Publikované 1. 1. 2015
Je pravdepodobné, že keď bude niekto povýšený na svoju prvú riadiacu úlohu, bude to prvýkrát, keď spravuje rozpočet oddelenia.
Väčšina nových manažérov nedostáva žiadnu alebo žiadnu formálnu odbornú prípravu na to, ako vypracovať rozpočtovú prognózu, sledovať ich výdavky alebo ako urobiť úpravy v polovici roka. Oni sú často odovzdané tabuľku alebo správu od svojho manažéra, alebo finančné oddelenie, a očakáva sa, že vedieť, ako to urobiť, alebo sa učiť skúšobnou a omylom.
Zatiaľ čo "pokusy a chyby" môžu byť efektívnym spôsobom, ako získať nové zručnosti, bolo by lepšie, keby nový manažér nemusel robiť príliš veľa bolestivých chýb.
Tu je niekoľko poznatkov získaných z mojej vlastnej skúšobnej a chybovej výučby, o ktorej si myslím, že väčšina nových manažérov môže mať prospech z:
Investujte čas, aby ste sa učili hneď od začiatku
Nie je lepší čas sa pýtať na "hlúpe" otázky, než keď ste niečo zbrusu nové a nikdy ste to neurobili. Lepšie sa opýtať a stráviť čas upfront učenie, skôr ako čakať, kým niekto musí poukázať na svoje chyby . Požiadajte od svojho manažéra (alebo predchodcu, ak môžete) čas na preskúmanie základnej filozofie, zastrešujúcich cieľov, formátu a každej riadkovej položky. Ak má vaša organizácia finančnú osobu, požiadajte ju, aby trávila čas aj s vami. Väčšina z nich bude lahodná a ochotná zdieľať svoje skúsenosti. Napokon, ak vás môžu naučiť, ako robiť veci podľa ich špecifikácií vopred, budete pre nich neskôr menej bolesti.
Absolvujte kurz kurzov "Financie a rozpočet pre nefinančných manažérov"
Kontaktujte sa na miestnych univerzitných obchodných školách pod vedením "Výkonné vzdelávanie". Väčšina obchodných škôl ponúka jeden až tri dni non-kreditné kurzy. Počas kurzu alebo po ňom sa venujte času preskúmaniu výročnej správy vašej spoločnosti a pochopte rôzne finančné pomery a výkazy.
Spravujte svoje oddelenie rozpočtu tak, ako je to vaše vlastné podnikanie
Keď pracujeme pre veľké organizácie, skončíme so spracovaním "peniazmi spoločnosti", ako to robí na stromoch. Nie je to a teraz je vašou úlohou ako manažér, aby ste získali osobné vlastníctvo zdrojov vášho oddelenia.
Buď tímový hráč
Ak je to možné, skontrolujte rozpočet svojho manažéra. Hoci je dôležité prevziať vlastníctvo vášho rozpočtu, vaša jednotka je súčasťou väčšieho subjektu. Požiadajte svojho manažéra, aby vám ukázal, kde sa váš rozpočet hodí, a podporuje veľký obraz, ako aj vzájomnú závislosť s vašimi kolegami. Môžu nastať časy, keď iné oddelenie potrebuje peniaze na ciele, ktoré majú vyššiu prioritu ako vaše. Nečakajte na to, aby ste sa ho spýtali, alebo ho nechajte odstrániť - buďte aktívni a ponúknite svojmu správcovi peer. Budete vnímaný ako strategický a spolupracujúci .
Nepoužívajte hlúpe hry
Len preto, že "všetci to robia", neznamená to, že to nie je hlúpe a zlé pre spoločnosť. Príklad typickej hlúpej rozpočtovej hry, ktorú manažéri hrajú, je "ju použite alebo ju premeňte." Keď sa blížite ku koncu roka, váš rozpočet sa pohybuje pod predpoveďou. V predchádzajúcich rokoch, keď ste nepostúpili, bol rozpočet na budúci rok stanovený na základe skutočného roka.
Takže, aby ste svoj rozpočet nezmenili znova, idete na nakupovanie - nakupujete veci, ktoré nepotrebujete, ani sa skladujete len v prípade, že by ste to potrebovali.
Sledujte svoje výdavky mesačne a robte proaktívne opravy
Nepredpokladajte, že vám "niekto" povie, keď prekročíte rozpočet. V skutočnosti by ste mohli dokonca musieť požiadať o mesačné správy alebo sami sledovať. Nečakajte až do konca roka, keď je to prekvapenie (pre vás a váš šéf). Vtedy je príliš neskoro na vyšetrenie a vykonanie opráv. Buďte zodpovední, merite sa a proaktívne informujte svojho manažéra.
Buďte transparentní a zapojte svoj tím
Zdieľajte svoj rozpočet so svojím tímom, možno dokonca ich zapojte do nastavenia prognózy. Zapojenie vášho tímu a pomoc pri pochopení procesu tvorby rozpočtu vytvára pocit zdieľaného vlastníctva a povzbudzuje vašich zamestnancov, aby našli kreatívne spôsoby riadenia výdavkov.
Buďte strategickí
Nepoužívajte len minulý rok a pridajte desať percent do prognózy budúceho roka. Začnite s vypracovaním stratégie a cieľov a potom určte zdroje potrebné na dosiahnutie týchto cieľov. Ak potrebujete viac ako v minulom roku, pripravte si obchodný prípad, ktorý odôvodní vašu žiadosť o dodatočné financovanie.
Nepreťažujte to
Pri správe rozpočtu je pre správcu dôležitú úlohu, nikdy nezmeškajte najdôležitejšie aktíva: tvoj ľud! Uistite sa, že strávite aspoň päťnásobok času, počas ktorého sa váš tím rozvíja, že máte chrumkavé čísla.