Zadávanie údajov na týchto časových hárkoch, zvyčajne zamestnancami kreatívneho oddelenia , zaznamenáva hodiny, ktoré boli vynaložené na každú časť projektu.
To neznamená iba vytvorenie kampane, ale aj počiatočnú inštruktáž , prezentáciu klienta a dokonca aj čas strávený na výstrele a výrobných štúdiách. Iba získaním jasného obrazu o spôsobe, akým bol čas strávený, môže agentúra účinne zvládnuť pracovné zaťaženie, dohodu o fakturácii klienta a spôsob, akým je čas pridelený medzi tímy.
Časový rozpis v skratke
V prvých dňoch reklamy, ako toľko úloh tej doby, bol čas zaznamenaný ručne na papieri s perami a ceruzkami (a veľa vymazaných). V týchto dňoch je čas vložený do počítača alebo do tabletu pomocou sofistikovaného softvéru, ktorý dokáže vytiahnuť správy všetkých odrôd. Väčšina obchodov má veľmi podobnú šablónu, ktorá zahŕňa:
- Číslo úlohy
- Klient
- Úloha po ruke
- Každý pridelený personál
- Dátum a počet odpracovaných hodín
- Cena za hodinu
- nadčas
Pri spustení projektu pre klienta otvorí správca účtu alebo manažér dopravy číslo úlohy a začne sledovať hodiny.
Tieto zvyčajne zodpovedajú návrhu alebo ponuke poskytnutej klientovi a budú rozdelené na hodiny, ktoré sa venujú predovšetkým výskumu, plánovaniu a stratégii, tvorivému vývoju, výrobe a správe projektov.
Ak sa všetko plánuje, skutočné hodiny strávené na projekte budú korelovať s odhadom, ale zvyčajne to tak nie je.
Rozvoj kreatív často časom vyľúva viac času ako akákoľvek iná časť procesu, v dôsledku zmeny smeru, spätnej väzby od klienta alebo neschopnosti rozbiť túto informáciu. To sa môže stať bodom konfliktu s klientom, pretože nechcú tráviť veľa ďalších peňazí v kreatívnom čase, pretože kreatívne oddelenie má problém identifikovať riešenie.
Časový rozpis však musí byť vyplnený správne na sledovanie tohto času a ukázať klientovi, ako boli vynaložené peniaze, a ako funguje agentúra. Je to dobrý spôsob, ako zistiť, či sú niektoré projekty príliš náročné na pracovnú silu na to, aby zisk dosiahli, alebo či sú iní tak lukratívni, že si zaslúžia investície do tohto klienta na ďalšiu prácu. A v skratke, to je úloha časového rozvrhu.
Profesionálne časopisy
Tu je dôvod, prečo sú časové rozvrhy krvou ľubovoľnej agentúry:
- Peniaze - časové rozpisy ukazujú agentúru (dokonca aj v rámci podniku), koľko hodín bolo zaznamenaných pre každú časť každej kampane. Je ľahké potom zistiť, či klient je držiteľ stojí za to, alebo ak je čas, aby klient na základe projektu na základe projektu. Vďaka vlastnej agentúre nemusia tento čas priamo viesť k fakturácii, ale ukazuje, ako efektívne využívajú čas kreatívneho oddelenia. Ak sa zistí, že strávia 90% svojho času len na jednom aspekte podnikania, môžu vytvoriť niektoré červené vlajky.
- Transparentnosť - ak sa časové rozvrhy vykonávajú správne, je ľahké vidieť, kde fungujú veci plynulo a kde sa preplnia úzke miesta alebo neefektívnosť. Prečo je jeden copywriter trávi polovicu času na jedného klienta ako iný? A ak sú potrebné ďalšie kreatívy, rýchly pohľad na časový rozvrh uvidí, či je oddelenie prepracované.
- Záväzok a zodpovednosť - Väčšina klientov očakáva určitý počet hodín, ktoré sa majú vynaložiť na projekt. Ak sa nedomnieva, že sa do práce dostalo správne množstvo úsilia, časové rozvrhy môžu poskytnúť dáta, aby povedali inak. Je to tiež spôsob, ako ukázať niektorým klientom, akú hodnotu majú od agentúry.
- Analýza - Výkonnosť v minulosti je často dobrým ukazovateľom budúcnosti. Ak klient vysáva život z agentúry a robí to peklo pre všetkých, údaje z časových rozvrhov môžu ukázať, či stojí za to udržať toho klienta okolo, alebo ak je čas nechať ich odísť. Na druhej strane rovnice môže agentúre preukázať ziskovosť niektorých klientov, ktoré vyžadujú minimálnu tvorivú prácu a úsilie, ale maximálnu návratnosť investície.
Nevýhody časových hárkov
So všetkými týmito plusovými bodmi, aký je problém? No, tam je dôvod, prečo sú časové rozvrhy univerzálne nepríjemné takmer každým, okrem čísla,
- Čas - Mnohí ľudia v agentúrach, najmä v kreatívnych oddeleniach, nechcú venovať administratívu svojmu času. Ako kreatíva môže byť škodlivé odcudziť sa od veľkého kreatívneho brainstormu, ktorý zaplní hodiny. Mnohí správcovia účtov majú rovnaké problémy. Je to ironické, ale čas na časové rozvrhy je zriedka prideľovaný.
- Chyby - ide priamo na prvý bod. Mnohé kreatívy opustia časové rozpisy až do poslednej minúty pred koncom mesačného prehľadu fakturácie. A to znamená, že presnosť časového rozvrhu sa pohybuje od pomerne dobrého až po zúfalstvo. Je ťažké si pamätať, koľko minút ste strávili na jednom pracovnom mieste pred dvoma týždňami, a preto je to často nejaký odhad. Ak sú časové hárky hádané, urobia z nich takmer zbytočné.
- Slabé zaostrenie - Čas nie je skvelým ukazovateľom vynikajúcej reklamy. Jedna predajňa by mohla stráviť 40 hodín a neprodukovať nič, čo by bolo zaujímavé, iný by mohol pracovať 10 a vytvoriť majstrovské dielo. Časové rozpisy nezaznamenávajú kvalitu myslenia, len čas strávený prácou.
Budúcnosť časových rozvrhov
Účty sú tu na pobyt, a musia byť vykonané ručne. Automatizované sledovanie času nefunguje, pretože vyžaduje manuálne spustenie a zastavenie. Ak zabudnete spustiť hodiny, strácate hodiny. Zabudnite ho zastaviť a niektorí chudobní klienti sa účtujú za hodiny práce, ktoré boli vynaložené na iný projekt. To by mohlo viesť k problémom (a dokonca k súdnym sporom) s nadmernými faktormi a stratou cenného klienta.
Jediným spôsobom, ako zaručiť dobré sledovanie času, je trvať na tom, aby všetci v časopisoch aktualizácie agentúry aspoň dvakrát denne, raz pred obedom a potom ešte pred odchodom domov. Ak sa tak stane, časové rozvrhy budú presné a užitočné. A ak sa to neurobí, agentúry by mali byť motivujúce. Nájdite spôsob, ako stimulovať proces sledovania času.
Dajte svojim zamestnancom, ktorí vedú dôkladný záznam svojho času týždenný bonus, alebo pár hodín v piatok. Môže sa to zdať ako plytvanie časom a peniazmi, ale presné časové rozpisy môžu byť pre agentúru oveľa viac ako niekoľko stoviek dolárov tu alebo tam každý týždeň.