- Rozsah
- nebezpečenstvo
- predpoklady
Tento článok ponúka prehľad týchto troch základných termínov na riadenie projektov a obsahuje odkazy a návrhy na ďalšie čítanie.
Rozsah
Pri projektovom riadení je rozsahom súbor hraníc, ktoré definujú rozsah projektu.
Rozsah popisuje, čo má byť zákazníkovi doručené ako výsledok iniciatívy projektu.
Pochopenie rozsahu umožňuje projektovému manažérovi a projektovému tímu pochopiť, čo patrí medzi hranice projektu alebo mimo neho. Ak niečo nie je "v rozsahu", nie je zohľadnené pri plánovaní projektu . Činnosti, ktoré spadajú do hraníc vyhlásenia o rozsahu pôsobnosti, sa považujú za "rozsah pôsobnosti" a sú zahrnuté v pláne a rozpočte. Ak činnosť spadá mimo hranice, považuje sa za "mimo rozsahu" a nie je plánovaná.
Či už ste projektový manažér alebo časť projektového tímu, budete chcieť zvážiť, či je niečo v dosahu alebo mimo rozsahu, keď idete ďalej.
Predstavte si napríklad, že vás klient požiadal, aby ste vytvorili webové stránky. Pri oboznamovaní s rozsahom (alebo nastavením hraníc) projektu uvádzate nasledujúce položky ako in-scope:
- Návrh dizajnu a drôtené rámovanie
- Vytvorenie skúšobnej lôžka
- Kódovanie schváleného drôtu
- Vývoj grafiky témy webových stránok
- Testovanie a ladenie pred sprístupnením stránky
V priebehu projektu vás klient požiada o zaradenie videoobrazu spoločnosti. Video nie je v rámci projektu špecifikované a preto je mimo rozsahu.
Zatiaľ čo by ste mohli pracovať s videom za poplatok, bude to vyžadovať revíziu rozsahu a odhad nákladov a času projektu.
Ak chýba jasný a odsúhlasený rozsah pôsobnosti, otázka videa by mohla byť sporná medzi vašim tímom a zástupcami zákazníka. Jasné vyjadrenie rozsahu vám umožňuje zmierniť situáciu a riešiť zmenu riadnym spôsobom.
Tak ako zistíte, čo je alebo nie je z rozsahu? Najprv budete chcieť načrtnúť všetky podrobnosti projektu, ktorý v súčasnosti viete, na základe diskusií s klientom alebo vlastníkom projektu. Potom budete chcieť urobiť kľúčové predpoklady, ktoré budú viesť k tomu, čo sa považuje za predmet alebo mimo rozsah.
predpoklady
V určitom okamihu vášho života ste pravdepodobne povedali: "Nikdy nepoužívajte predpoklady." Predpoklady v riadení projektov však predstavujú každodennú činnosť. Predpoklady vám pomôžu definovať rozsah a riziká a jemne doladiť svoje odhady času a nákladov. Samozrejme, je dôležité dokumentovať a overiť svoje predpoklady.
Zvážte niečo jednoduché, napríklad vytvorenie knihy. Povedzme, že váš priateľ má nápad na knihu konferenčného stolíka a požiadal vás o správu projektu. Jeho prvou požiadavkou je rozpočet, aby mohol zabezpečiť finančné prostriedky.
Keď definujete rozsah, je jasné, že váš priateľ nie je istý mnohými podrobnosťami vrátane počtu stránok, zaradenia obrázkov, štýlu obálky a hmotnosti papiera, ktorý sa má použiť pre stránky. Keďže všetky tieto faktory ovplyvnia nákladovú a výrobnú zložitosť, budete musieť predpokladať špecifikácie a potvrdiť tieto predpoklady ako prijateľné alebo neprijateľné pre vášho priateľa.
Po ďalšej diskusii, váš priateľ vám povie, že plánuje zaradiť do knihy 50 fotiek. Môžete založiť svoj predpoklad na 50 obrázkoch alebo predpokladať, že toto číslo sa časom zvýši, môžete predpokladať, že medzi obrázkami bude 75-90 strán.
Môžete vidieť, ako predpoklady priamo ovplyvňujú harmonogram. Predstavte si napríklad, že vediete projekt v parku, ktorý zahŕňa budovanie hojdačky.
Pri zostavovaní projektu ste dostali rozpočet a určili členov tímu, z ktorých jeden je zodpovedný za materiály. Pri vytváraní plánu si spýtajte sa osoby, ktorá má na starosti materiály, keď príde cement. Táto osoba odpovedá, že si nie je istý, kedy príde cement, ale že sa domnieva, že to bude medzi 1. júnom a 10. júnom. Keď budeme robiť svoj rozsah a plán, budete predpokladať, že cement dorazí najneskôr do 10. júna. príklad ukazuje dva výhody pri vytváraní predpokladov.
Prvou výhodou je, že predpoklad prijatia cementu najneskôr do 10. júna vám umožní plánovať aktivity, ktoré sa spoliehajú na príchod cementu. Druhá výhoda spočíva v tom, že poskytne osobe zodpovednej za materiál termín dodania cementu, ktorý potom môže odovzdať svojmu dodávateľovi. Neúmyselne stanovila kľúčový termín na to, aby sa projekt mohol posunúť dopredu.
Vytváranie predpokladov stanovuje referenčné hodnoty, ktoré sa počas projektu často prehodnocujú, aby pomohli projektovému tímu zostať v rozsahu, včas av rámci rozpočtu. Ale čo sa stane, keď sú predpoklady nesprávne? Toto je miesto, kde hrozí riziko.
nebezpečenstvo
Akonáhle ste vytvorili svoj rozsah a identifikovali predpoklady, ktoré sú za rozsahom a odhadmi, budete chcieť začať posudzovať rizikové oblasti . Riziko je rovnaké pri riadení projektov ako v reálnom svete; je to nebezpečenstvo alebo šanca, ktoré môže spôsobiť škodu. (Poznámka: Inštitút pre riadenie projektov a Centrum riadenia projektov - PMBOK ponúkajú podrobné definície rizík a typov a určujú rámec pre riadenie projektového rizika.)
Všetky projekty obsahujú riziko a ak ste projektový manažér alebo vlastník projektu, nie je len vašou zodpovednosťou predvídať riziko, ale je tiež vašou úlohou komunikovať potenciálny vplyv týchto rizík na projektový tím a pripraviť sa na zmiernenie rizík.
Riziko prichádza v rôznych stupňoch. Riziko môže niekedy znamenať, že projekt bude bežať trochu inak, alebo urobí malý nečakaný obrat. V niektorých prípadoch však riziko môže viesť k katastrofickým výsledkom, ktoré premenili váš projekt na hlavu.
Použite scenár detského ihriska z vyššie uvedeného príkladu cementu. Jednou z rizík je, že cement nenastane predpokladaným dňom 10. júna. Aké sú možné dôsledky tohto rizika? Všetky následné činnosti, ktoré nasledujú po nanesení cementu, sa v dôsledku tohto problému oneskorili.
Riziká môžu byť tiež pozitívne. Zvážte vplyv na projekt, ak sa cement objaví skôr, než sa predpokladalo. Hoci sa to zdá byť pozitívnym výsledkom, stále vytvára problém pre načasovanie a postupnosť všetkých ostatných krokov v projekte.
Projektoví manažéri pracujú s projektovými tímami na brainstorming a identifikáciu potenciálnych rizík. Oni robia tento krok o krok ďalej a skúmajú možnú závažnosť rizika a jeho pravdepodobnosť výskytu. Okrem toho identifikujú tie osoby, ktoré sú najvhodnejšie na určenie, kedy sa riziko vyskytuje, a vypracujú dohodnuté plány na zmiernenie rizika.
Mnoho firiem má podrobné rizikové šablóny, ktoré vyvinuli v priebehu času a zo skúseností s inými projektmi. Niektoré odvetvia vypracovali rizikové profily, ktoré sa používajú ako východisko pre analýzu rizík. Mnohé odvetvia vykonávajú veľmi podrobné štatistické analýzy plánovania rizík.
Spodný riadok
Pojmy: rozsah, predpoklady a riziko sú dôležité vo svete riadenia projektov. Použite tento článok ako východiskový bod na preskúmanie týchto a ďalších dôležitých podmienok riadenia projektu podrobnejšie.