Efektívne vedúci pracovníci a manažéri tvrdo pracujú na kultivácii svojich zručností pri poskytovaní pokynov členom tímu. Tento príspevok poskytuje návod na efektívne usmerňovanie a delegovanie v rámci dohľadu.
7 Pozitívne komunikačné postupy pre ponúkanie úloh
- Vždy poskytnite kontext pre dokončenie úlohy. Ľudia robia svoju najlepšiu prácu, keď chápu dôležitosť úlohy pre väčšiu operáciu. Keď budete mať čas na vysvetlenie obchodného významu úlohy, ktorú žiadate o dokončenie, učíte a prejavujete úctu jednotlivcovi, ktorého ste požiadali o dokončenie diela.
- Buďte špecifický, načrtnite, kedy musí byť úloha ukončená a zdieľajte akékoľvek štandardy kvality.
- Spýtajte sa úctivo verzus vydávanie prísneho príkazu. Vyberte úctivý tón hlasu, zdvorilé slová a doručte správu s príslušnou hlasitosťou. Kontrast: "Hej, musíte ísť vyložiť ten nákladný automobil," povedal s prísnym tónom, "John, zásielka na tomto vozíku je potrebná na výrobnej linke. Mohli by ste pomôcť vydať a vyložiť nákladné auto pred poludním?" Nie je pochýb o tom, že druhý prístup by bol vnímaný ako pozitívny a prvý ako negatívny.
- Ponúknite jednotlivcovi, ktorý je požiadaný, aby dokončil úlohu príležitosť klásť objasňujúce otázky. Tento krok pomáha posilniť komunikáciu medzi zamestnancom a školiteľom a zvyšuje pravdepodobnosť úspešného výsledku. Zamestnanec má príležitosť potvrdiť, že skutočne rozumie tomu, čo sa od ne žiada.
- Odolať nutkanie dohliadať alebo mikro riadiť zamestnanca dokončenie požadovanej úlohy. Časť učenia sa dať smerom efektívne sa učia dôverovať jednotlivcom, o ktorých žiadate o pomoc.
- Ponúknite vhodnú vďaku a pozitívnu spätnú väzbu pre správne vykonané úlohy
- Ponúknite jasnú, behaviorálnu a zameranú spätnú väzbu pre akékoľvek úlohy, ktoré sú nesprávne dokončené.
Zdôraznite vyučovanie spolu so smerovaním
Jedného leta som pracovala ako asistent pre skúseného obchodníka. Naučil som sa veľa, keď som ho pozoroval, keď mi dal úlohu, aby som dokončil to, s čím som nevedel, sledoval by som, ako sa na pár sekúnd snažím bojovať, a potom sám dokončiť túto úlohu. To sa mi stalo frustrujúce. Aj keď bolo zaujímavé ho sledovať, raz som dostal príležitosť na dokončenie úlohy, naozaj som sa chcel naučiť, ako to urobiť.
Ak by si mal čas na to, aby mi poskytol nejaký základný tréning a trochu inštruktáže, keď som prvýkrát dokončil túto úlohu, mohol by som túto prácu ľahko dokončiť pre zvyšok leta. Jeho mikromanizačný prístup mi nedokázal naučiť a povzbudiť. Vytvorila pre neho viac práce a znížila celkovú výkonnosť.
- Posúďte, či je úloha nová alebo komplikovaná a či si zaslúži výcvik.
- Poskytnite pokyny a potom ponúknite príležitosť jednotlivcovi, aby vykonávala úlohu s vaším užitočným dohľadom.
- Akonáhle jednotlivec vyvinul dôveru v úlohu, nechajte ho dokončiť bez vášho dohľadu. Vráťte sa neskôr, aby ste potvrdili dokončenie, aktuálnosť a kvalitu.
- Poskytnite pozitívnu spätnú väzbu pre riadne dokončené úlohy
- Ponúkať nápravné školenie, keď sa jednotlivec snaží dokončiť úlohu včas alebo na správnej úrovni kvality.
Dajte pozor na tieto nástrahy pri poskytovaní pokynov
- Vydávanie príkazov v agresívnom tóne. Zatiaľ čo určité okolnosti, vrátane núdzových situácií alebo okolností života a smrti, si môžu zaslúžiť príkazy, ak nie ste vo vojenskej armáde, odolajte tejto túžbe.
- Odpoveď na otázku "Prečo?" s "Pretože som to povedal." Toto je zlý prístup k rodičovstvu a horší prístup na pracovisku.
- Spýtajte sa nejasne.
- Požiadanie viacerých ľudí o dokončenie tej istej úlohy.
- Neschopnosť rozpoznať, kedy sa pred každým dokončením úlohy vyžaduje inštrukcia.
- Neschopnosť uznať, že jednotlivci môžu mať protichodné priority a termíny.
- Neposkytnutie vďaky a pozitívna spätná väzba pre dobre vykonanú prácu.
Aktualizované Art Petty