Interní audítori sa živia podnikaním iných ľudí. Na povrchu to znie tak, že sa vkladajú tam, kde nepatria, ale v skutočnosti zohrávajú rozhodujúcu úlohu pri ochrane svojich organizácií.
Keď prejdete vašou kariérou vo verejnom záujme , existuje veľká šanca, že budete musieť reagovať na otázky, ktoré predstavujú vnútorní audítori. Tieto otázky môžu pochádzať z mnohých rôznych dôvodov a len veľmi málo z nich skutočne znamená, že ste obvinení zo zločinov. V prevažnej väčšine okolností len zhromažďujú informácie. Napríklad sa môžu snažiť pochopiť, ako funguje vaša časť organizácie.
Nie je potrebné napätie, keď vám interný audítor hovorí. Interní audítori sú odborníci, ktorí sa len snažia robiť svoju dennú prácu. Pripúšťajú, že ich práca môže byť pre vás aj pre vás nepohodlná. Uvádzajú nedostatky v systémoch a odporúčajú nápravné opatrenia.
Ale nakoniec ich organizácie fungujú lepšie a vaše odpovede na ich otázky sú rozhodujúce pre to, aby sa to stalo. Takže tu sú tri tipy, ako reagovať na interných audítorov, keď klepú na vaše dvere.
01 Odpoveď úprimne.
Vnútorní audítori vedia, kedy niečo nie je dosť. Nedajte im dôvod na pochybnosti o vašej dôveryhodnosti tým, že budete niečo menej ako úplne úprimné.
Ak nepoznáte odpoveď na otázku, nesnažte sa prejsť cez to. Budete len skončiť robiť sa pozrieť hlúpo, keď nájdu skutočnú odpoveď. Oveľa lepšou voľbou je jednoducho povedať, že neviete odpoveď. Ak je to niečo, čo môžete pre nich skúmať, ponúknite to. Môžu vás vziať na ponuku, alebo už môžu mať nejaké nápady na to, ako získať odpoveď.
Ak si myslíte, že interní audítori nemusia mať odpoveď na vašu odpoveď, nesnažte sa, aby ste neodpovedali. Chcú chápať veci tak, ako skutočne existujú, takže aj keď vaša odpoveď nie je to, čo uľahčí ich prácu alebo čo očakávajú, že budú počuť, potrebujú poznať pravdu.
02 Predpokladajme, že nevedia nič o vašej oblasti odbornosti.
Interní audítori sú zvyčajne ostrí ľudia, ale nemôžu byť všetci odborníci. Niektorí z nich sústredia svoju odbornú prípravu a pracujú na určitých aspektoch vnútorného auditu, ako sú informačné systémy alebo finančné služby, ale nepredpokladajú, že vedia vašu oblasť odborných znalostí.
Znie to ako dané, ale pri popisovaní procesov je ľahké prejsť do žargónu alebo preskočiť kroky. Čo je pre vás nepredvídateľné, pravdepodobne nie je pre vnútorného audítora, ktorý sa snaží pochopiť vaše obchodné procesy. Zamyslite sa nad každou akciou, ktorú vykonáte. Niečo, čo sa môže zdať ako jeden krok k vám, môže byť vlastne niekoľko krokov, ktoré ste spolu spojili vo svojej mysli v priebehu rokov opakovania.
Dokonca aj vtedy, keď sa konverzácia zdala únavná a príliš jednoduchá, pamätajte si, že interní audítori sa snažia rozdeliť procesy na svoje najmenšie aktivity. Len potom môžu nájsť, kde môžu procesy ísť nesprávne.
03 Pripojte ich bodky.
Nielenže vnútorní audítori dekonštruujú procesy na svoje najmenšie kúsky, ale tiež hľadajú prepojenie medzi ľuďmi a procesmi. Hľadajú všetkých ľudí zapojených do procesu, aby zistili, kto musí byť zapojený, kto sa nezúčastňuje, ale musí byť, ako sa tieto osoby vzájomne ovplyvňujú a či existujú dostatočné kontroly na prevenciu alebo zachytenie podvodu, odpadu alebo zneužívania.
Pri odpovedi na interné audítorov poukazujte na to, kde vy a vaše procesy komunikujete s ostatnými a ich procesmi. Spojenie takýchto bodov im poskytuje jasnejší obraz o tom, ako organizácia funguje ako celok. Takéto informácie tiež dávajú interným audítorom vedenie o tom, s kým hovoriť a kde nájsť ďalšie informácie.