Udržujte projekt v pohybe vpred
Pozrime sa aj na niektoré z nástrojov na riadenie zmien, ktoré môžete použiť, a na tom, ako sa riadi riadenie rozsahu projektu.
Pred tým, než dokonca hovoríme o procesoch alebo nástrojoch, chcem diskutovať o vašom výhľade na zmenu.
Prijať zmeny sa stane
Zmeny sa môžu stať v každom okamihu životného cyklu riadenia projektov .
Najjednoduchší spôsob, ako zvládnuť zmenu na projektoch menej bolesti hlavy, je vedieť, že sa to stane a plánuje sa to.
Zavedenie stratégií na riešenie zmien pred tým, ako sa stane, je najrýchlejším spôsobom, ako dostať všetkých na palubu s tým, čo sa bude líšiť.
Definitívne, štruktúrovaný proces riadenia zmien je najlepším miestom na začatie. Je to vaša príručka pre to, čo sa stane, ak niekto naznačuje, že projekt by mal robiť niečo iné ako to, čo je v súčasnosti naplánované, a dobrý spôsob, ako sa vyhnúť zlyhaniu projektu.
Proces riadenia zmien
Proces riadenia zmien vyzerá takto:
- Získajte informácie o zmene
- Zvážte zmenu vrátane plánovania toho, koľko práce bude
- Pripravte odporúčanie o tom, či stojí za to.
- Potom dostanete od sponzora projektu rozhodnutie o tom, či by ste túto zmenu mali začleniť, alebo nie.
Pozrime sa na každý z týchto krokov.
Získajte informácie o zmene
Dostanete žiadosť o zmenu projektu. Môžete dostávať informácie stovkami rôznych spôsobov: na schôdzku, na e-mail, na telefóne, na chodbe, keď večer vyrazíte z kancelárie. V ideálnom prípade dostanete informácie o formulári žiadosti o zmenu, ale mali by ste vedieť, že v skutočnosti mnoho dôležitých zainteresovaných strán myslí, že dokončenie tohto druhu papierovania je práca projektového manažéra. A vo vašej spoločnosti by to mohlo byť.
Použite šablónu žiadosti o zmenu projektu (viac za minútu), aby ste získali všetky podrobnosti o žiadosti, aj keď neformálne prichádzajú so sebou. Potom spustite formulár za iniciátorom, aby ste vedeli, že ste presne odrážali, čo to je, že chcú.
Pamätajte, že zmeny by mohli byť aj o tom, ako sa vyriešiť. Nie vždy predpokladajte, že zmeny sa budú týkať uvedenia práce. Tento proces je rovnaký bez ohľadu na to, či zvyšujete alebo znižujete rozsah projektu.
Vykonať hodnotenie zmien
Podrobne pozrite žiadosť o zmenu. Budete posudzovať vplyv na:
- plán
- dokumentácia
- Doteraz vykonaná práca a ešte stále pracujeme
- rozpočet
- Opatrenia týkajúce sa kvality
- Rozsah
- Dostupnosť zdrojov.
Napríklad zmena softvéru môže byť odhadnutá na 5 dní.
To by nielen pridalo 5 dní do rozvrhu, pretože by tlačilo inú úlohu a presunulo ju v časovom rámci, kde je kľúčový zdroj na dovolenke. Táto úloha by sa tiež mala presunúť, takže celková táto zmena by pripočítala 8 dní do harmonogramu. Bolo by to stálo 5 000 dolárov a ďalšie 8 dní nás posúva do ďalšieho mesiaca s dodávateľskou zmluvou, takže existujú aj náklady, ktoré by sme tam mali zvážiť. Kvalita zostáva rovnaká, ale zmena rozsahu zahrňuje novú zmenu. Všetky relevantné dokumenty by sa mali aktualizovať vrátane už začatého plánu projektu a manuálov odbornej prípravy.
Ako môžete vidieť, jednoduchá 5-dňová zmena môže mať široký dosah. Je dôležité, aby ste o tom všetko vedeli skôr, ako ste sa rozhodli, či urobíte zmenu alebo nie, pretože úplný obrázok môže zmeniť výsledok.
Príprava a predloženie odporúčania
Teraz poznáte plný dopad zmeny a môžete urobiť odporúčanie o tom, či to stojí za to.
V niektorých prípadoch to nebude, pretože vnímaná výhoda bude nižšia ako náklady. V iných prípadoch môže existovať dostatok výhod, aby sa kompenzovali náklady na vykonanie dodatočnej práce. V iných prípadoch možno zistíte, že zmena bude mať negatívny vplyv na náklady, ale nič s tým nemôžete urobiť, pretože ide o regulačný problém alebo problém s dodržiavaním predpisov alebo z iného vnútorného dôvodu, ako je organizačná reštrukturalizácia.
Získajte rozhodnutie
Pri malých zmenách, ktoré spadajú do vášho autorizačného limitu, môžete rozhodnúť o tom, či zmenu prijmete, alebo nie sami (s správnym vstupom od tímu). Čokoľvek väčšie by malo schváliť sponzor projektu alebo projektová rada.
Nezabudnite vrátiť sa a povedzte niekomu, či ich zmena bola zamietnutá. Chcete sa vyhnúť obťažovaniu zainteresovaných strán projektu, ak môžete!
Nástroje na správu zmien
Existuje niekoľko nástrojov na riadenie zmien, ktoré môžete použiť na uľahčenie a zefektívnenie tohto procesu. Odporúčam:
- Kontrolný zoznam alebo mapa procesov, vďaka čomu ľudia prechádzajú presne tým, čo majú urobiť na to, aby priniesli zmenu rozsahu vášho projektu.
- Formulár žiadosti o zmenu šablóny. To by mohlo byť online prostredníctvom automatizovaného pracovného postupu.
Poďme sa pozrieť na to, čo ide do žiadosti o zmenu projektu ďalej.
Čo ide do žiadosti o zmenu projektu
Formulár žiadosti o zmenu projektu by mal obsahovať:
- Meno osoby, ktorá požaduje zmenu ("žiadateľ").
- Unikátny identifikátor, ako je číslo zmeny (môžete si to neskôr pridať, pretože je nepravdepodobné, že žiadny z ľudí, ktorý žiadosť podal a použije formulár, bude vedieť, čo má uviesť do tohto poľa).
- Opis navrhovanej zmeny, s čo najväčšou podrobnosťou, ako môže spravovať.
- Kategória zmeny. V ideálnom prípade budete predpopulovať túto sekciu, aby iba zaškrtli políčko. Je to dobré miesto na to, aby ste si všimli, či ide o zmenu týkajúcu sa regulácie alebo vnútorného súladu, ako keby to bolo (skutočne), potom môžete obísť veľa plánovacích a hodnotiacich krokov a jednoducho to prekonať.
- "Prečo" zmena. Aké je odôvodnenie pre to? Prečo to žiadateľ želá?
- Vplyv zmeny na rôzne prvky projektu vrátane času, nákladov, kvality, rozsahu. Možno nemusia mať všetky detaily, takže s nimi budete musieť pracovať počas kroku posúdenia zmeny, aby ste vyplnili prázdne miesta. Mali by dokončiť čo najviac. Minimálne hľadáte v tomto okamihu je pre nich potvrdiť, či to zvýši, zníži alebo zmení existujúce parametre projektu.
V spodnej časti formulára žiadosti o zmenu sa nachádzajú niektoré podrobnosti, ktoré môžete vyplniť, keď sa zmena ďalej diskutuje. Vaša šablóna by mala obsahovať aj priestor pre:
- Rozhodnutie o zmene: Prijať, odmietnuť alebo odložiť
- Meno osoby, ktorá rozhoduje (alebo skupiny), plus dátum, kedy bolo rozhodnutie prijaté, a ďalšie pripomienky.
Osoba, ktorá žiadosť podala, ešte nebude vedieť o výsledku - nikto nebude - takže tieto políčka zostanú prázdne, kým sa správna skupina nestretne, aby diskutovala o vašom odporúčaní a rozhodla sa.
Zmeny a riadenie rozsahu projektu
Riadenie rozsahu projektu je hlavným spôsobom, ako môžete ovládať to, čo je v projekte a čo nie. Keď dostanete zmenu rozsahu projektu, musíte premýšľať o tom, ako to celkovo ovplyvňuje projekt. Váš proces riadenia zmien vám pomôže urobiť to a nastaviť ho v kontexte, správa zmeny je malou časťou rozsahu správy.
Stojí za to tu hovoriť o tom, ako sprievodca Knowledge Management Project Management (PMBOK® Guide) - Piate vydanie pokrýva riadenie projektových zmien, pretože nie je tak intuitívne, ako si myslíte. Príručka PMBOK® zahŕňa proces nazvaný "Rozsah kontroly" v časti Správa projektov a to je skvelé miesto na spustenie. Proces riadenia zmien na projektoch sa však musí riešiť integrovanejším spôsobom a to sa odráža v texte. Používatelia aplikácie PMBOK® Guide by sa mali tiež odvolávať na proces vykonávania integrovanej kontroly zmien, pretože to určuje, ako všetko spája všetko.
Aby ste sa stali PMP, musíte pochopiť, ako sprievodca PMBOK® pokrýva riadenie zmien, pretože to je to, na čom budete skúmaný. Mali by ste však mať na pamäti, že proces riadenia zmien, ktorý skutočne používate na svojich projektoch, musí byť integrovaný, ľahko sledovateľný a praktický.
5 spôsobov, ako pomôcť tímu prostredníctvom procesu zmeny
Váš projektový tím je rozhodujúci pre úspech vášho projektu, a preto pomáha pri ich zvládaní pri riadení zmien vo vašom projekte.
Tu je 5 spôsobov, ako im pomôcť rýchlo sa vyrovnať s procesom riadenia zmeny projektu.
1. Hovorte o zmenách. Dajte im vedieť, že zmena na projektoch je normálna a že by mali očakávať.
2. Zdieľajte proces. Hore sme hovorili o procese riadenia zmien, ale to nie je prirodzene pre každého. Členovia vášho tímu nebudú vedieť, čo robiť a čo sa od nich očakáva, ak im to nehovoríte. Vytvorte inštruktáž, aby ste s nimi prešli procesom a povedzte im, aká bude ich úloha v ňom.
3. Uľahčite to. Keď projekt prechádza zmenou rozsahu, môže to byť dosť dezorientujúce. Plán je nesprávny, rozpočet môže byť odlišný, požiadavky sú určite rozdielne. Tím môže nájsť zmenu znepokojujúcej, najmä veľkú alebo takú, ktorá zvráti rozhodnutie, ktoré predtým myslelo, že je zapustené do kameňa (áno, to sa stane). Urobte čo najjednoduchší proces.
4. Buďte tam, aby ste pomohli. Nový spôsob práce trvá nejaký čas na spanie. Ak ste v minulosti riadili zmenu projektu neformálnym spôsobom (alebo vôbec nie), zmena formálneho procesu môže chvíľu trvať, kým sa stane "spôsob, akým robíme veci tu '. Povedzte tímu, že ste tam, aby ste im pomohli, ak chcú niečo prebehnúť.
5. Nebojte sa povedať nie. Nie všetky zmeny sú rozumné návrhy. Nechajte svoj tím vedieť, že ak cítia silne, že zmena nie je pre túto činnosť správnou vecou, že budete stáť pri nich v rozhovore so žiadateľom o zmenu.
Účinná zmena efektívnosti nie je jedným zo spôsobov, ako môžete vykoľajiť svoj projekt , takže dávajte pozor. Vyzbrojené týmito informáciami môžete teraz začať s kontrolovanými zmenami v projektoch.