Ako sa zúčastniť stretnutia

Vedenie písomného záznamu o pracovnom stretnutí alebo konferencii

Minulé stretnutia sú podrobné poznámky, ktoré slúžia ako oficiálny písomný záznam o stretnutí alebo konferencii. Osoba zodpovedná za zhromažďovanie zvyčajne žiada jedného z účastníkov, aby mal túto úlohu. Jedného dňa, že by niekto mohol byť ty! Hoci to nie je strašne náročná práca, je to dôležitá. Keďže zápisnica z rokovaní je oficiálnym záznamom toho, čo sa stalo, je potrebná presnosť. Budete musieť urobiť podrobné poznámky, že ľudia musia byť schopní neskôr sa pozrieť, ak je to potrebné.

Tu sú niektoré ukazovatele, ktoré vám pomôžu zvládnuť túto úlohu s jemnosťou. Zistite, čo máte robiť pred, počas a po schôdzke.

Pred stretnutím

• Vyberte si nástroj na nahrávanie: Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je rozhodnúť, ako budete mať svoje poznámky. Budete chodiť na starú školu a používať pero a papier, alebo idete na techniku ​​a používate prenosný počítač, tablet alebo smartphone. Oboznámte sa so šéfom, či chcete, aby ste použili určitú metódu. Je nepravdepodobné, ale je to možné.
• Uistite sa, že váš nástroj je v prevádzkyschopnom stave a máte zálohu len v prípade, že pôvodný zlyhá. Ak prinášate laptop, napríklad máte pero a papier. Nechcete, aby ste museli zastaviť schôdzku, zatiaľ čo hľadáte niečo, na čo by ste mohli napísať, ak sa váš počítač zrúti.
• Pred začiatkom stretnutia si prečítajte agendu schôdzí. Umožní vám vytvoriť prehľad vašich minút. Nechajte miesto pod každou položkou na nej a napíšte tam svoje poznámky. Urobíte to tak, že vaša práca bude trochu jednoduchšia, pokiaľ osoba, ktorá riadi schôdzku, sa drží programu.

Počas stretnutia

• Prejdite okolo prezenčnej listiny a uistite sa, že všetci sa prihlásia. Budete musieť zahrnúť zoznam všetkých účastníkov na oficiálnych stretnutiach.
• Uistite sa, že viete, kto je každý. Týmto spôsobom budete môcť zistiť, kto hovorí a správne zaznamenávať tieto informácie.
• Berte na vedomie čas začatia stretnutia.

• Nesnažte sa zapísať každú poznámku. Je v poriadku zahrnúť iba hlavné myšlienky. Buďte veľmi opatrní, aby ste nezanechali veci, s ktorými nesúhlasíte. Vaše predsudky by vás nemali ovplyvňovať. Pamätajte si, že ide o oficiálny účet a nie o váš názor na to, čo sa stalo!
• Zapíšte všetky návrhy, kto ich urobil, a výsledky hlasovania, ak nejaké existujú; nemusíte písať, kto vyslal návrh. Samozrejme, pravidlá vašej organizácie sa môžu líšiť, aby ste ich najprv overili.
• Ak sa hlasovanie o akýchkoľvek návrhoch alebo diskusiách odloží do nasledujúcej schôdze, poznačte si to.
• Zaznamenajte konečný čas stretnutia.

Po stretnutí

• Zadajte minúty čo najskôr po stretnutí, zatiaľ čo všetko je stále vo vašej mysli. Ak zistíte chybu v poznámkach, alebo ak máte nejakú otázku, môžete ju rýchlo vyriešiť rozprávaním s inými účastníkmi.
• Na záverečnej kópii zápisu uveďte názov organizácie, názov výboru, typ stretnutia (denné, týždenné, mesačné, ročné alebo špeciálne) a jeho účel.
• Dajte čas, ktorý začal a skončil.
• Uveďte zoznam účastníkov a poznámku o tom, kto zorganizoval stretnutie. Tu môžete tiež uviesť, že ste vykonali minúty. Zahrňte svoje meno do zoznamu účastníkov a v zátvorkách za vaším menom povedzte, že ste vykonali minúty. Prípadne sa na konci dokumentu môžete podpísať písomne ​​"Príslušne odoslané", za ktorým nasleduje vaše meno.

• Opravte minúty skôr, než ich odošlete. Spýtajte sa niekoho iného, ​​kto ich navštevoval, aby ich aj prehliadal. On alebo ona vás bude môcť oznámiť, ak náhodou niečo opustíte.
• Odošlite ich osobe, ktorá schôdzku riadila, pokiaľ nebudete inštruovaní.