hlavička
Záhlavie obsahuje identifikačné informácie pre prehľad. Zadáte názov, dátum, kedy je správa publikovaná, stav stop indikátorov, o ktorých nahlasujete (červená, žltá zelená), a celková metrika, možno percento dokončená, plán versus skutočný.
Poznámka: Takáto správa o pokroku sa najčastejšie používa pri projektoch, ale môže sa použiť aj na hlásenie ďalších vecí. Napríklad, ak vám bola pridelená úloha znížiť počet hodín na výkres pre inžiniersku firmu, použite správu o pokroku, aby ste ukázali pokrok v znižovaní počtu hodín na výkres.
- Názov: Správa o pokroku projektu X
- Dátum: 30. máj 20xx
- Stav: Zelená
- Percento dokončených: 63 skutočných, 59 plánov.
Zhrnutie
Napíš posledný zhrnutie. Toto je súhrn všetkých hlavných bodov uvedených nižšie v texte správy. V závislosti od vášho publika niekedy je súhrnný prehľad obmedzený. To závisí od vášho publika, počtu ľudí, ktorí dostanú prehľad a ich úrovne v rámci organizácie. Zhrnutie je zamerané na tých vedúcich pracovníkov, ktorí nemusia mať čas na prečítanie celej správy. Ak je vaša správa adresovaná vášmu bezprostrednému nadriadenému , očakáva sa, že si správu prečítá a súhrnná správa nemusí byť potrebná.
Ak je to však správa, ktorá je široko distribuovaná mnohým manažérom v celej organizácii, môže byť potrebné zahrnúť aj zhrnutie pre tých jednotlivcov, ktorí nemajú čas čítať celú správu.
Pokrok komponentov
Toto je hlavná časť správy. V tejto časti správy uvádzate podrobnosti o pokroku vo všetkých zložkách projektu.
Uvádzate svoj pokrok a úspechy týkajúce sa všetkých metrík počas tohto časového obdobia. Ukážete, aký je váš plán na ďalšie obdobie. A potom uvádzate nielen blokátory, ale aj to, aké úsilie ste vynaložili, aby ste ich vyčistili. Nakoniec sa v sekcii uvedie, akú ďalšiu pomoc potrebujete od svojho šéfa alebo iného príjemcu správy o pokroku.
zhrnutie
Súbor správy je nasledovaný v súhrnnej časti. Zahŕňa menej detailov ako postup uvedený v predchádzajúcej časti. Mali by ste obsahovať rovnaké informácie, metriky, úspechy, plán na ďalšie obdobie a všetky blokátory, ale poskytnite menej podrobností pre každú kategóriu. Napríklad súhrn môže predstavovať iba jednu vetu, napríklad "všetky výsledky sú včas", zatiaľ čo napísaný postup v predchádzajúcej sekcii by mohol povedať, že "Deliverable A, ktorý sa má uskutočniť na xx / xx / xx, bude doručený o tri dni skôr. Správa Y bude doručená včas na xx / xx / xx. A správa C, ktorá sa oneskorila o dva týždne pri čakaní na grafiku, sa teraz očakáva, že bude dodaná v prepracovanom termíne splatnosti xx / xx / xx. "
Nasledujúci dátum splatnosti hlásenia
Tu uvádzate, kedy bude odoslaná ďalšia správa. Ak sa jedná o týždenný prehľad, napríklad nasledujúci týždeň by ste zobrazili dátum splatnosti nasledujúcej správy.
Pri mesačnom prehľade by ste zobrazili dátum nasledujúceho mesiaca, kedy bude správa odoslaná. Ľudia, ktorí dostanú prehľad, očakávajú, že tieto údaje budú presnejšie ako údaje v prehľadoch.
Spodná čiara
Vaša správa o pokroku pozostáva z voliteľného zhrnutia, správy o pokroku všetkých komponentov v rámci projektu, podrobného súhrnu a časovej osi. Urobte ich tak presne, ako môžete.