Rovnako ako nadriadený, jedným z najväčších spôsobov, akým sponzor projektu podporuje projektového manažéra, je prostredníctvom riešenia problémov, s ktorými sa môže zaoberať len niekto, kto má organizačnú schopnosť sponzora projektu.
Keď projektoví manažéri narazia na problémy, ktoré môžu vyriešiť iba sponzori projektu, je potrebné, aby projekt manažéri urobili.
Vyčerpajte všetky ostatné možnosti
Sponzori projektu majú tendenciu byť na organizačnej úrovni, kde väčšina rozhodnutí je ťažká, pretože ak je rozhodnutie jednoduché, je to na nižšej úrovni. Musia rýchlo robiť ťažké rozhodnutia niekedy s obmedzenými informáciami.
Ako manažér projektu musíte sa uistiť, že ste vyčerpali všetky ostatné možnosti riešenia vášho problému predtým, než navštívite sponzora projektu. Povedzme napríklad, že máte člena projektového tímu, ktorý neplní svoje záväzky. Pred prijatím problému k sponzorovi projektu by ste sa mali pokúsiť vyriešiť problém jednotlivo s členom projektu. Keď to nefunguje, mali by ste ísť na nadriadeného člena tímu. Akonáhle to problém nevyrieši, môžete problém prevziať sponzorovi projektu. Vyčerpali ste možnosti vyriešenia problémov zdola nahor.
Sponzor projektu teraz môže pracovať na tejto problematike zhora nadol. Sponzor projektu by mal problém vyriešiť so svojím partnerom a informovať vás o ich dohodnutom priebehu.
Posledná vec, ktorú by ste chceli stať, je, aby sponzor projektu prišiel s rezolúciou, ktorú ste mohli realizovať pod vašou vlastnou autoritou bez akejkoľvek pomoci.
Niekedy sa to stane. Všetci robia chyby. Naučte sa z týchto situácií, kedy sa vyskytnú, a vy budete lepším projektovým manažérom. Keď príde ďalšia podobná situácia, zvládnete to lepšie ako predtým.
Byť konkrétne o tom, čo potrebujete
Kým sponzori projektu sú zvyknutí pracovať z neúplných informácií, projektový manažér by nemal vynechať relevantné informácie. Je dôležité, aby sponzor projektu mal kontext pre situáciu, ktorá potrebuje jeho pozornosť.
Akonáhle má sponzor projektu vhodný kontext na rozhodnutie, musí byť konkrétny, čo potrebujete od sponzora. Potrebujete smer, ako postupovať? Potrebujete povolenie na vykonanie konkrétnej akcie? Potrebujete vyriešiť problém? Potrebujete zdroje, ktoré nemôžete získať sami?
Ak ste nepremýšľali presne to, čo potrebujete, môžete prísť k rozhodnutiu o tom, čo potrebujete, ale zistiť neskôr, že ste sa mýlili. Premýšľajte o probléme predtým, ako ho odovzdáte sponzorovi, aby ste minimalizovali riziko plytvania časom druhej.
Zamerajte sa na vašu žiadosť
Sponzori projektu sú zaneprázdnení ľudia. Nespočetné problémy vytiahli ich plány, ktoré si nasiakli čas.
Keď projektový manažér skutočne potrebuje čas sponzora projektu, nie je to zlá vec alebo narušenie času sponzora.
Čas strávený s projektovým manažérom a sponzorom projektu by mal byť vysoko produktívny. Zamerajte svoju žiadosť tak, aby ste použili len toľko času sponzora, koľko je potrebné.
Ako váš sponzor skúsenosti produkujúce jeden-na-jeden čas s vami, on alebo ona sa teší na vaše stretnutia. Ľudia na vysokej úrovni organizácií často trávia svoj čas na neproduktívnych stretnutiach, ktoré musia navštevovať. Účasť na produktívnom stretnutí by mohla byť pre vášho sponzora projektu energickou zmenou tempa.