Čo je plán manažmentu zainteresovaných strán?
Aké sú zainteresované strany?
Zainteresované strany môžu byť interné a externé voči organizácii.
Medzi príklady interných zainteresovaných strán patria vedúci pracovníci a obchodné jednotky, ako napríklad účtovníctvo a informačné technológie. Obchodné jednotky majú zvyčajne zástupcov v projektovom tíme. Externými zainteresovanými stranami môžu byť záujmové skupiny, podniky a občianske organizácie. Je zriedkavé, aby boli externé zainteresované strany zastúpené v projekte. Pre agentúry s regulačnými právomocami sú odvetvia, ktoré regulujú, zvyčajne najdôležitejšou skupinou zainteresovaných strán pre každý projekt. Ak je zainteresovaný subjekt identifikovaný projektovým tímom, táto zúčastnená strana by sa mala zvážiť v pláne riadenia zainteresovaných strán.
Je nepraktické, že projektový tím pozostáva z členov zastupujúcich všetky skupiny zainteresovaných strán. V mnohých prípadoch to nie je možné. Projektový tím však potrebuje vstup a zakúpenie zo strany zainteresovaných strán, aby tento projekt uspel. Napríklad, vládna organizácia chce úplne prepracovať a modernizovať svoj najpoužívanejší proprietárny softvérový program.
Takmer každý v organizácii používa program nejakým spôsobom. Každý typ používateľa nemôže byť priamo zastúpený v projektovom tíme, takže tím navrhuje spôsob, ako zhromažďovať vstupy od zainteresovaných strán a rozhodne o spôsoboch, ako informovať zainteresované strany o stave projektu. Tieto metódy zhromažďovania vstupných a komunikačných stratégií sú zdokumentované v pláne riadenia zainteresovaných strán.
Rozdiel medzi plánom manažmentu zainteresovaných strán a plánom komunikácie
Medzi plánom manažmentu zainteresovaných strán projektu a komunikačným plánom môže dôjsť k výraznému prekrveniu. Ich funkcie sú veľmi podobné. Plán manažmentu zainteresovaných strán je širší v tom, že uľahčuje vstup do projektu, ako aj načrtáva výstupy. Plán manažmentu zainteresovaných strán je užší v tom, že sa zaoberá len tým, ktorí majú svoje vlastné záujmy, zatiaľ čo komunikačný plán by mohol zahŕňať širšie publikum.
Plán manažmentu zúčastnených strán sa rozvíja počas projektu
Plán manažmentu zainteresovaných strán spravidla spravuje projektový manažér . Ako projekt prebieha, projektový manažér preverí plán riadenia zainteresovaných strán a pravidelne ho vráti do projektového tímu, aby zvážil aktualizácie. Projekt môže vyzerať veľmi inak uprostred jeho časovej osi, ako tomu bolo v plánovacích fázach, takže je dôležité zabezpečiť zmenu smerníc projektu, ak to vyžadujú okolnosti.
Príklad toho, ako funguje plán správy záujmových skupín
Tu je príklad toho, ako sa v priebehu projektu môže zmeniť plán riadenia zainteresovaných strán. Štátna agentúra sa pustila do projektu tvorby predpisov. Ako začne, sponzor projektu a projektový manažér prišiel so zoznamom zainteresovaných strán, aby sa zapojili do plánu riadenia zainteresovaných strán.
Jednou z prvých úloh projektového tímu je vypracovanie plánu. Po niekoľkých mesiacoch člen tímu projektu identifikuje účastníka, o ktorom nikto nepomyslel na začiatku projektu. Projektový manažér pridáva novú zainteresovanú osobu do plánu a vyzýva na stretnutie projektového tímu, aby diskutovalo o tom, ako zapojiť nové zainteresované strany. Keď sa tím rozhodne, čo má robiť, projektový manažér informuje sponzora projektu.
Je zrejmé, že plán riadenia zainteresovaných strán je živým dokumentom. Keď sa projekt zmení, plán manažmentu zainteresovaných strán sa s ním môže meniť, aby lepšie slúžil potrebám projektu. Vďaka plánovanému manažmentu zainteresovaných strán projektový tím môže primerane zhromažďovať vstupy a spätnú väzbu zo strany zainteresovaných strán, ako aj informovať zainteresované strany.