Mnoho písaní pre podnikanie je nedbalé, zle písané, neorganizované, posiate žargónom a neúplné.
Často je buď príliš dlhý alebo príliš krátky. Všetky tieto atribúty prispievajú k neefektívnemu obchodnému písaniu.
Či už píšete predajný návrh, e-mail svojmu šéfovi alebo návod na použitie softvérového balíka, existujú určité kroky, ktoré musíte dodržiavať, aby ste boli efektívni. Postupujte podľa týchto piatich krokov:
- Usporiadajte svoj materiál
- Zvážte svoje publikum
- Zapíšte svoje myšlienky
- Opravte svoj materiál
- Upravte svoj materiál
Organizácia je kľúčová
Ak neorganizujete svoj materiál, nebude to dobre prúdiť a nebude to mať zmysel. Písanie môže byť jednoduché alebo komplikované. Pri písaní e-mailu, ktorý oznamuje stretnutie zamestnancov, je to tak jednoduché, ako zhromažďovanie vašich myšlienok. Na druhej strane, pravdepodobne budete musieť vytvoriť komplexný obrys pred dokončeným materiálom, ak píšete výsledky prevratnej farmaceutickej štúdie. Bez ohľadu na úlohu, bez vhodnej úrovne organizácie (dokonca aj pri organizovaní vašich myšlienok), nesmiete zahrnúť všetko, čo potrebujete, alebo nedokážete uprednostniť najdôležitejšie témy.
Vynechanie alebo nesprávne zameranie spôsobí, že vaše podnikanie bude menej jasné.
Poznaj svoje publikum
Skôr než začnete písať, premýšľajte o svojom cieľovom publiku. Napríklad prezentácia o novom 401 (k) programe vašej spoločnosti môže mať rovnaký obrys, ak je daná vášmu CFO, ako aj zamestnancom, ale úroveň podrobností, ktoré zahrniete, sa bude líšiť.
Musíte tiež zvážiť tón. Rýchly e-mail vášho tímu, ktorý im pripomenie ročnú spoločnosť picknick, nebude mať rovnaký tón ako váš missive vo vašej spoločnosti výročnej správy.
Nezabudnite, že budete efektívnejšie komunikovať s vašim publikom, ak sa zameriavate na to, čo chcete počuť, a nie na to, čo chcete povedať .
Slovo o dobrom písaní
Dobrí spisovatelia majú rôzne štýly písania. Niektorí radšej napíšu všetko a potom sa vrátia a upravia. Iní radšej upravujú, keď idú spolu. Niekedy sa ich preferovaný štýl líši v závislosti od toho, čo píšu.
Počas písania (alebo pri úprave) si uvedomte dĺžku. Mali by ste použiť dostatočné slová, aby ste jasne vyjadrili svoj význam, ale nepoužívajte nepotrebné slová len na to, aby ste kvetovali. Obchodné písanie musí byť jasné a stručné, nie hlboké a kvety. Nezabudnite, že nikto v podnikaní nemá čas na čítanie viac ako je potrebné.
Na druhej strane nedávajte príliš krátky kus. Musíte písať dosť, aby bol váš význam jasný a nebudú nepochopení. Predstavte si, že ak zariadenie v sklade bolo označené ako "použité, ale dobré". Nebolo by jasné, či by to znamenalo, že sa časť zariadenia používala veľa, alebo že zariadenie už nie je nové, ale stále funkčné.
Niekoľko ďalších slov by malo jasný význam. Tiež vyhnite sa používaniu žargónu alebo skratiek, pretože môžu znamenať rôzne veci pre rôznych čitateľov. Bez ohľadu na váš štýl písania, všetci spisovatelia potrebujú opraviť a upravovať všetky písané materiály, dokonca aj e-maily.
Korektúra a úprava
Bez ohľadu na váš štýl písania musia všetci spisovatelia skontrolovať a upravovať všetky písané materiály, dokonca aj e-maily. Po dokončení písania, overte svoju prácu. Potom ju budete musieť upraviť. Korektúra je znova čítaná, čo ste napísali, aby ste sa uistili, že všetky slová v hlave sú správne na papieri. Pretože naše mozgy pracujú rýchlejšie ako naše prsty, môžete vynechať slová, ukončiť koniec alebo použiť zlý homonym (napr. "Tam" namiesto "ich"). Korektúry zachytia tieto chyby. Je zrejmé, že korektúrovanie e-mailu s jedným riadkom je jednoduché a pri pohľade na ňu, keď píšete, môže stačiť.
Ak píšete návod na použitie, vaša korektúra bude komplikovanejšia a trvá dlhšie.
Po skontrolovaní vášho materiálu je čas upraviť. Niekedy môže byť korekcia a editácia vykonávané súčasne, ale je to efektívnejšie, keď sa vykonávajú postupne.
Dôvod, prečo upravujete, je opraviť alebo zmeniť to, čo ste napísali, aby sa materiál zvuk (a čítanie) lepšie. Pri písaní pre podnikanie to znamená opraviť chyby a urobiť text čo najjasnejší a najkratší.
Nie ste písanie románu
Keď píšete pre podnikanie, nep píšete ďalší "veľký americký román". Vaše písanie by malo byť podľa potreby také opisné, ale nemusíte maľovať živé slovné obrázky s množstvom veľkých slov a postáv. Ak máte na mysli "sklenené domy", nepíšte "sklovité domovy", napíšte "sklenené domy".