Ako používať svoj zoznam úloh, aby ste skutočne urobili viac a cítili sa lepšie
Zoznam nie je dostatočný
Vytváranie zoznamu úloh nestačí. Musíte ich zaradiť. Musíte vedieť, ktoré úlohy sú dôležitejšie, aby ste sa na ne mohli zamerať. Potom musíte vyčleniť prostriedky na tieto položky, zmerať svoj pokrok a odmeniť sa za svoje úspechy.
rebríček
Uveďte všetky svoje položky v tabuľke, aj keď ich môžete urobiť aj na papieri. Taktiež ich môžete dať do svojho počítača alebo smartfónu, zapísať ich do kalendára alebo ich vložiť do softvéru na správu času.
Prvým krokom je zoznam všetkých, čo musíte urobiť. Potom im priraďte hodnosť, aby ste sa mohli sústrediť na dôležité položky.
Použite hodnotenie A, B, C. A-zoznam je to, čo musím urobiť dnes predtým, ako odídu. Zoznam B je vec, ktorú potrebujete urobiť, ale nie nevyhnutne dnes. Napokon, zoznam C je vec, ktorú musíte čoskoro nájsť.
Môžete zistiť, že veci na C-zozname a dokonca aj v B-zozname sa jednoducho nedarí. V jednej pozícii Operations Manager pred niekoľkými rokmi som sa ocitol stále viac frustrovaný v mojom A-zozname. Nielenže som to nikdy neprechádzal, ako som mal predtým, ale zoznam A stále rástol. To je, keď som zistil, čo musím urobiť, aby som urobil môj zoznam úloh pre mňa, a vyvinul som systém, ktorý funguje.
Správa času
Nestačilo vedieť, čo je dôležité; čo urobil zoznam A. Tiež som potreboval vedieť, ako dlho by veci trvali a koľko času som musel venovať. Pridal som stĺpec do môjho zoznamu úloh s predpokladaným časom, ktorý by mala každá úloha robiť a priľahlým stĺpcom s kumulatívnym súčtom.
Potom som urobil jednoduchú časovú štúdiu. Ako som urobil každú úlohu som napísal, čo som urobil a začiatok a koniec. Stále som sledoval celý deň. Potom som to zopakoval niekoľko týždňov neskôr iný deň. Nebolo to vyčerpávajúce prieskum akýmikoľvek prostriedkami, ale dalo mi nejaké pochopenie. Ako manažér pre operácie som veľa z môjho dňa prerušil prerušenia - riešenie udalostí, ktoré sa stali, krízy, ktoré vznikli, alebo problémy, ktoré sa museli vyriešiť. V priemere tieto prerušenia spotrebovali štyri hodiny denne. Keďže väčšinou pracujem desaťhodinový deň, nechal ma šesť hodín denne pre veci na mojom zozname úloh.
Každá noc predtým, ako som opustila kanceláriu, aktualizoval by som svoj zoznam úloh. Odstránil som veci, ktoré som dokončil, delegoval alebo znížil, pridal som nové veci, ktoré sme prišli, upravili priority, aby sme dostali najdôležitejšie úlohy na vrchol, a každému pridelili odhadovaný čas. Potom som zostúpil do zoznamu na šesťhodinovú značku a nakreslil čiaru. To sa stalo mojím cieľom na ďalší deň.
Odmente sa
Najčastejšie táto linka klesla niekde na mojom A-zozname. Zriedka to bolo niekde v blízkosti dna. To bol však môj cieľ. Ak som udrel alebo prešiel linku, išiel som domov pocit, že to bol produktívny a úspešný deň.
Namiesto toho, aby som sa biť nad tým, čo som nemohol dostať, uznal som svoj úspech, keď som sa stretol alebo porazil svoj cieľ. Nasledujúci deň som musel znova začať a dosiahnuť nový cieľ, ale urobil som to z perspektívy stavať na predchádzajúcom úspechu skôr ako z frustrácie neustále robiť viac, než som mal čas na dosiahnutie.
Potrebujete systém
Aby ste dosiahli úspech, musíte vyvinúť systém na správu času, aby ste mohli v čase, ktorý máte, urobiť viac. Ak je váš cieľový riadok na vašom zozname úloh vždy blízko vrcholu, váš šéf začne hľadať niekoho iného, kto môže pracovať o niečo ďalej v zozname každý deň. Nižšie si pozrite niekoľko zdrojov, ktoré vám pomôžu lepšie pracovať s riadením času.
Správa tohto problému
Uveďte úlohy, ktoré musíte vykonať. Uprednostnite tie, ktoré sú dôležité, nielen naliehavé.
Plánujte, čo máte robiť každý deň. Pracujte na tomto pláne. Odmeňte sa, keď stretnete alebo porazíte svoj cieľ.