Riadenie programu je odmeňovanie a dobre platený výber kariéry. Ale môže to byť aj náročná úloha.
Tu je desať vecí, ktoré by mal každý nový programový manažér vedieť pred spustením roly.
Správa programov nie je rovnaká ako riadenie projektov
Projektové riadenie je všeobecne akceptované ako plánovanie práce, organizovanie úloh a zdrojov, kontrola procesu a dosiahnutie konkrétneho cieľa.
Či už ide o otvorenie novej kancelárie, spustenie novej aplikácie alebo výstavbu olympijského štadióna, projekty majú definovaný štart, stred a koniec a jasný súbor cieľov.
Programy sú trochu iné. Stále potrebujete mať ľudí, ktorí organizujú úlohy, spravujú zdroje, pracujú v procesoch atď., Ale nahlásia vás ako programový manažér. Existuje oveľa menej odlíšiteľných úloh, ktoré sú dokončené v rámci plánu projektu, ale oveľa strategickejšie a práca na budovaní vzťahov.
Riadenie programu znamená udržať celú transformačnú zmenu na ceste, aby organizácii v priebehu času priniesla niečo cenné. Bez toho, aby ste niekto vystupoval ako programový manažér, všetko, čo máte, je séria projektov, ktoré sa dodávajú v náhodných časoch a bez zjednocujúcej témy. Programový manažér je ten, kto to všetko spája.
Tam je neistota ... Pokiaľ ide o to
Programy sú vo svojej podstate neisté. Aj keď by ste mohli vedieť, aký je veľký obrázok, je to len predstavenie vízie, keď začnete.
Presná cesta, ako sa tam dostať a aké projekty sa budú vyžadovať v nasledujúcich piatich rokoch ... no, to je niečo, čo musíte vyskúšať, keď idete.
Začnete s podrobným plánovaním toho, čo poznáte, a vytvoríte si obraz o tom, ako zaobchádzať so zvyškom, keď sa blížite. Postupne rozširujte svoje plánovacie a doručovacie horizonty, až kým nebudete môcť pokračovať ďalej.
Zablokujte čas v pravidelných intervaloch, aby ste naplánovali ďalšie kroky. Môžete tiež využiť túto príležitosť, aby ste zaistili, že stále ste na správnej ceste, aby ste získali obchodnú hodnotu.
Pozor na Burnout
Zatiaľ čo projekt môže skončiť asi za rok, programy sa môžu rozťahovať. Práca na vyraďovaní jadrových zariadení z prevádzky na pobreží Sellafieldu v Spojenom kráľovstve má napríklad míľniky do roku 2025 a neskôr.
Programoví manažéri musia chrániť svoj tím pred vyhorením. Počas tejto dĺžky nemôžete pracovať s maximálnou rýchlosťou, aby sa zabezpečilo, že vaši zamestnanci dostanú primerané prestoje. Mali by to byť obdobia tichšieho pracovného času s nižším počtom pracovných príležitostí, ako aj dostatočný čas preč od dovolenky.
Spravujte starostlivo dovolenku, sledujte správy o nadčasoch a dávajte si pozor na skutočnosť, že blaho vášho tímu je najdôležitejšie, ak chcete znížiť úbytok a udržať svojich talentovaných ľudí v priebehu programu.
Musíte spravovať tempo
Keď dodáte program, ktorý má vzdialený dátum dokončenia, musíte spravovať tempo práce. Je ťažké udržať tempo viac ako niekoľko rokov, takže vaša úloha programového manažéra je žonglovať priority a projekty tak, aby boli pravidelne dodávané merateľné výstupy.
Zmiešajte rýchle výhry a stabilný pokrok smerom k väčším cieľom. Tým pomáha tímu vnímať, že idete vpred a zabezpečuje, aby existovali krátkodobé príbehy o úspechu, ktoré by ste mohli zdieľať, aby sa motivácia udržala vysoká . Nakoniec pomáha investorom a výkonnému manažérovi vidieť, že došlo k pokroku.
Školenie tímu pre úspech
Programy často prinášajú niečo nové, jedinečné alebo transformatívne pre organizáciu. Jednou z úloh pri práci na takejto iniciatíve je skutočnosť, že pravdepodobne nemáte vlastné zručnosti, aby ste mohli dokončiť všetky požadované úlohy a projekty.
To je v poriadku a možno očakávať. Vašou úlohou ako nového programového manažéra je zabezpečiť, aby ste mohli získať kvalifikáciu, rekvalifikovať a rozvíjať ľudí, ktorých máte, aby ste mohli spoločne riešiť všetky požiadavky na zdroje.
Možno existujú oblasti, kde potrebujete určitý zdroj iba na obmedzené obdobie. Napríklad, nebudete školiť jedného z vašich zamestnancov, ako byť vodičom vysokozdvižných vozíkov, ak je to zručnosť, ktorú potrebujete iba jeden týždeň, a vyložte si niečo. Ale ak meníte spôsob, akým sa riadi vaša spoločnosť online, je pravdepodobné, že by ste mali mať cenné znalosti o vývoji webových stránok spolu s určitými skúsenosťami v oblasti sociálnych médií alebo optimalizácie pre vyhľadávače. To sú zručnosti, na ktoré sa podnik bude dlhodobo spoľahnúť.
Rozhodnite sa, ktoré z týchto potrieb je potrebné vložiť do tímu a ktoré by mali byť zadané externe. Potom sa uistite, že váš program môže poskytovať školenia a náborové úlohy, ktoré musia byť pripravené na riadenie výstupov, ako každý projekt dodáva.
Správa je komplexnejšia
Ak ste prišli z prostredia riadenia projektov, potom vám správa nebude pre vás prekvapením. Je to spôsob, akým sú štruktúry projektov a programov organizované a kontrolované, aby sa zabezpečilo, že rozhodovanie sa robí správnym spôsobom a že sú zapojení správni ľudia. Je veľmi dôležité zabezpečiť, aby sa práca postupovala tak, aby zodpovedala celému obchodnému prípadu a pomáha udržať ľudí zodpovedných.
Riadenie je takisto spôsob, akým môže Úrad pre riadenie projektov a vedúci pracovníci zabezpečiť, že program je na dobrej ceste k dosiahnutiu výhod - a poskytuje formálnu cestu k ukončeniu projektov alebo celého programu, ak sa dá preukázať, že tieto výhody už nebudú dosiahnuť.
Riadenie je komplexnejšie v programovom prostredí ako v prostredí projektu. Projektové rady a riadiace skupiny majú zvyčajne členstvo na úrovni vykonávania. To sa dá očakávať, pretože konečným výsledkom programu je zvyčajne obchodná transformácia.
Programy majú tiež vplyv na bežný proces a každodennú činnosť organizácie, takže investícia je zvyčajne významná a má vplyv na P & L. To tiež vyžaduje potenciálne vyššiu úroveň dohľadu ako kapitálový projekt.
Zjednodušte riadenie programu vášho programu tým, že zabezpečíte, aby ste mali správnych ľudí v rozhodovacích rolach a jasné zodpovednosti za ľudí v tíme.
Plánovanie je oveľa ťažšie ...
Plánovanie programu je ťažšie ako plánovanie projektu, pretože tam sú oveľa viac pohybujúcich sa častí, ale mohli by ste tvrdiť, že je to aj zábavnejšie!
Projektoví manažéri, ktorí sú zapojení do programu, zvyčajne predstavia svoje projektové plány. Potom sa programový manažmentový tím stretáva a pod vašim vedením ako programový manažér sú plány integrované.
To je jednoduché povedať, ale nie tak jednoduché. Vyžaduje identifikáciu závislostí medzi projektmi a projektovými úlohami. Núti vás pozrieť sa na požiadavky na zdroje pre celý program a žonglovať aktivity okolo, aby vyhovovali dostupnosti kľúčových ľudí. A to nie je ani jednorázová úloha.
Akonáhle je váš integrovaný plán programu zostavený, môžete ho sledovať v Ganttovom grafe alebo inom softvérovom nástroji. Keďže projektoví manažéri sledujú svoje projekty v reálnom čase, budete musieť upraviť programový plán, informovať každého o zmenách a vysvetliť, čo to znamená pre svoju oblasť práce.
... Ale nemusíte plánovať každú líniu
Ako programový manažér sa spoliehate na svojich projektových manažérov, aby vykonali podrobné plánovanie. Nie je praktické ani žiaduce, aby ste sledovali plán s tisíckami a tisíckami úloh.
Potrebujete prehľad o projektoch na vysokej úrovni s dostatočnými podrobnosťami, aby ste ukázali, či niečo bude mať vplyv na úrovni programu.
Najjednoduchší spôsob, ako to dosiahnuť, je použitie dedikovaných softvérových aplikácií (tieto 10 osvedčených nástrojov pre projektový a programový softvér sú dobrým miestom na začatie). Pokúšať sa spravovať svoj program vo viacerých miliónoch dolárov v tabuľke nebude jednoduché.
Potrebujete zlepšiť svoje delegovanie
Dobre, aký ste pri delegovaní, keďže ste v riadiacej funkcii programu, potrebujete ešte lepšie.
Dobrou správou je, že by ste mali mať tím projektových manažérov a dokonca by ste mohli mať špecializovaný Úrad pre správu programov na podporu vašej transformačnej zmeny.
Zlou správou je, že nemusíte!
Na programe je veľa práce a jeho nastavenie, aby sa zabezpečilo, že všetky pohyblivé časti sa pohybujú v správny čas, je obrovské úsilie. Nemôžete to urobiť sami a nemali by ste to skúsiť. Zistite, koľko času potrebujete na spustenie programu a potom sa uistite, že máte k dispozícii tím, ktorý vás zálohuje.
Ak nemáte nikoho v kancelárii pre správu programov, požiadajte o vyslanie do manažmentu tímu. Existuje veľa práce: koordinátor projektu by bol vhodne umiestnený, aby zabezpečil potrebnú koordináciu na úrovni programu, čím by vás oslobodil, aby sa mohol zapojiť do strategických úloh.
Nebojte sa konfliktu
Existuje mnoho programov. Od projektov s ťažkými zainteresovanými stranami až po zdanlivé nedosiahnuteľné termíny vám každý deň dá príležitosť na konflikt. Dávajte si pozor na veci, ktoré narušujú výkonnosť projektu a buďte pripravení vstúpiť, ak je to potrebné, aby ste pred začatím konfliktu vykročili.
Ktoré z týchto 10 vecí vás prekvapilo? Zdieľajte svoje myšlienky na správu programu na svojom obľúbenom sociálnom mediálnom kanáli!