Predtým, ako napíšete alebo dokončíte nasledujúci obchodný list, vezmite si nejaký čas na preskúmanie spôsobu formátovania písmena, od výberu písma po štýl, spolu s tým, ktoré pozvánky a odhlásenia sú vhodné na použitie.
Rôzne formáty pre obchodné listy
Poznámka o formátoch pre obchodné listy. Existujú tri základné štýly obchodných listov:
- Blokový formát: V tomto štýle je celý text vľavo odôvodnený. Preskočte jeden riadok medzi jednotlivými časťami.
- Modifikovaný formát bloku: Väčšina obsahu je v tomto štýle opodstatnená, rovnako ako písmeno formátu bloku. Tu sú výnimky: pre vaše kontaktné informácie a bezplatnú zatváranie kliknite na kartu do stredu stránky a napíšte informácie tam.
- Formát polobloku: Taktiež niekedy označovaný ako odsadený blokový formát, tento štýl je rovnaký ako formát upraveného bloku, okrem toho, že má každý odsek odsadený.
Ktorýkoľvek z týchto štýlov je prijateľný pre použitie v obchodnom liste, ale keďže pravidlá pre formát bloku sú tak jasné, môže to byť jednoduchšia možnosť výberu.
Veľa programov na spracovanie textu bude mať k dispozícii šablóny, ktoré vám pomôžu správne formátovať list. Bez ohľadu na formát, ktorý si vyberiete, uistite sa, či je písmeno v jednom priestore, a preskočte medzeru medzi každým odsekom a oddielom.
Profesionálny vzhľad
Vystupuje záležitosť! Obchodný list je profesionálna korešpondencia, ale nebude to vnímaná tak, ak sa rozhodnete pre šialené písmo alebo budete mať veľa nápisov.
Tu je niekoľko nasledujúcich pokynov:
- Vyberte vhodné písmo a veľkosť písma.
- Vyhnite sa príležitostnému jazyku alebo slangu.
- Zabráňte chybným chybám pri písaní a gramatických chybách.
- Ak tlačíte písmeno, zvážte výber vysokokvalitného papiera. Akýkoľvek papier, ktorý si vyberiete, pred vložením do obálky dôkladne zložte list. Ak môžete, zadajte adresu príjemcu na obálke; ak to nie je možné, použite svoj najkratší rukopis.
Nasledujúca šablóna obchodného listu uvádza informácie, ktoré musíte uviesť v obchodnom liste.
Šablóna obchodného listu
Kontaktné informácie: Uveďte svoje kontaktné informácie v nasledujúcom poradí.
Ak používate personalizovaný hlavičkový papier obsahujúci tieto informácie, ponechajte túto sekciu mimo.
Tvoje meno
Vaša adresa
Vaše mesto, štát, PSČ
Vaše telefónne číslo
Vaša emailová adresa
Dátum: V Spojených štátoch je formát pre písanie dátumu mesiac, dátum a rok. Napríklad 3. septembra 2017 . Neskráťte mesiac.
Kontaktné informácie: Uveďte kontaktné informácie pre osoby, ktorým píšete. Ak nemáte konkrétne meno, ponechajte to.
názov
nadpis
spoločnosť
adresa
Mesto (*): Štát (*): Poštové smerovacie číslo
Pozdrav: Začnite písať s pozdravom, ako napríklad "Drahý", za ktorým nasleduje názov a názov.
Pozrite si ďalšie príklady vhodných pozdravov, ktoré môžete použiť v obchodnom liste , ako aj rady, čo robiť, ak nemáte konkrétnu kontaktnú osobu. Sledujte meno osoby s dvojbodkou.
Vážený pán / pani. Priezvisko:
Telo obchodného listu
Udržujte svoj list jednoduchý a zameraný, takže účel Vášho listu je jasný.
Prvý odsek vášho obchodného listu by mal poskytnúť úvod do toho, prečo píšete. Potom v nasledujúcich odsekoch poskytnite ďalšie informácie a podrobnosti o vašej žiadosti. Posledný odsek by mal zopakovať dôvod, prečo píšete, a poďakovať čitateľovi za preskúmanie vašej žiadosti.
Jednoducho vložte svoj list a odôvodnite svoj list vľavo. Medzi každým odsekom ponechajte prázdny riadok.
S úctou, Váš,
podpis:
Ručný podpis (pre písomný list)
Zadaný podpis
Ak si nie ste istí, čo napísať telo obchodného listu, pozrite sa na tieto vzorové vyhľadávanie práce a zamestnanie listy pre inšpiráciu.
Zvážte použitie šablóny
Zahltení všetkými krokmi, ktoré sa týkajú formátovania korešpondencie obchodných listov? Šablóna vám môže pomôcť. Šablóny listov spoločnosti Microsoft sú k dispozícii na stiahnutie zadarmo pre používateľov programu Microsoft Word alebo sú k dispozícii vo vašom programe Word a používajú sa na vytváranie rôznych obchodných a pracovných listov.