Kľúč správy stretnutí - Stojan PAT
Niektorí manažéri zamestnávajú PAT
prístup k stretnutiam, vyžadujúci P urpose, A genda a T imframe. Aktivácia účastníkov s týmito kritickými kontextovými bodmi pred zasadnutím zabezpečuje, aby sa ľudia dostavili k účasti a podporili celkový zámer stretnutia. Jasný PAT obrys pomáha zabezpečiť produktívnu reláciu.
Mali by ste byť schopní definovať účel stretnutia v 1 alebo 2 vetách nanajvýš. "Toto stretnutie má naplánovať novú marketingovú kampaň" alebo "toto stretnutie je zamerané na preskúmanie nových pravidiel lodnej dopravy pre manipuláciu s výnosmi". Účel pomáha zaistiť, aby všetci vedeli, prečo sa tam nachádzajú, čo treba urobiť a ako riadiť pokrok a smerovať k záveru.
Nastavte program. Uveďte položky, ktoré chcete skontrolovať / diskutovať / skontrolovať. Rád by som určil časový limit pre každú položku programu (pozri nižšie) a určil osobu, ktorá je zodpovedná za moderovanie diskusie. Nastavte časový rámec; prinajmenšom nastaviť čas začiatku a konca.
Tiež odporúčam nastaviť trvanie pre každú položku v agende. Tieto by mali byť celkovo v celkovom časovom rámci stretnutia.
Začnite svoje stretnutia v čase
Ak pracujete v niektorej z tých kultúr, kde sa ľudia dostanú do schôdzok až do piatich alebo desiatich minút po plánovanom štarte, je načase začať nový trend.
Jedna firma povzbudzuje svojich manažérov, aby zavreli dvere v plánovanom štartovom čase a tí, ktorí sa oneskorili, nie sú vítaní. Zatiaľ čo to môže byť drakonickejšie, ako ste sa snažili konať, nemali by ste mať žiadne výhrady k tomu, aby sa schôdzka dostala do poriadku, preskúmala účel a potvrdila očakávania a načasovanie.
Nečakajte, kým sa neprejavia. Keď niekto príde neskoro, nevráťte sa a skontrolujte, čo už bolo pokryté. Pokračujte vo svojich témach schôdzok. To bude nepríjemné pre strateného a zlepší šance na to, aby prišiel načas na nasledujúcej schôdzi.
Ak sa organizátor / sponzor stretnutia nezúčastní včas, zvážte zrušenie stretnutia a vráťte sa späť do práce. Päť až sedemminútová čakacia doba je primeraná. Kurz je, že organizátor schôdzky narazil na nečakanú ťažkosť a radšej by ste nemali strácať čas na jeho čakanie.
Držte schôdzku na tému
Dobrou praxou je priradiť niekomu úlohu udržať každého na ceste počas stretnutia. Príliš často prebiehajú diskusie a potom sa rozkladajú na vírenie názorov, myšlienok, faktov a emócií. Namiesto toho prideľte úlohu a informujte všetkých prítomných, že tento človek sa zasiahne vtedy, keď sa diskusia preruší z programu a konkrétnej témy diskusie.
V niektorých firmách je táto úloha označovaná ako "Traffic Cope", v iných, "Topic Keeper". Bez ohľadu na označenie je táto úloha mimoriadne užitočná pri posilňovaní efektívnosti a produktivity vašich stretnutí.
Ak sa vyskytnú ďalšie témy, ktoré nie sú v programe, ale sú dôležité na diskusiu, mali by byť jasne zachytené a umiestnené na "parkovisku" pre budúcu úvahu a diskusiu alebo na diskrétne stretnutie. Majiteľ stretnutia si vyhradzuje právo povoliť menšiu divergentnú diskusiu, ak podporuje celkový cieľ stretnutia.
Uchovávajte a distribuujte poznámky / minúty stretnutia
Niekto, okrem organizátora stretnutia, by mal viesť zápisnicu zo stretnutia. Dobrý záznam zápisníc bude obsahovať:
- Hodina stretnutia, dátum, miesto
- Opis účelu
- Kópia agendy
- Zoznam účastníkov a zoznam tých, ktorí sa nezúčastnili
- Podrobný súhrn záverov, akčných položiek, zodpovedností a termínov na dokončenie. Mnohí notári používajú program ako príručku pre vymenovanie záverov a akcií.
- Plánované následné stretnutie, ak je to skutočne potrebné.
V ideálnom prípade rozosielajte poznámky o schôdzach čo najskôr po ukončení stretnutia a úplne do jedného pracovného dňa. Zápisy a poznámky slúžia ako dôležitá pripomienka pre účastníkov, ako aj zdroj informácií pre ostatných zainteresovaných strán alebo pre tých, ktorí schôdzku zmeškali. Zápisy sú skvelým nástrojom na to, aby ľudia a tímy pripomenuli svoje odhodlané následné kroky.
Spodná línia pre teraz:
Je možné, že schôdzka bude mať pozitívny výsledok, pomôže poháňať projekty a ľudí vpred, jednoducho sa na to nepočítajte. Určité úsilie a zámerné posilnenie vašich metód riadenia stretnutí zlepší vaše šance na dosiahnutie skvelého výsledku.
-
Aktualizované Art Petty