Riadenie projektu: definícia
"Správa" v oblasti riadenia projektov sa týka politík, procesov, štandardov, postupov a usmernení, ktoré určujú, ako projekty vedú, riadia a kontrolujú vaša organizácia.
Riadenie môže byť rozsiahle a "ťažké" s množstvom byrokracie, alebo skreslené a "ľahké" (v tomto prípade je pravdepodobne neefektívne).
Manažéri by sa mali zamerať na správnu úroveň riadenia svojho prostredia a kultúry. Zabezpečenie, aby vaše pravidlá riadenia boli vhodné na účel, je kľúčovým faktorom pri zabezpečovaní ich efektívnosti.
Správa sa začína na vrchu. Správna rada spoločnosti by sa mala zaviazať k myšlienke dobrej správy vecí verejných a k tomu, že projekty by sa mali riadiť správne v rámci určených usmernení. Tento postoj a štandardy, ktoré sa očakávajú, sa prenesú na projektové rady a vedúcich projektov (a programové tímy, kde existujú).
Prečo je otázka riadenia projektu dôležitá
Váš sponzor projektu a ďalšie kľúčové zainteresované strany chcú vedieť, že vynakladáte rozpočet projektu správnym spôsobom. Chcú vidieť, že sledujete efektívny pokrok vášho projektu a presadzujete riadenie rizika projektu podľa potreby.
Dôvody dobrého riadenia projektov však idú ďalej.
Riadenie požadujú klienti, najmä tí vo verejnom sektore.
Vlády a regulačné orgány požadujú (a v niektorých prípadoch presadzujú) určité normy pre určité projekty. Riadenie nie je len vnútornou otázkou: mnohé spoločnosti pôsobiace na regulovaných trhoch budú musieť dodržiavať usmernenia z vonkajšej legislatívy, napríklad Sarbanes-Oxley. Riadenie projektu tvorí malú časť toho, že dokážete dokázať, že vaša spoločnosť funguje efektívne av rámci stanovených usmernení a predpisov pre vaše odvetvie.
Riadenie projektu tiež pomáha:
- Zlepšite svoju návratnosť investícií a efektívne sledujte tieto investície
- Získajte buy-in pre projekty
- Vyhnite sa bežným dôvodom, prečo projekty nefungujú
- Komunikujte efektívnejšie
- Zavedenie štandardizácie v rámci projektov, čo uľahčuje porovnávanie výkonnosti
- Minimalizujte riziko
- Rozvíjať a motivovať zamestnancov v štruktúrovanom prostredí
Čo projektová správa vyzerá
Takže teraz vieme, aké riadenie projektov je, ako to vyzerá na projekte? Tu sú druhy činností, ktoré demonštrujú riadenie v prostredí projektu:
- Existuje disciplinovaný životný cyklus riadenia projektov, ktorý obsahuje definované body na schválenie. Ide o body, v ktorých sa diskutuje o životaschopnosti projektu a rozhoduje sa, či bude pokračovať v práci alebo nie.
- Projekty majú jasný obchodný prípad a obchodné prípady majú dostatok informácií na to, aby manažérske tímy mohli robiť správne rozhodnutia.
- Tieto rozhodnutia sú primerane zdokumentované a oznámené.
- Ľudia pracujúci na projektoch definovali úlohy a zodpovednosti.
- Existuje kultúra neustáleho učenia, ktorá umožňuje projektovým tímom neustále zlepšovať a diskutovať o ponaučeniach získaných v prostredí bez viny.
- Existujú procesy a postupy, ktoré umožňujú projektovým tímom preskúmať svoj projekt a požiadať o nezávislú podporu, ak je to potrebné.
- Zainteresované strany sú zapojené a dôverujú tomuto procesu.
- Projektové tímy sú tvorené jednotlivcami, ktorí majú skúsenosti a kvalifikáciu v príslušných úlohách.
Riadenie projektov súvisí so štruktúrami riadenia v organizácii ako celku. Ak si myslíte, že hlavným cieľom riadenia projektov je zabezpečiť, aby projekty boli vykonávané správnym spôsobom, môžete vidieť, ako súvisí s finančným riadením na podnikovej úrovni, riadením podnikových rizík a ďalšími.
Riadenie projektu by sa malo hladko prispôsobiť vašim súčasným organizačným procesom. Inými slovami, nevytvárajte úplne nový proces finančného riadenia, keď už máte taký, ktorý funguje v iných oblastiach! Použite to, čo v súčasnosti existuje, a vylaďte firemné procesy, aby boli vhodné na použitie v prostredí projektu.
5 Oblasti zamerané na riadenie projektov
Keď začnete s ňou skúmať, uvedomíte si, že riadenie projektov je všadeprítomné prostredníctvom všetkých prvkov riadenia projektov.
Existujú však niektoré kľúčové oblasti, v ktorých je riadenie obzvlášť dôležité.
- Metodológie a procesy: Pomáhajú vám spoľahlivo a udržateľne dodávať prácu.
- Riadenie znalostí: Toto je kľúčové pre získané skúsenosti a zabezpečenie toho, aby sa organizácia naučila z projektových skúseností. Riadenie znalostí je nevyhnutné, ak chcete prestať robiť rovnaké chyby viackrát.
- Riadenie projektov Splatnosť: Keď sa zvyšuje vaša organizačná splatnosť pri riadení projektov, vaša schopnosť úspešne dodať.
- Vstup senior-level: Záväzok riadenia projektov začína na vrchole. Ak máte podporu riadenia, bude to kaskádovito nadol na všetkých úrovniach podnikania a prístup k riadeniu bude udržateľnejší.
- Podporná kultúra: Kultúra podpory, ktorá nie je vinná, zabezpečí, aby projektoví manažéri mali správne prostredie, v ktorom by mohli prosperovať. Podporná kultúra vedená projektovým riaditeľom alebo projektovým riaditeľom pomôže projektovým manažérom dosiahnuť ciele a ciele projektu.
Čo robiť, ak neexistuje firemný štandard
Mnohí projektoví manažéri v menších organizáciách nachádzajú projekty v prostredí, ktoré je podporné a kde existuje koncept riadenia projektov, ale bez oficiálnych organizačných štruktúr, z ktorých by sa mohol vyživovať.
V takejto situácii - a to nie je výhradne pre malé organizácie - budete navrhovať model riadenia projektu od začiatku. Ak neexistuje prístup riadenia projektu, ktorý by si mohol vziať z police a prispôsobiť váš projekt, musíte si vybudovať vlastné.
To nie je tak ťažké, ako by sa to mohlo zdať!
Začnite s nastavením základov:
- Vytvorte dokument rolí a zodpovedností
- Uistite sa, že máte sponzor projektu
- Uistite sa, že máte projektovú radu alebo riadiacu skupinu a usporiadate pravidelné stretnutia, na ktoré si preberáte a rozdávate minúty
- Vytvorte proces riadenia rizík
- Nastavte proces správy zmien
- Vytvárajte body do harmonogramu projektu, kde kontrolujete životaschopnosť projektu v porovnaní s pôvodnými cieľmi obchodného prípadu (koniec každej etapy fázy je prirodzeným bodom na vykonanie týchto kontrol).
V konečnom dôsledku je zodpovednosťou sponzora projektu zabezpečiť, aby existovalo primerané riadenie, ale projektoví manažéri môžu tiež zohrávať aktívnu úlohu v tejto oblasti.
Riadenie by mohlo byť jedným z najsilnejších subjektov pri riadení projektov, ale je to jeden z najdôležitejších. Je to tak, že tímy vyšších manažérov vedia, že robíte dobrú prácu a uisťuje ich, že projekt sa rozvíja tak, ako by mal. Poskytuje tiež kontroly a bilancie potrebné pre manažérov, aby zistili, že peniaze sa vynakladajú spôsobom, ktorý je vhodný a prispôsobený obchodnému prípadu.