatili za veľké cestovné lístky, ako je letecké cestovné a neskôr žiadali o úhradu. Objednávka spoločnosti alebo firemná kreditná karta zaplatia za veľké výdavky hore. Zamestnanci však často potrebujú, aby zaplatili z hotovosti peniaze za každodenné cestovné výdavky, ktoré sa neskôr uhradia.
- Denné diéty: denná diéta je denná dávka určitej sumy peňazí, ktorú zamestnanec poskytuje na pokrytie všetkých výdavkov. Zamestnanec je zodpovedný za výber správnych cestovných nákladov v rámci parametrov sumy peňazí, ktoré každoročne prideľuje.
Niektoré spoločnosti platia priamo za dopravu a bývanie, ale dávajú cestujúcim denné diéty za všetky ostatné výdavky vrátane stravy a pozemnej dopravy. Zamestnanci boli známi, že nevynaložia na výdavky, aby si peniaze ponechali z diéty. Spoločnosti vo všeobecnosti to umožňujú.
Zamestnancom, ktorí cestujú za účelom podnikania, sa odporúča, aby zostali aktuálne v súvislosti s politikami cestovného ruchu spoločnosti a nákladmi na úhradu nákladov. Výdavky, ktoré nepatria do rámca politík, vo všeobecnosti nie sú hradené ani kryté.
Príjmy sa vyžadujú vo väčšine spoločností s výnimkou tých, ktoré platia za diéty. Vaša spoločnosť má pravdepodobne podobu, ktorú očakáva, že zamestnanci použijú na započítanie cestovných výdavkov.
Ak chcete zostať na pokrytie návratných výdavkov, zamestnanci dostanú často lehotu, v ktorej musia predložiť správu o výdavkoch a započítať príslušné príjmy. Finančné oddelenie bude mať usmernenia, ktoré mu pomôžu zostať aktuálne.
Ak máte otázky týkajúce sa toho, čo predstavuje primerané cestovné náklady vo vašej organizácii, obráťte sa na svojho manažéra a HR.
Nechcete minúť peniaze a neskôr dostanete prekvapenie.
Viac: 10 tipov na zníženie nákladov na služobné cesty Mali by zamestnanci zdieľať izby?