Vytvorte RFP, ktorý získa výsledky
, niekedy nazývaná RFP alebo RFQ pre "žiadosť o cenovú ponuku", je dokument, ktorý spoločnosť vydá, keď chce kúpiť produkt a chce sprístupniť svoje špecifikácie pre verejnosť. To je zvyčajne prípad, keď niekoľko spoločností ponúkne prácu alebo prácu a vyzýva k vyššej konkurenčnej cene. Ale vaša snaha by mohla spôsobiť ponuky, ktoré sú stratou vášho času, alebo horšie, žiadna ponuka vôbec, ak nemáte správne pripraviť RFP.
Tu je postup, ako to urobiť pre najlepší úspech.
Obtiažnosť: Priemer
Požadovaný čas: často trvá niekoľko dní
Tu je návod:
- Urobte si domáce úlohy: Zistite, čo potrebujete, čo chcete, a čo je možné pred tým, než začnete písať RFP. Nevystavujte RFP pre stroj, ktorý môže produkovať 1 500 miniaplikácií za hodinu, ak ste nikdy nepredali viac ako 25 mesačne. Nie je zmysluplné vydávať RFP pre lietajúce auto, keď messenger môže dostať cez dopravu rovnako rýchlo na bicykli.
- Rozlišujte medzi vašimi potrebami a potrebami: ak chcete zakúpiť aplikáciu, ktorá dokáže prenášať obrázky medzi centrálou a vašimi dodávkami na pracovisku, môžete určiť počet obrázkov, ktoré potrebujete za sekundu, maximálnu veľkosť potrebných obrázkov a potrebné rozlíšenie. Iste, mohlo by byť pekné mať tie obrázky v farbe, ale je to skutočne potrebné? Ak naozaj potrebujete určité konkrétne, použite slová ako "bude," "bude," a "musí". Znamená to, že ide o požiadavky. Špecifikácie, ktoré sú len "chce", by mali byť označené slovami ako "môžu", "môžu" a "nepovinné".
- Rozhodnite sa, ako víťaz vyzerá : Návrhy, ktoré dostanete v reakcii na vašu RFP, sa budú líšiť. Každá reagujúca spoločnosť bude mať rôzne silné a slabé stránky. Niektoré sa zamerajú na najnižšie náklady. Iní budú zaradení do najlepšej kvality . Napriek tomu, iní budú ponúkať kompletnú sadu funkcií. Rozhodnite sa dopredu, čo hľadáte - najnižšie náklady, najrýchlejšie doručenie alebo nejakú kombináciu dvoch.
- Usporiadajte dokument : Všetko, čo píšete pre podnikanie, by malo byť veľmi premyslené a malo by byť organizované. Obrys je dobrým miestom na začatie. Minimálne budete potrebovať sekcie pre úvod, požiadavky, kritériá výberu, časové línie a proces. Mnohé z týchto sekcií budú mať podsekcie.
- Napíšte úvod : Tu vysvetlite potenciálnym záujemcom, prečo publikujete RFP a čo dúfate, že to dosiahnete. Úvod môže obsahovať aj zhrnutie kľúčových bodov z ostatných častí vrátane dátumu splatnosti. Zavedenie RFP pre systém prenosu obrazu môže prečítať niečo takéto: "Spoločnosť XYZ požaduje návrhy na vysoko spoľahlivý a ľahko použiteľný systém schopný prenášať obrazy z hlavnej kancelárie do dodávok kdekoľvek v metropolitnej oblasti. musí byť prijatá do pondelka 5. marca 2007 v 8:00 PST. "
- Vysvetlenie požiadaviek : Táto časť je jedna z najdôležitejších a zvyčajne trvá najviac času. Budete musieť určiť veľkosť a zrozumiteľnosť obrázkov, ktoré sa majú prenášať, a potrebnú rýchlosť. Buďte konkrétni, ale neoznámte uchádzačom, ako chcete, aby sa práca dosiahla, pokiaľ to nie je nevyhnutné. Možno budete chcieť túto časť rozdeliť do podsekcií podľa systému. Napríklad: a) veľkosť a kvalita záberu b) prenos (ktorý by mohol zahŕňať požadovanú rýchlosť aj akékoľvek požiadavky, ktoré zabezpečujú bezpečnosť prenosu) a c) požadované možnosti (kde môžete označiť farbu ako želanú možnosť).
- Kritériá výberu : Tu je miesto, kde predávajúcim poviete, ako vyberiete víťaznú ponuku. Môžete prezradiť toľko alebo len málo, koľko chcete. Je vhodné vložiť vetu, ako napríklad: "Víťazný uchádzač, ak existuje, bude vybraný výlučne na základe rozhodnutia spoločnosti XYZ." Niektoré RFP vlády sú veľmi špecifické v súvislosti s kritériami výberu, ale väčšina komerčných RFP je menej presná. Možno budete chcieť vytvoriť tabuľku, ktorá každú cenovú ponuku udeľuje určitý rozsah bodov v každej kategórii, a potom si tím vybrať "najlepšiu" cenovú ponuku od tých, ktorí majú prvé tri skóre.
- Harmonogramy : Táto časť hovorí spoločnostiam, ktoré chcú ponúknuť na vašom RFP, ako rýchlo musia konať a ako dlho bude tento proces očakávaný. Buďte rozumní, keď nastavíte termíny. Nepokúšajte sa o návrhy na zložité systémy a potom ponúknite uchádzačom len niekoľko dní na to, aby ste mohli odpovedať. Poskytnite dlhší čas na prípravu cenovej ponuky, ak je Vaša RFP veľká, ak je požadovaný nákup komplikovaný, alebo ak potrebujete podrobnejšiu odpoveď. V tomto mieste môžete takisto informovať uchádzačov o tom, ako dlho bude proces hodnotenia, keď budú upozornení, ak boli úspešné, a ako skoro musia doručiť.
- Proces: Použite túto časť, aby ste vysvetlili, ako proces bude fungovať, od odoslania RFP do zadania zákazky a začatia práce. V tejto časti sa môže hovoriť, že "ponuky sú splatné k dátumu uvedenému v kroku 8. Všetky ponuky sa posúdia, aby sa ubezpečil, že spĺňajú všetky požiadavky a sú citlivé." Všetky citlivé ponuky budú zaznamenané v kategóriách X si želáte) a tri najlepšie ponuky bude vyhodnotené návrhovým tímom na výber víťazného uchádzača a náhradníka. Očakáva sa, že rokovania s víťazným uchádzačom budú výsledkom zadania zákazky do dvoch týždňov. "
- Rozhodnite sa, ako odoslať RFP : Väčšina RFP je odoslaná poštou, ale nemusia byť. Môžete poslať RFP e-mailom, alebo ho môžete zverejniť na webovej stránke vašej spoločnosti. Určite zadajte meno alebo číslo, ktoré by mali používatelia použiť na identifikáciu RFP, na ktoré reagujú.
- Rozhodnite, kto dostane RFP: Možno ste už identifikovali dodávateľov, od ktorých chcete nakupovať. Vaša spoločnosť môže dokonca mať zoznam prijateľných dodávateľov. Ak nie, môžete nájsť možných dodávateľov prostredníctvom vašej profesionálnej siete , vyhľadaním online alebo požiadaním dôveryhodných dodávateľov iných materiálov o ich odporúčania. Neobmedzujte zoznam osôb, ktoré dostanú vašu RFP len "veľkým" spoločnostiam alebo "etablovaným" predajcom. Môžete nájsť lepšie nápady a ešte lepšie ceny od menších predajcov, ktorí majú často väčší záujem o získanie vašej firmy.
- Pošlite RFP.