9 pravidlá pre písanie e-mailu, ktorý je ľahko odpovedať
Mnohí z nás sa naučili písať e-maily v škole, ale vedieť, ako napísať e-mail je neoceniteľná zručnosť na pracovisku. To platí najmä pre tých, ktorí pracujú v (alebo hľadajú) telecommuting pracovných miest. Okrem dobrej telefónnej etikety nie je pravdepodobne žiadna zručnosť dôležitá na získanie - a udržanie - práce v domácnosti.
Dobre napísaný e-mail uľahčuje príjemcovi pochopenie a konanie vo svojom posolstve. Pri vyhľadávaní úloh môže e-mail predchádzať alebo dokonca nahradiť prvý dojem tvárou v tvár, takže správna interpunkcia a koherentná správa sú kľúčové. A v práci, nejasné e-maily spôsobujú zmätok a oneskorenia. Postupujte podľa týchto tipov a napíšte efektívne e-maily kolegom, klientom, potenciálnym klientom, manažérom prenájmov a dokonca aj priateľom a rodine.
01 Po prvé, zvážte správu a prijímateľa
Potom zvážte pohľad príjemcu. K akým informáciám potrebuje podniknúť kroky alebo pochopiť tvoju správu? Uveďte potrebné (ale nie nadmerné) informácie o pozadí. Majte na pamäti aj vhodnú etiketu pre tohto konkrétneho príjemcu. Emotikony a skratky, ako OMG alebo LOL, nie sú vhodné pre žiadosti o zamestnanie a väčšinu obchodných e-mailov.
02 Napíšte popisný e-mailový predmet
Keď napíšete e-mail, nepíšte v riadku predmetu nejaké nejasné poznámky ako "hi" alebo "work-at-home jobs" alebo nechajte prázdne. E-maily s takýmto predmetom majú dobrú šancu skončiť v schránke príjemcu alebo jednoducho ignorovať. Ak žiadate o prácu, zadajte názov pozície do riadku predmetu. Ak je e-mail adresovanému kolegovi, urobte z predmetu riadok krátku frázu, ktorá zhŕňa účel správy. Ďalšou výhodou pri písaní popisnej línie predmetu je, že bude ľahšie nájsť vo svojej doručenej pošte, ak ju budete musieť neskôr vyhľadávať. Niečo s e-mailovou linkou ako "Otázka" však nebude užitočné.
03 Zdravím príjemcu
Ak poznáte meno príjemcu, ale ho osobne nepoznáte, pozdravte ho pomocou názvu, napr. Vážená pani Brunelliová. (Používajte "pani" pre ženy, ak si nie ste istí, či je "pani" alebo "slečna" vhodná.) Ak si nie ste istí pohlavím, jednoducho použite meno a priezvisko, napr. Ak nepoznáte meno osoby, začnite svoj e-mail bez pozdravu alebo jednoduchým pozdravom, napr. Dobrý deň, pozdrav, milý manažér atď.
Ak je e-mail adresovanému kolegovi alebo niekomu inému, ktorý poznáte, použite meno, ktoré by ste použili osobne alebo v telefóne.
04 Používajte správnu gramatiku a interpunkciu
Je veľmi dôležité používať správnu gramatiku v e-maile. Vedome alebo podvedome čitatelia penalizujú odosielateľov kvôli gramatickým chybám.
- Run-On Sentences - Keď píšete e-mail, nestrácajte obdobie. Táto malá prestávka dáva čitateľom čas, aby si vzal slová "významy. Krátke vety umožňujú viac týchto malých prestávok. Rozdeľte dlhé vety, aj keď nie sú technicky spustené vety.
- Čiarky - Príliš málo alebo príliš veľa čiarok môže byť mätúce. Naučte sa používať čiarku správne.
- Dohoda medzi subjektmi - verbami s týmto typom chyby sú červené vlajky pre zamestnávateľov, ktorí hľadajú kandidátov s dobrými komunikačnými schopnosťami. Pravidlá preskúmania dohody medzi subjektmi.
05 Kontrola pravopisu a kapitalizácie
Použite kontrolu pravopisu, ale nespoliehajte sa. Kontrola pravopisu nezachyti "oni" za "to" alebo "tam" za "ich", a tento typ chyby naznačuje neopatrnosť. Nepoužívajte textové skratky ako "u" pre "vy" alebo "tho" pre "keď".
Použite správne písanie veľkých písmen. Väčšina ľudí vie, že prinesie začiatok vety a správne podstatné mená, ale mnohí to neumožňujú v e-mailoch. Ukážte, že vám nevadí, že ste navyše zlomili sekundu, aby ste zasiahli kláves Shift. Na druhej strane príliš veľa veľkých písmen môže odvrátiť čitateľa. Vyhýbajte sa písaniu fráz vo všetkých čiapkach (ktoré mnohí interpretujú ako ekvivalent kričať osobne), rovnako ako kapitalizáciu, len na dôraz, prvé písmeno slov, ktoré nie sú na začiatku vety alebo správne podstatné mená.
06 Používajte jednoduché formátovanie v e-maile
Nezabudnite, že všetky e-mailové programy sa zobrazujú inak. To, čo vyzerá perfektne zarovnané na obrazovke, sa môže spájať s niekým iným. Z tohto dôvodu sa vyhýbajte vkladaniu dokumentu s vysokým formátovaním textu, ako napríklad životopisu alebo sprievodného listu, do e-mailu. Použite dokumenty, ktoré sú napísané vo formáte obyčajného textu.
Urobiť odseky krátke. Rovnako ako periódy, prestávky v odseku poskytujú čitateľovi oko odpočinok. Niekto čítajúci e-mail na mobilnom telefóne bude mať prospech z krátkych odsekov. Dávajte však pozor, aby ste stále dodržiavali základné pravidlá týkajúce sa odsekov.
07 Buďte stručný
Meandering e-maily, ktoré pohřbívajú bod dostať predložené a nakoniec zabudnuté. Alebo horšie, môžu byť nepochopené. Urobte svoj účel jasným použitím stručného jazyka.
- Odstráňte zmyselnosť - napíšte aktívne slovesá. "Jack mi poslal formuláre" používa aktívne sloveso. "Formy mi poslal Jack" je pasívny. Pasívna forma používa iba niekoľko slov, ale pridáva sa. Viac než to vyžaduje, aby čitatelia usporiadali myšlienky v ich hlavách.
- Stick to the bod - Odolať pokušeniu pridať ďalšie informácie alebo nápady. Uložte ich pre ďalší e-mail.
- Použiť body odrážok - umožňujú čitateľovi použiť vizuálne stopy, aby získali čo je dôležité. Ak však máte pochybnosti o tom, ako sa budú zobrazovať odrážky, použite hviezdičky alebo pomlčky na vytvorenie odtieňov.
08 Prihláste e-mail správne
Ak je váš e-mail predvoleným štandardným podpisom, uistite sa, že je vhodný pre konkrétny e-mail, ktorý posielate. Podpisy s politickými vyhláseniami alebo mená a vek vašich detí sú dobré pre osobné e-mail, ale pre prácu používajte menej osobný podpis. V závislosti od vašej práce a vášho zamestnávateľa môžete prispôsobiť váš e-mailový podpis cenovou ponukou. Vyberte niečo, čo nie je kontroverzné. Ak sa zaujímate o prácu, použite svoj podpis na poskytnutie vhodných kontaktných informácií bez úvodzoviek alebo ďalších prispôsobení.
09 Opätovné čítanie / opätovné preskúmanie pred stlačením tlačidla Odoslať
Skontrolujte pravopisné chyby a chyby interpunkcie skôr, než narazíte na odoslanie. Ak zistíte chybu v e-maile pre žiadosť o prácu, opravte ju a znova ju znova prečítajte skôr, ako zaskočíte. Ale tiež prečítať obsah. Ak je váš e-mail dlhý, premýšľajte o spôsoboch, ako to urobiť skôr. A ak je váš e-mail kontroverzný alebo bol napísaný v hneve, kliknite na tlačidlo Uložiť a neposlať. Vráťte sa k nemu o niekoľko hodín alebo deň neskôr a zistite, či ho stále chcete poslať.
Môže to znieť ako veľa práce pred odoslaním e-mailu, ale ak posielate efektívne e-maily a efektívnejšie organizujete svoj e-mail, zistíte, že máte skutočne viac času nie menej.