Správne formátovanie je obzvlášť dôležité, ak odosielate vytlačenú kópiu príjemcovi skôr než e-mailu - list sa musí správne prispôsobiť stránke a vyzerat dobre.
Nasledujúci vzor formátu písmen obsahuje informácie, ktoré musíte zahrnúť pri písaní listu spolu s poradenstvom o vhodnom písme, pozdravom, medzerami, zatváraním a podpisom pre obchodnú korešpondenciu.
Vzorový formát písmen
Kontaktné informácie (Vaše kontaktné informácie. Ak píšete na hlavičkový papier, ktorý obsahuje vaše kontaktné informácie, nemusíte ho zahrnúť na začiatok písmena.)
Tvoje meno
Vaša adresa
Vaše mesto, štát, PSČ
Vaše telefónne číslo
Vaša emailová adresa
dátum
Kontaktné informácie (Osoba alebo spoločnosť, do ktorej píšete)
názov
nadpis
spoločnosť
adresa
Mesto (*): Štát (*): Poštové smerovacie číslo
Pozdrav ( príklady pozvánok )
Vážený pán / pani. Priezvisko: (Použite formálny pozdrav, nie meno, ak nepoznáte osobu mimoriadne dobre.Ak nepoznáte pohlavie osoby, môžete napísať svoje celé meno Napríklad by ste mohli napísať "Drahý Pat Crody" namiesto "Vážený pane Crody" alebo "Vážená pani Crodyová." Všimnite si, že meno osoby je vždy nasledované dvojbodkou (:) v obchodnom liste a nie čiarkou, ak nepoznáte meno príjemcu, je to stále bežné (a bezpečné) používať staromódny "Komu sa to môže týkať").
Telo listu
Prvý odsek vášho listu by mal poskytnúť úvod, prečo píšete, aby bol váš účel zrejmý už od začiatku.
Potom v nasledujúcich odsekoch poskytnite viac informácií a konkrétne informácie o vašej žiadosti alebo o poskytnutých informáciách.
Posledný odsek vášho listu by mal zopakovať dôvod, prečo píšete, a poďakovať čitateľovi za preskúmanie vašej žiadosti.
Ak je to vhodné, mala by tiež zdvorilo požiadať o písomnú odpoveď alebo o príležitosť usporiadať stretnutie s cieľom ďalej prerokovať vašu žiadosť.
záverečný
S pozdravom ( Príklady záverov )
podpis
Ručne podpísaný podpis (pre písomnú podobu - použite modrý alebo čierny atrament na podpis písmena)
Zadaný podpis
Ak posielate e-mailové písmeno, tu je, čo má obsahovať a ako formátovať svoj podpis .
Tipy pre formátovanie vášho listu
- Pri písaní listu by mal byť váš list jednoduchý a zameraný, aby bol váš list jasný.
- Jednoducho vložte do svojho písmena a medzi jednotlivými odsekmi ponechajte medzeru . Vľavo odôvodnite svoj list.
- Použite obyčajné písmo ako Arial, Times New Roman, Courier New alebo Verdana. Veľkosť písma by mala byť 10 alebo 12 bodov.
- Nechajte prázdnu čiaru po pozdravení a pred zatvorením.
- Obchodné písmená by mali byť vždy vytlačené na bielom papieri, nie na farebnom papieri alebo osobnom stacionárnom.
Skontrolujte formátovanie chýb a typov
Akonáhle ste napísali svoj obchodný list, overte ho (pomocou kontroly pravopisu) na obrazovke. Potom ho vytlačte a prečítajte si ju aspoň raz, skontrolujte chyby alebo nápisy. (Často je ľahšie rozpoznať chyby na tlačenej kópii.)
Pozrite sa tiež na chyby formátovania, ako sú dva odseky, ktoré nemajú medzi sebou medzery, alebo riadky, ktoré sú nesprávne odsadené.
Potom pred vložením listu do obálky nezabudnite podpísať nad zadané meno pomocou modrého alebo čierneho atramentu.
Ak používate program Microsoft Word alebo iný program na spracovanie textu na písanie svojho listu, sú k dispozícii šablóny, ktoré vám pomôžu správne formátovať váš list. Tu je viac informácií o voľných šablónach listov aplikácie Microsoft Word .
Viac informácií o písaní listu
Vedieť, ako písať obchodné listy je základnou zručnosťou, takže tu je niekoľko ďalších článkov pre vás:
Začnite so základmi, ako napísať obchodný list pomocou všeobecného formátu a preskúmať rôzne šablóny obchodných listov. Okrem toho sa môžete pozrieť na tieto pracovné príklady týkajúce sa zamestnania. Prečítajte si ďalšie podrobnosti o formátovaní a pozrite sa na ďalší príklad, ako formátovať obchodný list .
Ak sa chcete dozvedieť pri pohľade na príklady, existuje veľa typov obchodných listov na výber, ako sú sprievodné listy, rozhovor ďakujem listy, následné listy, prijatie práce a odmietnutie listy, listy odstúpenia a listy ocenenia.
V tomto prehľade vzoriek listov nájdete všetky tieto a viac obchodných a pracovných listov .
Nie všetky obchodné listy sú vytlačené a odoslané poštou, preto je dôležité skontrolovať tieto pravidlá pre profesionálne e-maily a písanie listov .