Ako je formálny audit projektu
Kontrola projektu je zvyčajne formálne.
Neformálny ekvivalent sa zvyčajne nazýva vzájomná kontrola. Toto je miesto, kde kolega hľadí váš projekt a súvisiacu dokumentáciu a poskytuje spätnú väzbu o tom, kde by ste mali minúť trochu viac času.
Audity projektov sú formálne v tom, že majú zvyčajne definovaný súbor otázok a sú vykonávané niekým, kto robí to pravidelne.
Kto vykonáva audity projektov
Osoba, ktorá vykoná váš projektový audit, môže byť iným projektovým manažérom (pravdepodobne niekto s veľkými skúsenosťami s prevádzkou projektov), ale je pravdepodobnejšie, že je to niekto z projektového úradu, ktorý často vykonáva audity.
Bude to niekto, kto sa môže považovať za nestranný, takže nebude vaším riadiacim pracovníkom alebo sponzorom projektu. Môže to byť aj tím ľudí, v závislosti od veľkosti projektu.
Ako sa pripraviť na audit projektu
Prvou a najdôležitejšou vecou, ktorú je potrebné zorganizovať, je mať kópie dokumentácie k projektu, ktoré audítor preskúma.
Ak máte koordinátora projektu , požiadajte ho, aby vytiahol balík dokumentov (najlepšie elektronický). Mali by ste mať všetky svoje informácie ľahko prístupné, ale aj keby ste to urobili, tento krok môže ešte chvíľu trvať. Prinajmenšom sa uistite, že máte k dispozícii audítorský plán projektu , protokol o riziku, denník problémov, rozpočet a harmonogram.
Kto musí byť zapojený
To závisí od toho, čo sa audítor chce pozrieť. Vy, ako projektový manažér, budete musieť s nimi stráviť nejaký čas. Očakávajte, že vaši členovia tímu budú tiež vyzvaní, aby sa mohli rozprávať s audítorom.
Majte na pamäti, že čím dlhšie strácajú prácu na úlohách súvisiacich s auditom, tým menej času majú na prácu na projekte, takže budete musieť v priebehu kontrolného obdobia prepracovať niektoré aktivity a pracovať pomalšie.
Ako dlho trvá audit projektu
Neexistuje žiadna pevná lehota na audit projektu. Pri veľkých projektoch zistíte, že to trvá oveľa dlhšie. Pri malých projektoch by audítor mohol byť vykonaný v priebehu niekoľkých hodín. Akonáhle viete, že váš projekt bude kontrolovaný, opýtajte sa svojho audítorského tímu, ako dlho očakávajú prácu.
Čo Audit vyzerá
Ak bol audit vyvolaný kvôli obavám, ako je napríklad nedodržanie kvalitatívnych cieľov, očakáva sa, že táto oblasť hlboko preskúma. Rutinný audit bude rásť široko v rôznych oblastiach riadenia projektov a výsledkov, na ktorých projekt pracuje. Zahŕňa čas, náklady a kvalitu vášho projektu a angažovanosť zainteresovaných strán.
Cieľom auditu je zistiť, či projekt spĺňa svoje ciele alebo nie.
Ak sa audítor domnieva, že na základe súčasnej výkonnosti projekt nesplní tieto ciele, predloží odporúčania na konanie.
Odporúčania závisia od toho, čo sa nachádza
Odporúčania v správe audítora budú závisieť od toho, čo našli. Očakávajte, že sú pozitívne a formulované spôsobom, ktorý vám umožní jednoducho ich prijať. Mali by byť praktické.
V jednom ohraničení môže audítor odporučiť, aby bol váš projekt zatvorený, aj keď by sa to stalo iba vtedy, ak by sa cítili, že neexistuje žiadna šanca, že by nejaký projekt od tohto bodu vpred mohol priniesť akúkoľvek hodnotu pre organizáciu.
Pozrite sa na audit projektu ako pozitívnu skúsenosť. Mali by ste včas upozorniť na akékoľvek známky, že váš projekt má problémy a je to príležitosť spolupracovať so skúseným projektovým profesionálom.
Implementácia odporúčaní by mala priniesť vám, vášmu tímu a vášmu projektu väčšiu úspešnosť a to môže byť len dobrá vec.