Čistá alebo chaotická nezáleží na tom. Efektívne to robí.
Problém tu nie je, že váš stôl je nepríjemný. Problémom je, že dôležité veci sa stratia. Buď je pochovaný nový materiál, ktorý prichádza, alebo je v novom materiáli, ale nie je zaznamenaný.
V dôsledku toho venujete príliš veľa času veciam, ktoré sú jednoducho naliehavé a nie dôležité.
Keď váš šéf chce vedieť, ako čoskoro môže mať správu pre viceprezidenta , nechcete, aby ste jej povedali, že si nevšimnete poznámku, ktorú vám poslala, aby ste požiadali o správu. Ani váš šéf nebude nadšený počuť, že rozvrhnutie novej produktovej rady je neskoro, pretože ste ju odložili a dostali sa na seba a zabudli ste na to.
Niektorí ľudia vám povedia, že najlepší spôsob, ako tento problém vyriešiť, je čistý stôl. Iní hovoria, že neporiadok je v poriadku. Kto má pravdu? Ani jeden. A obaja.
Preplnené pracovné stoly, zmätený rozum
Nie je to tak dávno, bol tu populárny výraz, že "preplnený stôl je znakom preplnenej mysle." Tento výraz priniesol celý priemysel, ktorého cieľom je pomôcť manažérom podnikov čistiť svoje pracovné plochy ako znak ich duševnej ostrosti.
Nepochybne ste videli filmy, kde šéf sedí vo svojej kancelárii na vrchole mrakodrahu v centre mesta.
Sedí za skleneným stolom bez zásuviek. Jediné ozdoby sú impozantné pero určené na podpisovanie dôležitých dokumentov a telefón alebo interkom, aby mohol dať príkazy.
Na druhej strane...
Mnoho ľudí nevidí nič zlé s hromadami papiera, ktoré pokrývajú pracovnú plochu, a to dokonca aj na sedadlách stoličiek a kancelárskych podlahách.
Citujú adage ako "preplnený stôl je znak génia" a "nepríjemný stôl je len znakom chaotického stola."
Všetci poznáme niekoho, ktorého práca je taká. Nevidíte, ako môžu dokonca zistiť, či je pracovný stôl kovový alebo drevený. Napriek tomu, keď sa ich pýtate na niečo, idú hromadne na hromadu, listujú cez 2 alebo 3 listy a vytiahnite to, čo ste požadovali.
Čo funguje pre vás
Obe strany sú správne. Problém nie je správny. Otázkou je, kto vás bude efektívnejšie. Existuje niekoľko základných usmernení, ktoré sa vzťahujú na oba prístupy, ale kľúčom je pracovať spôsobom, ktorý vám umožní byť najefektívnejším. Takmer všetci potrebujú zbaviť sa niektorých neporiadok na stole, ale na niekoho z nich nemôže pracovať viac ako jedna položka na vašom stole.
Mnoho ľudí pracuje na viacerých projektoch súčasne (alebo takmer v rovnakom čase). Typy kreatívov majú pocit, že je potrebné ich inšpirovať . Detailne orientovaní jednotlivci potrebujú zväzky referenčného materiálu, ktorý je blízko. Niektorí ľudia majú pocit, že hromady práce spôsobujú, že sú zaneprázdnení, a tým ich udržia bezpečnejšie v čase prepúšťania . Iní majú pocit, že čistý stôl ukazuje, ako efektívne sú pri práci.
Čo je dôležité, je robiť to, čo pre vás funguje.
Ako stíhať monštrum
Či už idete na sterilný sklenený pracovný stôl, alebo jednoducho chcete dať trochu viac poradia chaosu vašej pracovnej plochy, existuje niekoľko základných usmernení:
- Skutočne sa chcete zlepšiť.
Neodporúčam naozaj prísny prístup, ktorý niektorí robia. Bohužiaľ, to ponecháva výhovorky príliš jednoduché na seba. Tento pokus o to, aby bol váš stôl menej preplnený a efektívnejší, závisí od toho, že vynaložíte vážne úsilie. - Uchovávajte, hádzajte alebo sa pohybujte.
Nájdite tri kontajnery. Označte najmenšie "držať". Označte najväčší "hádzať". Nechajte iný kontajner označený ako "presunúť". Skutočne dôležité veci sa dostanú do vášho kontajnera, ktorý sa má zoradiť neskôr. Všetko, čo chcete vziať domov alebo rozdať, ide do "pohybu" kontajnera. Všetko ostatné ide do kontajnera. (V ideálnom prípade bude vaša kontajnerová nádoba obsahovať dve časti: jedna časť bude odpadkom, ktorý sa bude likvidovať, druhý bude papierové výrobky, ktoré sa dajú recyklovať.)
- Začnite s najstarším.
Môžete povedať, keď sa na ne pozriete, ktorá hromada je najstaršia. Zvyčajne je najďalej od stoličky. Bude to najjednoduchšie vyhodiť veci z tejto hromady. - Každé dielo vyhodnocujte iba raz
Pozrite sa na každú položku v hromadě. Rozhodnite, do ktorého kontajnera sa dostanete. Nemôžete ho nastaviť späť na stôl pre neskoršie, musíte sa rozhodnúť teraz. Dajte všetko do jedného z troch kontajnerov. Neexistuje žiadna iná možnosť. - Opýtajte sa sami seba ...
Prvá otázka je "Mám to niekde inde, alebo ho môžem dostať od niekoho?" Ak máte kópiu vo svojom e-maile, v správe alebo na stôl osoby, ktorá pripravila analýzu trhu atď., Nemusíte ponechať inú kópiu. Prehadzujte to. Potom sa opýtajte "prečo to potrebujem?" Ak je odpoveďou a) konať na ňom, b) robiť niečo s tým, keď dostanem viac informácií od niekoho, alebo c) odvolávať sa na to, ako ja robím inú prácu, vložte ju do hromady. (Potom, čo sa zbavíte neporiadku, znova zoradíte svoju hromadu podľa týchto troch kategórií, takže ich teraz môžete oddeliť, ušetrí to čas neskôr.) Ak vaša odpoveď bola niečo iné, hodiť túto položku. - Buďte bezohľadní. Buď statočný.
Keď prechádzate každou hromadou, blížite sa a blížite sa k veciam, ktoré práve dorazili, je nemilosrdná vo vašich rozhodnutiach. Neberte žiadnych väzňov. Ak to skutočne nepotrebujete, hodí to. A buď odvážny. Nenechávajte sa na niečom len preto, že sa niekto niekedy s tým niečo spýta. Nevystavujte pevnosť papiera, aby ste sa ochránili.
Správa problému
Vaša pracovná plocha nemusí byť sterilná a úplne bez papiera, hoci to môže byť, ak to pomôže. Vaším cieľom je usporiadať pracovnú plochu tak, aby maximalizovala Vašu efektivitu. Ak to znamená niekoľko hromád na stole, ako je osoba vedľa, je to v poriadku - za predpokladu, že všetko, čo si ponecháte, vám pomôže splniť váš cieľ zvýšenej efektivity .