Recepčný pracovný popis
Receptionisti vykonávajú administratívne a kancelárske úlohy, ako napríklad telefonovanie a e-mail, prijímanie návštevníkov a poskytovanie všeobecných informácií o svojej organizácii verejnosti a zákazníkom.
Recepčný je podľa definície prvou osobou, ktorú návštevník zvyčajne vidí. Na prednom vchode kancelárskeho komplexu alebo zdravotníckeho zariadenia bude zvyčajne mať recepčný, ktorého hlavnou úlohou je nasmerovať návštevníkov na správnu kanceláriu v zariadení. Jednotlivé pobočky môžu mať aj vlastnú recepciu, alebo takúto úlohu môže plniť aj kancelársky asistent alebo vedúci kancelárie. V skutočnosti tri stupne navzájom do istej miery. Hoci sa niekedy prehliadajú, recepční zaujímajú kľúčovú a dôveryhodnú úlohu v každej spoločnosti.
plat
Stredná mzda pre účtovníkov bola 27 920 dolárov ročne v máji 2016 podľa Úradu štatistiky práce. Bude sa líšiť v závislosti od oblasti a úrovne skúseností.
Top 5 zručností recepčných potrebujú
Tu sú informácie o špičkových zručnostiach, ktoré zamestnávatelia hľadajú pri prijímaní recepčných:
1. Profesionalita
Ako recepčný by ste mali byť prvou osobou, ktorú zákazník alebo iný návštevník vidí pri príchode.
Znamená to, že ste zodpovední za poskytnutie prvého dojmu vášho zamestnávateľa. Preto musíte predstaviť ideály vašej spoločnosti, a to ako vo svojom správaní, tak vo svojom vzhľade. Pozrite časť. Pozdravte všetkých s úsmevom a láskavým slovom a ukážte, že vám radi pomôžeme.
2. Komunikačné zručnosti
Komunikácia je veľmi dôležitá, pretože vašou hlavnou úlohou je pozdraviť ľudí, zistiť, čo potrebujú, a pomôcť im získať to.
Väčšina tejto komunikácie bude ústne, osobne alebo telefonicky.
Okrem interakcie s návštevníkmi budete musieť úzko spolupracovať so všetkými rôznymi ľuďmi, ktorí návštevníci navštívia. Ak dôjde k dôležitému stretnutiu, možno budete musieť vysvetliť prečo. Ak má niekto zlý deň, môže to byť ťažké.
Ak dôjde k núdzovej situácii v mieste vášho podnikania alebo pred ním, môžete byť prvá osoba, ktorá na to musí odpovedať a rozhodne sa, čo má robiť. A vždy sa budete musieť presvedčiť, či vám informácie prechádzajú presne a efektívne.
3. Technologické zručnosti
Najpravdepodobnejšie budete používať telefónny systém, pravdepodobne ten, ktorý obsahuje viacero vnútorných a vonkajších línií, ktoré musíte udržiavať hladko. Budete s najväčšou pravdepodobnosťou potrebovať oboznámiť sa s tabuľkami, so softvérom na spracovanie textu, so systémami zdieľania elektronickej pošty a zdieľania súborov a prípadne s viacerými platformami sociálnych médií a so softvérovými riešeniami vašej spoločnosti. K dispozícii je vždy kopírovací stroj a papier sa vždy zasekne. Dokážeš to opravit?
4. Organizácia
Budete spojiť veľkú časť internej komunikácie vášho zamestnávateľa. To znamená, že sa nebudete len musieť udržiavať v poriadku, budete musieť udržať ostatných aj organizovaných.
Môžete byť zodpovední za skladovanie a narovnávanie čitateľských materiálov alebo informačných zdrojov vo vašej čakacej oblasti.
5. Funkcia multitaskingu
Zriedkakedy budete mať len jednu vec. Po prvýkrát sa môžete prihlásiť k novému hovoru, aby ste privítali nového volajúceho a potom sa vrátite späť. Medzitým môžu s tebou čakať traja ľudia, aby s vami rozprávali. Budete musieť udržať potreby každej osoby oddelené vo svojej mysli, nie nikto zanedbávať, a nie byť ohromený alebo frustrovaní. Niektorí ľudia majú túto výzvu. Niektoré nie. Ak môžete multitasking dobre , môžete byť výhodou pre svojho zamestnávateľa a vašu spoločnosť, a budete pravdepodobne úspešný ako recepčný.
Zoznam recepčných zručností
Požadované zručnosti pre prácu v recepciách sa budú líšiť v závislosti od práce, pre ktorú žiadate.
Tu je zoznam možných zručností, ktoré budete potrebovať, aby ste sa najali.
A - G
- presnosť
- Administratívna podpora
- Odpovedať na otázky
- Plánovanie schôdzok
- Pomoc iným
- Pozor na detail
- Administratívna podpora
- Vzťahy s klientmi
- komunikácia
- počítačový
- Potvrdenie udalostí
- Korešpondencia
- Zameranie sa na zákazníka
- Zákaznícky servis
- Vkladanie dát
- Posielanie pošty
- diplomacia
- Riadiaci návštevníci
- E-mailová korešpondencia
- Plánovanie akcie
- podania
- Presmerovanie telefónnych hovorov
- priateľský
- Recepcia na recepcii
- Pozdravní návštevníci
H - M
- medziľudský
- Vydávanie bezpečnostných povolení
- pošta
- Správa kníh hostí
- stretnutie
- Správa
- Microsoft Office
N-S
- Kancelárske povinnosti
- Kancelárska technika
- Podpora Office
- organizácie
- Hovory
- prioritizácia
- Poskytovanie informácií
- Poskytovanie čitateľských materiálov
- dochvíľnosť
- Registrácia hostí
- Spoľahlivosť
- výskum
- Skríning a riadenie hovorov
- Vlastná motivácia
- rozvádzače
T - Z
- tímová práca
- telefónne
- Správa času
- Validovanie parkovacích priechodov
- Verbálna komunikácia
- Údržba čakacej oblasti
- Vitajte návštevníci
- Spracovanie textu
- Písomná komunikácia
Frázy, ktoré sa majú zahrnúť do recepčného životopisu
Obnovenie pozície recepčného by malo obsahovať niekoľko častí, ako je cieľ alebo profil , súhrn kvalifikácií , oblasti odbornosti, úspechy, história zamestnania, zručnosti a vzdelanie.
Nasledujúce vety vám pomôžu vytvoriť si životopis Môžete použiť tieto vyhlásenia buď v oblasti zručností, kvalifikácie alebo silných stránok vášho životopisu:
• Vysoko kvalifikovaní pri návšteve návštevníkov a nasmerovaní ich na správnu osobu alebo sekciu
• Dobre ovládateľný pri vedení hostí a vydávanie bezpečnostných preukazov
• Skúsenosti s informáciami návštevníkov a odpovedaním na ich otázky
• Osvedčený záznam o prijatí hovoru a preposielaní hovorov
• Demonštruovaná schopnosť riešiť otázky telefonicky a e-mailom
• Možnosť udržiavať organizovanú oblasť prijímania
• Komplexné vedomosti o organizovaní čitateľského materiálu v čakacom priestore
Nasledujúce vyhlásenia o pracovných povinnostiach recepčného sú uvedené v minulom čase a môžu byť použité na opis vašich skúseností s prácou, ktorú ste v minulosti vykonali. Ak chcete napísať popis vašej aktuálnej prijímacej úlohy vo svojom životopise, mali by ste tieto frázy zmeniť tak, aby obsahovali čas.
• hostia, pracovníci, návštevníci a široká verejnosť
• Zodpovedala všetky prichádzajúce hovory a vybavovala otázky volajúceho
• Poskytuje kancelárske služby na zabezpečenie efektívnosti
• Reagoval na hostí a verejné otázky
• Prijaté, nasmerované a odoslané telefónnymi faxovými správami
• Zamieňajú zamestnancov, hostí a širokú verejnosť na správneho zamestnanca
• Udržiavať dostatok záznamov o kancelárskych potrebách
• Poskytované spracovanie textu a administratívna podpora
• Vyzdvihnúť a doručiť poštu
• Udržiavajte bežný systém podávania a zadajte všetky písmená
• Koordinujte opravu a údržbu kancelárskych potrieb
• Poskytuje administratívne služby vedúcemu kancelárie
Recepčný príklad pokračovania
Vždy to pomáha mať príklad, takže tu je pohľad na to, čo by malo vyzerať ako recepčný a ktoré môže byť prispôsobené potrebám vášho hľadania zamestnania:
Meno Priezvisko
123 Moore Ave.
Albany, NY 12201
(111) (222-3333)
firstnamelastname@email.com
Pracovné skúsenosti
Recepčný / administratívny asistent
Advokátske kancelárie spoločnosti Smith a Reilly
Colonie, NY
Január 201X - prítomný
- Naplánujte a zúčastnite sa schôdzí, zorganizujte schôdzky, rozdeľte minúty e-mailom na všetkých partnerov.
- Usporiadajte dokumenty v rámci príprav na súdne konania
- Prvá kontaktná osoba pre klientov.
- Objednané a udržiavané kancelárske potreby pre firmu.
- Usporiadané a odpovedali na e-maily podľa potreby.
recepčný
Zubná ambulancia Dr. Smitha
Albany, NY
December 20XX - december - 20XX
- Vyzradení pacienti pri príchode.
- Plánované stretnutia osobne a cez telefón.
- Spracované lekárske súbory (tvorba notácií, triedenie a podanie).
- Súvisiace pohľadávky so zubnými poisťovňami.
- Spracováva prichádzajúcu a odchádzajúcu poštu a e-mail.
Zástupca služieb zákazníkom
Národná energetická a plynárenská spoločnosť
Albany, NY
September 20XX - December 20XX
- Odpovedá na zákaznícke hovory.
- Vyriešené problémy a obavy zákazníkov.
- Riadia zákazníkov na vhodné zdroje.
- Komfortne používaný počítačový systém zákazníckych služieb.
Ďalšie skúsenosti
Kempové šťastie - táborový poradca
Leto 199X
Latham High Gazette - novinový editor
Junior a starší ročníci strednej školy
vzdelanie
ABC College, Albany, NY
Bakalár slobodných umení
Hlavný: Obchodná administratíva
zručností
- Vynikajúce zručnosti MS Office.
- Vynikajúce gramatické zručnosti.
- Vyskúšajte prijímanie hovorov na viacriadkových telefónoch.
- Pohodlné používanie rôznych kancelárskych zariadení.
- Schopnosť udržiavať organizovaný a upravený pracovný priestor.
- Silné zručnosti v oblasti služieb zákazníkom.
Tipy pre písanie Vášho životopisu
Pri zostavovaní vášho životopisu nezabudnite spomenúť všetky svoje relevantné zručnosti, pričom budete mať na pamäti typ kancelárie, v ktorej budete pracovať. Napíšte svoj životopis konkrétne pre prácu, na ktorú žiadate.
Ak napríklad žiadate o pozíciu v lekárskej kancelárii, uistite sa, že ste zdôraznili svoje zručnosti, ktoré sa budú používať v tomto type nastavenia, ako je zákaznícka služba, telefón alebo zručnosti pri registrácii. Tu je návod, ako zosúladiť svoje zručnosti s popisom práce .