Najdôležitejšou úlohou projektovej charty je presne stanoviť, čo projekt dosiahne. Pozrime sa na to, čo je v tomto základnom dokumente projektu.
Čo prechádza do projektovej charty?
Prvá časť charty projektu uvádza názov projektu, mená sponzora a projektového manažéra a dátum prípravy dokumentu.
Potom sa dostanete do mäsa dokumentu.
Hlavné časti charty projektu sú nasledovné.
Účel projektu: To vysvetľuje, prečo je projekt žiaduci. Môžete sa obrátiť na obchodný prípad alebo zmluvu, ktorá vedie tento projekt alebo jednoducho vysvetliť, prečo je dôležité robiť túto prácu.
Popis projektu: V tejto časti vysvetlite, čo bude projekt dosahovať. Mali by ste uviesť podrobnosti o položkách, ktoré sa majú postaviť, alebo o službách, ktoré sa majú doručiť.
Rozpočet: V tomto bode nemusíte mať všetky podrobnosti o úlohách projektu, takže nemôžete dať dohromady úplný a podrobný rozpočet projektu . Všimnite si akékoľvek rozpočtové obmedzenia alebo vysoký počiatočný rozsah výdavkov, ktoré očakávate.
Riziká: Všetky projekty majú riziká. Táto časť Charty projektov tvorí prvú verziu vášho denníka rizík projektu. Dokumentujte akékoľvek riziká, o ktorých viete, že manažmentový tím môže vidieť, čo môže ovplyvniť projekt v budúcnosti.
Míľniky: ak poznáte míľniky na vysokej úrovni, zahrňte ich do Charty projektov v tejto časti. Môžete ich preniesť do grafu Ganttov neskôr, keď prídete na vypracovanie podrobnejšieho plánu. Momentálne hľadáte kvapky alebo niečo špecifikované v zmluvách, s ktorými pracujete.
Ciele projektu: Toto je naozaj dôležitá časť, ale môže byť ťažké dať dohromady. Pokúšate sa odpovedať na otázku: "Ako budeme vedieť, keď skončíme?" Napíšte, čo očakávate, že projekt poskytne a ako budete vedieť, či sa tam dostanete. Napríklad v projekte spustenia systému zaznamenávania času pre všetky oddelenia by mohol byť cieľ: "Všetky tímy budú používať systém časového rozvrhu do konca roka." Taktiež si všimnite, kto bude zodpovedný za že ste dosiahli tento cieľ. Tým sa zabráni akýmkoľvek problémom na konci projektu, keď sa náhle nikto nerozhodne dokončiť prácu.
Úroveň riadiaceho pracovníka projektu: Pokiaľ to nie je naozaj jasné a zdokumentované niekde inde, stojí za to zahrnúť časť charty o tom, čo môžete urobiť bez toho, aby ste sa dostali od toho, kto je vyšší. To sa vo všeobecnosti vzťahuje na to, aké tolerančné úrovne sa stanovili na rozpočet a časové rozpätie, a vyjadrila sa takto: "Projektový manažér má 10% toleranciu na rozpočet a 5% toleranciu podľa plánu. Každá odchýlka nad týmito schválenými limitmi musí byť podpísaná sponzorom projektu. "Túto časť môžete rozšíriť tak, aby špecifikovala akúkoľvek právomoc, ktorú má projektový manažér o prenášanie a odpálenie zamestnancov z projektového tímu .
Schválenie charty projektu
Záverečná časť Charty projektov je schvaľovacia časť. Projektový manažér a sponzor projektu (alebo osoba, ktorá začala prácu, ak má ešte byť vymenovaný dlhodobý sponzor) by mal dokument podpísať a zadať. Dnes je pravdepodobné, že to bude prostredníctvom e-mailu, takže si v kópii oprávnenia na e-mail v súbore projektov nechajte v prípade, že potrebujete vrátiť späť.