Plán projektu je vyvrcholením dôkladného plánovania manažéra projektu . Je hlavným dokumentom, ktorý vedie, ako projekt beží. Podľa Inštitútu pre riadenie projektov je to "formálny a schválený dokument, ktorý slúži ako sprievodca pri realizácii projektu aj pri kontrole projektov." Je to plán plánov, pretože v ňom sú zdokumentované zámery projektového manažéra pre každý kľúčový aspekt projektu ,
Nižšie sú uvedené kritické prvky, ktoré sa nachádzajú v mnohých plánoch projektov. Organizácie majú svoje procesy a protokoly o tom, čo musí byť v pláne projektu a všeobecnejšie o tom, ako majú projekty prebiehať, takže nie všetky tieto plány riadenia projektov budú mať tieto prvky. Projektoví manažéri by však mali všetky zvážiť vo fáze plánovania, aby sa zabránilo zámene a nútenej improvizácii počas realizácie projektu.
01 Ciele projektu
02 Rozsah projektu
Rovnako ako ciele projektu je oblasť vymedzená v charte; projektový manažér by však mal ešte viac spresniť rozsah v pláne projektu. Jedným z najlepších spôsobov, ako definovať, čo je v rámci projektu, je definovať to, čo je mimo rozsahu. Napríklad projekt na automatizáciu manuálneho procesu by potreboval vymedzenie rozsahu, v ktorom sa tento proces začína a končí, aby sa primerane vylúčili úlohy, ktoré sú mimo rozsahu projektu. Tieto informácie pomáhajú manažérovi projektu definovať, čo je v rozsahu.
03 Míľniky a hlavné výstupy
Kľúčové úspechy projektu sa nazývajú míľniky. Kľúčové výrobky sa nazývajú hlavné produkty. Predstavujú veľké zložky práce na projekte. Plán projektu by mal identifikovať tieto položky, definovať ich a stanoviť termíny na ich dokončenie.
Povedzme, že organizácia realizuje projekt na vývoj nového softvéru. Takýto projekt má oba míľniky a výsledky. Hlavnými výsledkami by mohol byť konečný zoznam obchodných požiadaviek a zoznam funkčných požiadaviek, ktoré implementujú tieto obchodné požiadavky. Následne by projekt mohol mať medzníky v koncovom dizajne, ukončení testovania systému, ukončenie akceptačného testovania používateľov a dátum zavedenia softvéru. Tieto míľniky majú s nimi spojené pracovné produkty, ale ide skôr o procesy než o samotné výrobky.
Míľnik a hlavné dodacie lehoty nemusia byť presné termíny, ale čím presnejšie sú tieto dátumy, tým lepšie. Niečo s októbrovým termínom sa dá dosiahnuť každý október od 1. do 31., ale termín 15. októbra musí byť splnený 15. októbra alebo do 15. októbra. Presné termíny pomáhajú správcovi projektu vytvoriť presnú štruktúru štruktúry práce.
04 Štruktúra štruktúry práce
Štruktúra rozpadu práce alebo WBS rozkladá míľniky a hlavné dodávky v projekte na menšie kusy tak, aby každej osobe bola pridelená zodpovednosť za každý kus. Pri rozvíjaní štruktúry rozpadu práce manažér projektu zohľadňuje mnohé faktory, ako sú silné a slabé stránky členov projektového tímu, vzájomné prepojenie medzi úlohami, dostupné zdroje a celkový termín projektu.
Projektový manažér je nakoniec zodpovedný za úspech projektu, ale on alebo ona nemôže robiť prácu sám. WBS je nástroj, ktorý projektový manažér používa na zabezpečenie zodpovednosti za projekt, pretože informuje sponzora projektu, členov projektového tímu a zainteresovaných strán, ktorí sú zodpovední za to, čo. Ak je projektový manažér znepokojený úlohou, projektový manažér presne vie, s kým sa s týmito obavami stretne.
05 Rozpočet
Rozpočet projektu ukazuje, koľko peňazí je pridelených na realizáciu projektu. Projektový manažér je zodpovedný za primerané rozptýlenie týchto zdrojov. Pri projekte, ktorý má predajcov, vedúci projektu zabezpečí, že sa dodávky dokončia podľa zmluvných podmienok s osobitným dôrazom na kvalitu. Niektoré rozpočty projektov súvisia s plánom ľudských zdrojov.
06 Plán ľudských zdrojov
Plán ľudských zdrojov ukazuje, ako bude projekt zamestnaný. To je niekedy známe ako plán personálu. Tento plán definuje, kto bude v projekte a koľko časového záväzku každého človeka očakáva. Pri príprave tohto plánu vedúci projektu prerokuje s členmi tímu a ich nadriadenými o tom, koľko času môže každý člen tímu venovať projektu. Ak sú zamestnanci potrební na konzultáciu o projekte, ale nie sú súčasťou projektového tímu, to je tiež zdokumentované v personálnom pláne. Opäť sa konzultujú príslušné orgány dohľadu.
07 Plán riadenia rizík
V projekte sa môže stať veľa vecí. Zatiaľ čo každá možná katastrofa alebo drobný škytavka je nepredvídateľná, mnohé sa dajú predpovedať. V pláne riadenia rizika manažér projektu identifikuje riziká pre projekt, pravdepodobnosť vzniku týchto rizík a stratégie na zmiernenie týchto rizík. Projektový manažér hľadá vstup od sponzora projektu, projektového tímu, zainteresovaných strán a interných expertov.
Stratégie zmierňovania sa zavádzajú pre riziká, ktoré sa pravdepodobne vyskytnú alebo s nimi súvisia vysoké náklady. Riziká, ktoré sa pravdepodobne nevyskytujú a riziká, ktoré majú nízke náklady, sú uvedené v pláne; nemusia však mať stratégie zmierňovania.
08 Komunikačný plán
Komunikačný plán načrtáva, ako bude projekt zaslaný rôznym publikám. Podobne ako štruktúra členenia práce, komunikačný plán priraďuje zodpovednosť za dokončenie každej zložky členovi projektového tímu.
Každá správa má zamýšľané publikum. Projektoví manažéri zabezpečujú, aby každá správa bola prispôsobená konkrétnemu publiku. Komunikačný plán pomáha projektovým manažérom zabezpečiť, aby sa správne informácie dostali k správnym ľuďom v správny čas.
09 Plán manažmentu zainteresovaných strán
Plán manažmentu zainteresovaných strán určuje, ako sa zúčastnia zúčastnené strany v projekte. Niekedy zainteresované strany potrebujú iba informácie. To sa môže stať v komunikačnom pláne. Ak je od zainteresovaných strán potrebných viac, plán riadenia zainteresovaných strán načrtáva, ako sa získa.
10 Plán riadenia zmien
Plán riadenia zmien stanovuje rámec pre vykonanie zmien v projekte. Projektoví manažéri majú tendenciu chcieť zabrániť zmenám v projekte; zmeny sú však niekedy nevyhnutné. Plán riadenia zmien poskytuje protokoly a postupy na vykonanie zmien. Pre zodpovednosť a transparentnosť je rozhodujúce, aby sponzori projektu, projektoví manažéri a členovia projektového tímu dodržiavali plán riadenia zmien.