Keď multitasking znižuje produktivitu, vyskúšajte to
Mala som rád multitasking.
Myslel som si, že by som bol produktívnejší a urobil by som, aby som sa pozrel nadľudí, urobil trochu z toho a trochu toho všetkého súčasne, ale výsledky sa ukázali inak: Nikdy som nič neurobil na konci dňa a bol často frustrovaný.
Výskum Stanfordskej univerzity tiež dokázal, že sa mýlim. Forbes nesie príbeh o štúdiu na univerzite v Londýne, ktorá ukazuje, že nielen multitasking robí z vás menej produktívny, dokonca vás robí hlúpa!
Potom som narazil na metódu GTD. Znelo to úžasné a ja som prišiel so zjednodušenou verziou, ktorá mi pomohla byť produktívnejší a šťastnejší v práci.
Tu je postup, ako to robím.
01 1. Mysli na to
Môže to byť čokoľvek, od podpísania obchodnej zmluvy až po uskutočnenie charitatívnej kampane. Alebo môže to byť výlet zamestnancov spoločnosti, ako v mojom prípade.
Vedel som presne to, čo chcem dosiahnuť, takže to bol môj cieľ. Nemusel som sa obávať, ako sa tam dostať, pretože som vedel, že podrobnosti tieto informácie zapíšem neskôr.
02 2. Vyprázdnite
Rovnako ako povedal David Allen, vaša myseľ je, že máte myšlienky a nie ich držíte.
Teraz ste urobili najjednoduchšiu časť, prejdime k ďalšiemu kroku: vytiahnite všetky svoje myšlienky z hlavy.
Vedel som, že väčšina našich zamestnancov by chcela navštíviť Japonsko, priviesť ich rodiny a priateľov, pozrieť sa na krásne javorové listy na jeseň, skúsiť slávny Sanuki udon atď. A vedel som, že musím nájsť rozumnú agentúru, ktorá mi pomôže.
Pomocou pera alebo notebooku môžete napísať nápady dole alebo ich napísať na aplikáciu TextEdit, Poznámkový blok alebo Dokumenty Google. Alebo urobte to, čo som spravil, pomocou jednoduchej webovej poznámky a mobilnej aplikácie ako Evernote.
Pekná vec o tejto bezplatnej aplikácii je, že kedykoľvek k vám prichádza určitá myšlienka, môžete ju okamžite pridať do svojich poznámok, pretože je k dispozícii na všetkých vašich zariadeniach. Týmto spôsobom je menej pravdepodobné, že budete chýbať dôležitý detail, napríklad (na mojom projekte), či niektorý zo zamestnancov bol vegetarián alebo mal alergiu.
03 3. Prestávka
Potom dajte nápady, kde patria do príslušných kategórií, a prerušte ich do akčných položiek.
Odstúpte od úloh prijímania poznámok na niečo, čo vám to pomôže. Nástroje riadenia úloh, najmä tie s neobmedzeným počtom a úrovňami úloh, ako je Quire, vám teraz pomôžu.
Pri pohľade na moje poznámky, ktoré boli chaotické a škaredé, som vytvoril zoznam úloh, ako je "itinerár" s dcérskymi (alebo detskými) úlohami vrátane "aké miesta na návštevu", "ktoré reštaurácie k jedlu" a " na "v projekte, ktorý som nazval" výlet personálu 2015 ".
Kým ste na ňom, môžete pridať špecifiká, ako je dátum a termíny na splnenie vašich úloh, ako napríklad "Urgent" alebo "Neskôr". Toto vám pomôže pripomenúť, čo by ste mali urobiť ako prvý. Môžete ich tiež kedykoľvek zmeniť, ak sa ich priorita zmení.
04 4. Robiť to
Nakoniec je načase sa dostať k špecifikám.
Toto je pravdepodobne najkratší čas, v ktorom budete musieť prediskutovať, získať pomoc a dokončiť každú úlohu pred príchodom do cieľa - v mojom prípade letisko Narita, vo vašom prípade pri zatvorení projektu, na ktorom pracujete ,
Napríklad mesiace predtým, ako sme pristáli na letisku Narita, sme museli najprv diskutovať medzi nám. Zlomil som to v kroku 3 a potom som musel hľadať nájsť najlepšie cestovné kancelárie, znova diskutovať o tom, s ktorou spolupracovať, kontaktovať agentúru atď.
Našťastie by som mohol priblížiť konkrétnu úlohu alebo filter podľa termínu a značku, aby som zostal sústredený pomocou nástrojov na správu úloh, takže som sa necítil pod tlakom ani neschopný.
Takže tu som, dokončiť tento post s mojim televízore off, iTunes zatvorené, a moje ústa zavreté, a zároveň cítiť dobre a hrdý na seba. Môžete byť taky.