Heads Up: Federálne zákony a štátne zákony sa môžu líšiť
Tu sú základné usmernenia pre vedenie osobných záznamov. Nezabudnite však, že štátne zákony sa môžu líšiť od týchto usmernení. Ak sú štátne zákony a federálne zákony v konflikte, vždy uchováva záznamy na základe toho, ktorá požiadavka je dlhšia.
Je lepšie držať niečo príliš dlho, nie dosť dlho.
Záznamy o prenájme: 1 rok
Musíte uložiť všetky tieto životopisy, poznámky k rozhovorom, aplikácie a príspevky do zamestnania a dokonca aj záznam o vašich vyhľadávaniach prostredníctvom vášho sledovacieho systému uchádzačov po dobu jedného roka po tom, čo bolo prijaté rozhodnutie o ponuke práce. Takže, ak rozhovor s žiadateľom, a celý proces trvá tri mesiace, nie je to až do konečného rozhodnutia o prijatí , že hodiny začnú tikať.
Prečo to musíte urobiť? Ak niekto niekedy spochybňuje rozhodnutie o prenájme, budete musieť preukázať, že ste nelegálne nerozlišovali akýmkoľvek spôsobom , tvarom alebo formovaním. Zákony, akými sú zákon o Američanoch so zdravotným postihnutím , Hlava VII a mnohé ďalšie, vyžadujú, aby ste preukázali, že ste v súlade. Údržba týchto záznamov vám to pomôže.
Záznamy o liekoch: 1 rok alebo 5 rokov pre dopravné práce
Ak potrebujete testovanie na drogy na predčasné zamestnanie , je to súčasť záznamu o prenájme a mali by ste uchovávať kópiu výsledkov počas jedného roka.
Ak vykonáte ďalšie testy na drogy, či už v dôsledku pracovného úrazu alebo ako náhodnej kontroly, musíte tieto záznamy uchovať aj na jeden rok. Ak však podliehate oddeleniu dopravných predpisov, potom je minimálny časový rámec pre registrácie testov na drogy päť rokov.
Mzdové / Timecards, atď .: Minimálne 3 roky, 5 rokov po ukončení
Zákon vyžaduje, aby ste tieto záznamy uchovávali tri roky, ale nedávne súdne spory znamenajú, že by bolo pre nich šikovné, aby ste si ich dlhšie udržali.
Chcel by si zachovať záznam o tom, koľko bol každý zamestnanec zaplatený a koľko hodín pracovali počas celej doby jeho zamestnania vo vašej spoločnosti. Uchovávajte svoje záznamy najmenej päť rokov po odchode zamestnanca bez ohľadu na dôvod.
V prípade zamestnancov, ktorí sú oslobodení od dane, samozrejme nemusíte uchovávať záznamy o čase, pretože ich odmena je rovnaká bez ohľadu na počet odpracovaných hodín. Ak ste však niekedy nesprávne klasifikovali zamestnanca ako oslobodenú, keď mala byť oslobodená od dane, táto odpracovaná doba vás môže viesť k dlhom nadčas .
Nezabudnite uviesť, ako spoločnosť vypočítava plat. Napríklad je potrebné sledovať, či ide o priamy plat, mzdu plus provízie, nadčasy, prácu na kusy alebo priamu hodinovú mzdu.
Musíte to urobiť nielen pre otázky týkajúce sa mzdy a dane, ale mnohé ďalšie rozhodnutia sa spoliehajú na počet odpracovaných hodín. Napríklad oprávnenosť pre FMLA závisí od počtu odpracovaných hodín za rok. Ak máte zamestnanca oslobodeného na čiastočný úväzok, možno budete chcieť zvážiť potrebu zaznamenávania času, aby ste určili spôsobilosť FMLA. Musíte tiež dokázať, že ste platili svojich pracovníkov za všetky hodiny, ktoré pracovali.
Formulár I-9: 3 roky po nájme, 1 rok po ukončení, podľa toho, čo nastane neskôr.
Udržiavajte formulár I-9 zamestnanca, ktorý sa uchováva oddelene od vašich osobných záznamov, po dobu troch rokov od zamestnania zamestnanca a jeden rok po ukončení zamestnania, podľa toho, čo nastane neskôr.
Informácie o zdravotných a dôchodkových dávkach: 6 rokov
Musíte mať záznamy o svojich plánoch pre všetky vaše výhody najmenej šesť rokov. Súdy sa domnievajú, že ak vás zamestnanec žaluje a tvrdí, že si zaslúži vyšší dôchodok, je napríklad zodpovednosťou zamestnávateľa preukázať, že dlhuje viac, nie zamestnancovi zodpovednosť dokázať, že robia. Uchovávajte všetky tieto súhrnné popisy plánu.
Ak máte bývalých zamestnancov, ktorí majú nárok na COBRA a rozširujú ich zdravotné výhody, mali by ste tieto záznamy uchovávať aj počas šiestich rokov, len aby ste boli v bezpečí. Zákon nešpecifikuje zadržanie, ale keďže by to mohlo platiť podľa zákona o zabezpečení dôchodkového zabezpečenia zamestnancov (ERISA), tento zákon si vyžaduje zachovanie šiestich rokov. Aby ste boli na bezpečnej strane, nevyhadzujte tieto záznamy.
Záznamy FMLA: 3 roky
Keď zamestnanec požiada o FMLA , musíte túto papierovú stopu uchovať, aj keď odmietnete dovolenku. Uistite sa, že ste sledovali dovolenku každého zamestnanca - keď začal a koľko času sa používa. Ak má zamestnanec prerušovanú FMLA, uistite sa, že sledujete každú dovolenku a dokumentujete počet použitých hodín . Dátumy a počet hodín by mali byť zdokumentované. Nezabudnite, že prerušovaná dovolenka môže byť použitá niekoľko hodín denne alebo niekoľko dní v týždni. Dokumentujte to všetko a uchovávajte tieto záznamy.
Nezabudnite, že toto nie je úplný zoznam a vzťahuje sa iba na federálne stanovy. Môžete podliehať dodatočným zákonom o uchovávaní záznamov, ak ste napríklad federálnym dodávateľom alebo váš štát má iné štandardy. Ak máte pochybnosti, nevyhadzujte ho.
Prístup k ďalším zdrojom o uchovávaní a povinnom oznamovaní môžete získať v Spoločnosti pre riadenie ľudských zdrojov (SHRM).
Upozornenie: Upozorňujeme, že poskytnuté informácie, aj keď sú autoritatívne, nie sú zaručené pre presnosť a zákonnosť. Stránku číta celosvetové publikum a pracovné zákony a predpisy sa v jednotlivých štátoch a krajinách líšia. Požiadajte o právnu pomoc alebo pomoc od štátnych, federálnych alebo medzinárodných vládnych zdrojov, aby ste sa uistili, že vaše právne vysvetlenie a rozhodnutia sú správne pre vašu polohu. Tieto informácie sú určené na usmernenie, nápady a pomoc.