7 otázok, ktoré sa opýtajte predtým než zaskočíte
E-mail môže byť vašou počiatočnou kontaktnou osobou s niekým a kvôli tomu je to vaša prvá príležitosť urobiť dojem. Buďte veľmi opatrní pri zostavovaní správ. Skôr ako zasiahnete odoslanie, odpovedzte na tieto 7 otázky.
1. Je moja správa Chyba zadarmo?
Kontrola e-mailov ohľadom chýb je najdôležitejšou vecou, ktorú môžete urobiť pred odoslaním. Nesprávne hláskovanie a zlý gramatik vás vyzerajú neopatrným spôsobom. To je v rozpore s dojmom, ktorý sa snažíte urobiť, najmä ak žiadate o prácu.
Opravte si doklady, kým si nie ste istí, že ste chytili všetky pravopisné a gramatické chyby, rovnako ako typy. Grammarly.com má k dispozícii bezplatné nástroje, vrátane rozšírenia pre prehliadač Chrome, ktoré vám s tým môžu pomôcť.
2. Čo moja e-mailová adresa hovorí o mne?
Vaša pracovná e-mailová adresa - čo je mimochodom, ktoré by ste nikdy nemali používať pri hľadaní práce - je pravdepodobne veľmi jednoduché. S najväčšou pravdepodobnosťou ide o nejaký variant vášho mena.
Možno ste si vybrali adresu, ktorá by bola menej podnikateľská, aby ste mohli použiť na osobné e-maily. Adresa, ktorá je sugestívna, detinská alebo roztomilá, je v poriadku, ak ju používate iba na odosielanie správ svojim priateľom a rodine, ale ak potrebujete napísať profesionálnu e-mailovú adresu, zaregistrujte sa na nový účet, ktorý prináša profesionalitu .
Nastavte e-mailovú adresu, ktorá používa vaše skutočné meno. Skúste svoje meno a priezvisko; vaše krstné meno, stredné počiatočné a priezvisko; alebo niektoré ich kombinácie. Nikdy neodošlite profesionálny e-mail od chickybabe@mymail.com.
3. Sú meno a e-mailová adresa v poli "Komu" správne?
Keď začnete písať meno príjemcu do poľa "Komu", väčšina e-mailových klientov vyplní zvyšok mena s jedným z kontaktov. Môžete ľahko skončiť s nesprávnym názvom v tejto oblasti, takže sa uistite, že venovať pozornosť tomu.
Predstavte si, aké problémy môžu vzniknúť, ak omylom odošlete e-mail nesprávnemu príjemcovi. Povedzme, že hľadáte prácu, kým ste stále zamestnaní . Zamestnanec v budúcom zamestnávateľovi by mohol mať meno, ktoré začína rovnakým listom ako meno vášho súčasného šéfa. Aké by bolo trápne, keby ste poslali svojho šéfa správu určenú pre tohto manažéra? Nielen, že sa chcete uistiť, že vaša správa dosiahne určený cieľ, ale tiež chcete byť istí, že nedosiahne neúmyselné.
4. Použil som správny titul na adresu príjemcu?
Ak už ste na meno s osobou, ktorú posielate e-mailom, je to v poriadku, aby ste sa týmto spôsobom vyjadrili v správe.
Ak však toto komunikujete s niekým po prvýkrát, alebo si nie ste istí, ako by uprednostnili riešenie, je lepšie použiť formálny názov ako pán, pani, pani alebo doktorka a posledný príjemca názov.
Vždy sa chyťte na strane opatrnosti. Nemôže to byť bolestné formálne. Ak chcete povedať, ako by ste chceli riešiť niekoho, s kým máte už založený vzťah, pozrite sa späť na predchádzajúce správy, aby ste videli, ako sú podpísaní. To vám pomôže rozhodnúť sa, čo máte robiť.
5. Môj tón vyjadruje moje posolstvo dobre?
Ako hovorí: "Nie je to to, čo hovoríte, ale ako to hovoríte." Keď budete hovoriť s niekým tvárou v tvár, môžete sa spoľahnúť na intonáciu, jazyk tela a výraz tváre, ktoré vám pomôžu dodať svojmu slovu dodatočný význam.
Keď sa pokúsite oznamovať rovnakú správu písomne , je tu viac priestoru na nedorozumenie, pretože čitateľ nevidí tvoju tvár, nečítal si jazyk tela ani nepočul tvoj hlas.
Uistite sa, že vaša správa je zdvorilá a príjemná, a že váš zamýšľaný význam je jasný.
6. Je moje hlásenie jednoduché, ale nie kryptické?
Udržiavanie správ krátkych a sladkých vám uľahčí ich pochopenie. Zároveň by ste nemali vynechať nič dôležité. Nechcete donútiť príjemcu e-mailu, aby hádal, čo sa snažíte povedať. Vaša správa by mala byť čo najpresnejšie, ale mala by obsahovať všetky potrebné informácie.
7. Mám zahrnuté nevyžiadané prílohy?
Mnoho ľudí odmieta otvoriť e-mailové prílohy, ktoré neočakávajú. Majú pravdu, aby sa tomu vyhli. Počítačové vírusy sú často prenášané v týchto prílohách. Ak chcete odoslať súbor niekomu, napríklad vášmu životopisu, najskôr sa opýtajte svojho prijímateľa. Odošlite ho iba vtedy, ak hovorí, že je v poriadku.