Tento článok ponúka nápady pre manažérov na všetkých úrovniach, aby posilnili svoje zručnosti pri schvaľovaní stretnutí na podporu zlepšenia produktivity stretnutia.
Kde manažéri nesprávne stretnutia
Mnohí manažéri sa domnievajú, že vedia, ako "spustiť" stretnutie.
Nastavujú agendu, robia všetky rozhovory a robia všetky rozhodnutia. Zatiaľ čo to môže byť pre manažérov jednoduché a efektívne, je to často strata času ľudí a neuplatňuje sa na kreatívny potenciál tímu. V skutočnosti má opačný účinok, aký majú zamestnanci tendenciu k stiahnutiu, a to odkladanie manažérovi, ktorý jasne chce byť zodpovedný.
Existuje veľa dôvodov, že manažéri do svojich stretnutí nezahŕňajú svojich zamestnancov, vrátane:
- Strach z odchodu.
- Falošné presvedčenie, že pretože majú na starosti, musia poskytnúť všetky odpovede.
- Nedostatok dôvery v schopnosti alebo schopnosti riešiť problémy svojich zamestnancov.
- Nedostatok zručností na usporiadanie stretnutí.
Zatiaľ čo prvými troma položkami sú správanie chudobných manažérov, posledný, uľahčujúce schopnosti, je možné naučiť sa a posilňovať s praxou.
Posilňovanie zručností na zjednodušenie schôdzok
Podľa definície uľahčujú prostriedky " uľahčiť alebo zjednodušiť; pomôžte vpred . "Aby manažér uľahčil stretnutie (namiesto toho, aby ho bežal), musí byť ochotný pustiť sa zo svojej moci a byť otvorený rôznym výstupom a prístupom.
Správne zjednodušenie stretnutí zahŕňa zapojenie všetkých ľudí do identifikácie a riešenia problémov. Tímy budú takmer vždy vyvíjať lepšie a tvorivejšie riešenia, než ktokoľvek manažér môže a bude pravdepodobne podporovať implementáciu riešení.
Tu je deväť zručností potrebných na uľahčenie stretnutia, ktoré sa dajú naučiť a zlepšiť s praxou:
- Plánovanie agendy. Spoločné stretnutie sa začína plánovaním agendy. Výber tém, ktoré pozývajú účasť, tj problém, ktorý sa má vyriešiť, je oveľa zaujímavejší než "informačné" témy. Je však potrebné prideliť dostatok času na zapojenie skupiny.
- Prostredie a klimatické podmienky. Logistika záležitosť! Keď sú ľudia nepríjemní, nevidia sa, nepočujú alebo sú hladní, výsledky stretnutí budú trpieť. Naučte sa využívať logistiku ako spôsob, ako podporiť veľkú účasť a odstrániť prekážky.
- Pýtanie sa otázok. Veľké otázky stimulujú veľkú diskusiu. Článok, " Skvelé otázky týkajúce sa koučovania pomocou modelu GROW ", ponúka niekoľko vynikajúcich diskusných výziev.
- Aktívne počúvanie. Keď manažér parafrázuje, kontroluje porozumenie a kladie otázky na ďalšie otázky, povzbudzuje väčšiu účasť a udržiava diskusiu tečúcou. V časti " Ako sa stať lepším poslucháčom " zdieľam nápady na posilnenie aktívnych schopností počúvania.
- Brainstorming. Väčšina ľudí si myslí, že už vedia, ako sa rozmýšľať. Avšak zvyčajne nie. V príliš mnohých situáciách sa účinnosť brainstormingu znižuje z dôvodu zlého riadenia procesov, silných sociálnych alebo politických tlakov a slabých uľahčovacích schopností. Mnohí ľudia nikdy skutočne nezažili silu dobrého stretnutia brainstormingu. Pozrite si " 15 spôsobov dažďa na brainstorming session " za to, čo nerobiť - potom urobte opak!
- Skúsenosti budovania konsenzu. Konsenzus neznamená, že každý musí súhlasiť s rozhodnutím. To znamená, že každý mal príležitosť podeliť sa o svoje perspektívy a navrhnúť nápady. Správne uľahčenie bude viesť skupinu od zdieľania myšlienky k vývoju efektívneho rozhodnutia . Dosiahnutie konsenzu trvá dlhšie, ale zvyčajne získa väčší buy-in od skupiny ako celku. Nezabudnite však, že konsenzus nie je konečným cieľom. Efektívnym rozhodnutím pre daný problém je najdôležitejšia otázka. Pozrite si šesťstupňový konsenzusový rozhodovací rámec pre viac informácií o tom, ako viesť tím prostredníctvom konsenzuálneho rozhodovacieho procesu.
- Riešenie konfliktov. Kedykoľvek je veľa ľudí zapojených do riešenia problému, konflikt je nevyhnutný. V skutočnosti konflikt nad touto úlohou alebo problémom vnímajú tímoví vedci ako súčasť procesu efektívneho rozhodovania. Manažér sa musí naučiť, ako pozitívne využívať konflikt. Pozrite si: "Rozlíšenie konfliktov pre malé skupiny. "
- Nonverbálne komunikačné zručnosti. Zatiaľ čo vedci tvrdia o presných percentách, väčšina by sa zhodla na tom, že viac ako 50 percent komunikácie je neverbálna. Manažér musí byť schopný prečítať tón a telo skupiny, aby mohol posúdiť svoju úroveň angažovanosti, úprimnosti a záväzku.
- Nahrávanie. Skvelé zjednodušenie skupiny zahŕňa vedieť, kedy sa obrátiť na flipchart alebo tabuľu zachytiť to, čo ľudia hovoria. Tým sa ľudia cítia, že ich myšlienky sú počuť a oceňované a slúži ako hodnotný záznam, ktorý sa má použiť pri plánovaní akcií a následných opatreniach.
Spodný riadok:
Čas je vzácnym majetkom v živote av práci. Snažte sa spravovať stretnutia s cieľom dosiahnuť optimálnu efektívnosť a efektívnosť. Učenie, praktizovanie a uplatnenie deviatich facilitačných zručností uvedených vyššie je skvelým miestom na začatie.
-
Aktualizované Art Petty