Ak píšete list ako zástupca vašej organizácie, viete, že hoci niektoré spoločnosti umožňujú svojim zamestnancom voľne písať referenčné listy, iní ich môžu cenzurovať alebo zakázať úplne.
Nezabudnite teda zistiť, aké sú pravidlá vášho zamestnávateľa pred súhlasom.
Mnohé organizácie majú aj odkazy na ľudské zdroje (HR). Pred pokračovaním skontrolujte pravidlá spoločnosti.
Ak ste vlastníkom firmy a súčasný alebo bývalý dodávateľ požaduje od Vás odporúčací list, prečítajte si nasledujúcu príručku, aby ste využili svoj názor.
Kedy by ste mali napísať odporúčací list
Kandidát by mal byť niekým, koho poznáte celkom dobre a s kým ste nedávno pracovali. Napríklad pravdepodobne nemôžete poskytnúť odporúčanie pre niekoho, s kým ste pracoval pred desiatimi rokmi alebo s kým ste pracovali len mesiac. Hoci to môže byť lákavé, mali by ste sa spoliehať buď na staré, alebo na nedostatočné informácie, ktoré môžu byť zavádzajúce. Neexistuje žiadny spôsob, ako to vedieť. Takže ak nemôžete skutočne hovoriť s existujúcimi zručnosťami niekoho, zdvorilo odmietnuť ich žiadosť.
Mali by ste poznať kandidáta v úlohe, ktorá vám umožní napísať zmysluplný odkaz. Napríklad, ak ste pracovali s touto osobou ako spisovateľ na voľnej nohe, ale teraz začína obchod s chlapcami, nemôžete potvrdiť jeho zručnosti v inej sfére.
V takýchto prípadoch je najlepšie odmietnuť a možno ponúknuť radu o tom, kto by urobil lepšieho kandidáta. Ak chce začať psa chodiť na podnikanie, mal by už mať stálu klientelu, ktorá môže skutočne ručiť za svoje schopnosti.
Napíšte písmeno, iba ak môžete úprimne ponúknuť pozitívny odkaz. Ak nemáte nič pozitívne povedať o ich vystúpení, urobte čestnú vec a povedzte, že nie ste schopní prispieť.
Ak máte pocit, že máte povinnosť podať výhovorku, prečo:
- Buďte úplne úprimní a povedzte, že sa necítite dobre písať v ich mene.
- Povedzte bielu lož, ako napríklad: "Nie som schopný písať odporúčacie listy."
Aj keď sa môžete cítiť nepríjemne alebo vinným, dôverujte svojej intuícii. Okrem toho neúplatný list nebude slúžiť žiadateľovi ani potenciálnemu zamestnávateľovi.
Dodržujte fakty
Akonáhle súhlasíte s písaním listu, nechajte ho sústredený a zahrňte iba informácie, ktoré sú faktické a pravdivé . Vyhýbajte sa tomu, aby ste povedali niečo, čo je striktne presvedčivo - mohlo by to pôsobiť proti tomu, aby niekto bol braný do úvahy pre budúce zamestnanie a mohol by potenciálne viesť k právnym problémom pre vás a vašu spoločnosť. Vytváranie zdvorilého tvrdenia ako "Louisa je skvelý spisovateľ" je sama o sebe nebezpečná. Mali by ste byť schopní ju podporiť s mimoriadnym uznaním alebo ocenením, ktoré jej pracovala. Ak nemôžete, možno by ste povedali, "Louisa neustále produkovala skvelý obsah pre nás."
Rovnako sa vyhýbajte prehnaným a príliš pozitívnym tvrdeniam. Ak niekoho príliš veľa postavíte, list nemusia mať váhu s budúcimi klientmi alebo zamestnávateľmi.
Ako štruktúrovať referenčný list
1. Predstavte sa v úvodnom odseku, aby ste nastavili svoju pozíciu a váš vzťah k kandidátovi.
Nechajte čitateľa vedieť, prečo máte nárok na prípravu takéhoto listu.
2. Potvrďte fakty o kandidátovi a kde je v súčasnosti zamestnaný (ak je):
- Pracovný titul a spoločnosť
- Ako dlho ste s touto osobou pracovali
- Ak ste s touto osobou pracovali, ak v súčasnosti nie ste
- Povaha vášho obchodného vzťahu alebo schopnosť, s ktorou ste pracovali s kandidátom.
- Ponúknite svoj názor na zručnosti a kvality kandidáta týkajúce sa ich profesionálnych služieb. Zdôraznite ich najcennejšie črty, ako sú písomné zručnosti, riešenie problémov alebo časové riadenie. Môžete čerpať akékoľvek mimoriadne schopnosti, uviesť, že by ste ich šťastne opätovne osvojili a konkrétne si uvedomili, ako vám ich a vašej organizácii pomohli ich profesionálne služby.
4. Pomocou posledného odseku pridajte akékoľvek ďalšie príklady alebo anekdoty podľa vlastného uváženia.
5. Nakoniec, zavrieť tým, že odpoviete na ďalšie otázky alebo poskytnete ďalšie informácie.
Obchodné referenčné listy odporúčajú profesionálne služby
Prečítajte si nasledujúce obchodné referenčné listy odporúčajúce profesionálne služby.
Príklad č. 1
Vážený pán Eggleston,
Píšem odporúčať služby Daniel Lightheart, CPA. Daniel pracuje pre moju advokátsku kanceláriu za posledných pätnásť rokov ako náš účtovník a účtovník. Jeho vedomosti a pozornosť k detailu pomohli udržať našu spoločnosť na dobrej ceste počas nedávnej recesie a prostredníctvom veľkej reštrukturalizácie.
Som presvedčený, že odporúčam Danielovi účtovné služby.
Nielenže je dôkladný, ale aj ľahko pracujúci a vždy ochotný venovať si čas, aby diskutoval o svojich záujmoch a odpovedal na otázky.
Ak máte akékoľvek ďalšie otázky, neváhajte a kontaktujte ma.
S pozdravom,
Annabelle Sebastian
Partner, Sebastian & Associates
Office: 866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
Príklad č. 2
Vážená pani Kellyová,
Ja som viceprezident ABC Watches píšem, aby som odporučil marketingové služby Michaela Brown. Michaela vytvorila a realizovala mnoho úspešných kampaní pre nás od júla 2012 do januára 2016.
Jej odborné znalosti v oblasti softvérového dizajnu spolu s jej spoluprácou a inovatívnym duchom z nej urobili odborníka na naše najvýznamnejšie projekty. Jednoducho použila našu službu Twitter z 1000 na viac ako 52 000 v priebehu troch mesiacov. Bola orientovaná na detaily, bola organizovaná a vždy otvorená konštruktívnej spätnej väzbe, takže naša obchodná spolupráca bola bez námahy a príjemná.
Odporúčam Michaela za každú úlohu, prostredníctvom ktorej môže prispieť jej pozoruhodnou tvorivosťou a odhodlaním. Ak som prijatý do zamestnania, som presvedčený, že vaše marketingové úsilie vynaloží na nové výšky.
Ak máte akékoľvek ďalšie otázky, neváhajte a kontaktujte ma.
S pozdravom,
Lisa Mooreová
Viceprezident ABC Watches
Kancelária: 800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
Odpovedajte na akékoľvek ďalšie otázky
Odoslanie odporúčacieho listu je nevyhnutné pre potenciálneho kandidáta na prácu alebo poskytovateľa služieb a podľa tohto formátu poskytnete užitočné informácie potenciálnemu klientovi alebo zamestnávateľovi. Môžete dostať jednoduchú odpoveď "ďakujem", alebo môžu požiadať o podrobnejšie otázky o žiadateľovi. V každom prípade musíte rýchlo reagovať.