Získajte prácu včas
Dostaňte ich prácu včas, tým ľahšie ich monitorujete. Je to preto, že čas je ľahšie merať ako kvalita. Musíte stanoviť jasné požiadavky, vrátane medzníkov a termínov, ale musíte tiež umožniť určitú flexibilitu.
Naplánujte si plány, alebo nechajte ich plánovať, aby zahŕňali určitý čas. Tam bude vždy nejaké nepredvídateľné udalosti, takže je rozumné stavať aspoň trochu do plánu. Množstvo voľného času, ktoré povolíte vo svojom pláne, sa bude líšiť od jednotlivca k jednotlivcovi, pričom starší a talentovaní ľudia potrebujú menej voľného času.
Použitie správy o pokroku na sledovanie plánu
Najčastejšou metódou sledovania, či sa práca vykonáva včas, je periodická správa, ktorá sa zvyčajne vykonáva týždenne pre malé projekty a mesačne pre väčšie projekty. Keď musíte svojim podriadeným predložiť písomné správy o pokroku , jedna z položiek, na ktorú budú podávať správy, je ich dodržiavanie harmonogramu. Jednou z bežných metód, ktoré sa používajú na rýchle označenie stavu, sú farby stoplight. Ak je projekt v plnom rozsahu, ukáže sa zeleným symbolom. Ak je projekt neskoro, ukáže to ako červený symbol.
Niekedy sa žltá používa aj na označenie, kedy je malý problém, ktorý nie je dostatočne závažný na zaručenie červenej farby.
Tiež chcete, aby hlásili všetko, čo blokuje ich pokrok. Táto časť by mala obsahovať to, čo sa pokúsila vyčistiť blokátora a výsledky tohto úsilia. Ak žiadajú pomoc od vás alebo od niekoho mimo ich sféry, mali by byť jasne uvedené.
Nezabudnite ich zahrnúť do svojich úspechov. Ak urobili niečo, čo zrušilo blokátor, zabránilo tomuto problému alebo iným spôsobom pomohlo udržať plán v neporušenom stave, ktorý by mal byť zaznamenaný v správe o pokroku.
Napokon správa o pokroku by mala uvádzať percento úplnosti, plán versus skutočný. Väčšina projektov na začiatku dosahuje len veľmi malý pokrok, potom prudko stúpajú a na konci projektu opäť postupujú pomaly. Časový rozvrh projektu, ktorý ste vy a váš zamestnanec vyvíjali, by to mal zohľadniť. Bez ohľadu na to, či ste to uviedli do plánu, musíte vyhodnotiť dosiahnutý pokrok zamestnanca. Percento plánovanej úplnosti by malo vo všeobecnosti odrážať, koľko času prideleného projektu prešlo. V projekte s trojmesačným harmonogramom by mal zamestnanec na konci prvého mesiaca oznámiť plánované úplné percento približne 1/3. Ak by ste ohlásili počet oveľa menších alebo oveľa väčších, bolo by pre vás obozretné, aby ste vyzerali o niečo hlbšie. Tiež je potrebné urobiť úsudok o presnosti toho, čo hlásia za skutočné percento dokončené. Na základe vašich vedomostí o projekte a jeho celkovom stave by ste mali byť schopní posúdiť približne to, či je percento úplne hlásené zamestnancom presné alebo nie.
Napríklad, ak nahlásia plánovanú celkovú hodnotu 60% a skutočné úplné percento 65%, ale viete, že projekt bol obťažovaný ťažkosťami, mali by ste vyšetrovať správu podrobnejšie.
Dostaňte prácu správne
Je ťažšie merať a monitorovať, či váš zamestnanec pracuje správne alebo nie. Je to preto, že je ťažšie definovať a kvantifikovať to, čo znamená "urobiť správne". Aj tu, rovnako ako pri plánoch, musíte stanoviť jasné a konkrétne očakávania a ciele. A zatiaľ čo s plánmi vám dovoľuje určitú flexibilitu a voľnosť, musíte byť menej flexibilné vzhľadom na kvalitu. Dobré je dobré.
Neprehliadnite svoj cieľ. Keď hovoríme o tom, že urobíte správne, nezabudnite, že idete na "výbornú", nie na "dokonalú". A nezabudnite sa zamerať skôr na výsledky než na proces .
Sledovanie pokroku pri tom, ako to urobiť správne
Najlepší spôsob, ako sledovať pokrok vašich zamestnancov v súvislosti so správnou prácou, je časté stretnutia a liberálne využitie "show a tell". Keď zamestnanec hlási, že urobil znateľný pokrok, dovoľte im, aby vám ukázali, čo urobili. Na začiatku projektu môže byť práca trochu drsná a len čiastočná. To sa dá očakávať. Avšak v čase, keď prejde čas, demonštrácie zamestnancov by mali ukázať pokrok, keď sa práca stáva hladším a kompletnejším.
Kľúčom počas týchto recenzií kvality je ubezpečiť sa, že odhady zamestnancov o kvalite doteraz vykonanej práce zodpovedajú vašim vlastným. Ak napríklad posúdite projekt, ktorý je približne polovičný a zamestnanec naznačuje, že kvalita práce je na tejto úrovni, musíte sa ubezpečiť, že súhlasíte. Ak sa vám zdá, že kvalita práce vykonanej v tomto bode je stále drsná a predbežná, musíte diskutovať o rozdieloch so zamestnancom a obnoviť ich očakávania. Ak tomu tak nie je, keď si myslíte, že dosiahli konečnú kvalitu, pravdepodobne by ste mohli posúdiť, že práca je len mierne ukončená.
Spodná čiara
Pri kontrole práce, ktorú ste delegovali na podriadených, nezabudnite, že ste stále zodpovední za ich prácu. Takže sa uistite, že práca je vykonaná včas a urobte správne, ako je uvedené vyššie. Pri prvých ťažkostiach musíte vstúpiť a prispôsobiť štandardy zamestnancov tak, aby boli v súlade s vašimi vlastnými požiadavkami.