Ako rýchlo a ľahko nájsť dôležité záznamy
Jediný čas, ktorý sa zdá, že si myslíte o vašich dôležitých dokumentoch, je, keď ich potrebujete. A často ich nemôžete nájsť, keď ich potrebujete, pretože buď nemáte organizovaný a centralizovaný systém na ukladanie vašich dôležitých dokumentov a / alebo ste ich naposledy potrebovali, jednoducho ste ich vrátili späť do mora papier vo vašej domácej kancelárii, namiesto toho, aby ste ju vrátili tam, kde patril.
Znie to dobre?
So všetkými vašimi dôležitými dokumentmi rozloženými vo vašom dome strácate veľa času a energie hľadaním. Takisto hrozí, že niektoré z nich úplne stratíte. Ale pomocou niekoľkých jednoduchých krokov môžete organizovať svoje dôležité papierové dokumenty za hodinu tento víkend!
Budete potrebovať malú zásuvkovú skriňu s dvoma zásuvkami alebo prenosnú zavesovaciu schránku, viacfarebné závesné súbory (6 rôznych farieb), priečinky s hornými okrajmi s tretími priečkami manila a protipožiarny trezor (voliteľný). Alebo si môžete zakúpiť veľké viazanie a vložky. Akonáhle máte tovar tu, sú šesť krokov, ktoré budete dodržiavať na usporiadanie vašich dokumentov.
Prvý krok: Zozbierajte všetky svoje dokumenty
Skôr ako môžete zorganizovať všetky dôležité dokumenty, musíte ich nájsť. To je niekedy ľahšie povedané ako vykonané.
Skontrolujte svoju domácu kanceláriu ako v zásuvkách a papiere, ktoré sú uložené na stole alebo stole. Skontrolujte hromady papiera, ktoré preplývajú vaše kuchynské dosky, ako aj kuchynské zásuvky a koše.
Pozrite sa na spálňu a nočný stolík (mohli by ste ich nechať tam ráno a zabudnúť na ne). V neposlednom rade skontrolujte svoju peňaženku alebo aktovku o dôležitých dokumentoch, ktoré ste náhodou stále nosili (opps).
Druhý krok: Kategorizujte svoje dokumenty
Najdôležitejšie dokumenty patria do jednej z nasledujúcich šiestich kategórií.
Zoradiť všetky vaše zhromaždené dokumenty nasledovne:
- Záznamy o domácnostiach a nehnuteľnostiach - hypotéky, majetkové listy, projekty domáceho zlepšovania a príjmov, príručky a záruky spotrebičov, informácie o dani z majetku, domáce poistenie a manuály
- Automatické záznamy - tituly, záznamy o údržbe, poistné zmluvy a informácie, informácie o pôžičkách a záznamy o platbách
- Zdravotné záznamy - poistky, príručky o dávkach zdravotného poistenia, vysvetlenie lekárskych prínosov, doklady o lekároch, zoznamy s predpismi, flexibilné informácie o výdavkoch, zdravotné doklady, lekárske smernice, zmluvy o životnom poistení
- Finančné záznamy - bankové výpisy, daňové priznania, záznamy o zdanení dane, investičné záznamy, záznamy o úveroch, výpisy z kreditných kariet
- Elektronické záznamy - zmluvy a príručky pre mobilné telefóny; tržby z predaja a záruky za počítače, prenosné počítače a iPady; káblové a internetové plány a účty; potvrdenie o predaji bezdrôtového smerovača a manuál
- Osobné záznamy - rodné listy, sobášny list, rozvodový list, opatrovnícke listy, informácie o sociálnom zabezpečení, imunizačné záznamy, pasy, vojenské záznamy, krstné a potvrdzujúce záznamy, závety, pohrebný plán a informácie o pohrebisku. Ak máte domáce zvieratá, môžete do tejto kategórie zahrnúť aj dôležité dokumenty, ako sú veterinárne informácie a informácie o vakcínach.
Tretí krok: Nájdite si dôležité dokumenty
Väčšinu vašich dôležitých dokumentov môžete uložiť v bežnej kartotéke alebo v prenosnom zavesovacej schránke. Existujú však niektoré, ktoré by mali byť skutočne uložené v bezpečné protipožiarne alebo offsite skladovanie ako je bezpečnostná schránka.
Dôležité dokumenty sú dokumenty, ktoré by boli veľmi náročné alebo veľmi časovo náročné. Môžu obsahovať citlivé osobné informácie, ktoré by mohli byť ohrozené v prípade zlomyseľnosti alebo lúpeže. V prípade, že váš dom bol zničený požiarom alebo záplavou, chcete, aby tieto dôležité dokumenty zostali neporušené.
Pre väčšinu ľudí sa považujú za dôležité tieto dokumenty: informácie o sociálnom zabezpečení, rodné listy, poistné zmluvy spolu s kontaktnými informáciami vášho agenta, závetov, majetkových listov, titulov automobilov, vášho cestovného pasu a akejkoľvek zmluvy alebo dohody vyžadujúcej váš pôvodný podpis.
Vytvorte hlavný zoznam všetkých dôležitých dokumentov, ktoré umiestnite do svojho protipožiarneho bezpečnostného prístroja alebo do voľby mimo miesta uloženia.
Krok štyri: Duplikujte svoju peňaženku
Väčšina z nás nesie dôležité informácie v našich peňaženkách každý deň. Poznáte všetko, čo je v peňaženke? Čo by ste robili, keby bola vaša peňaženka stratená alebo ukradnutá?
Kopírujte si vodičský preukaz, darcovskú kartu, kartu zdravotného poistenia, členské karty, ako sú vernostné karty, kluby skladov a hlavne všetky kreditné a debetné karty (kópia vpredu a späť). Uchovávajte tieto kópie s ďalšími dôležitými papierovými dokumentmi:
Krok 5: Vytvorte jednoduchý systém podávania
Čím je systém podávania jednoduchší, tým je pravdepodobnejšie, že ho budete používať na konzistentnom základe. Zoberte si každú kategóriu dôležitého dokumentu a priraďte mu závesnú farbu súboru:
- Záznamy o domácnostiach a nehnuteľnostiach
- Automatické záznamy
- Zdravotné záznamy
- Finančné záznamy
- Elektronické záznamy
- Osobné záznamy
Pridajte zodpovedajúci počet zavesených súborov do systému podávania pre počet dokumentov, ktoré máte v každej kategórii.
Použite priečinky manila a vytvorte priečinok pre každý jednotlivý dokument v rámci každej kategórie. Vložte priečinky do príslušnej farebnej časti závesného súboru.
Ak ste si zakúpili veľké trojzložkové viazanie a vložky na karte, označíte záložky s vyššie uvedenými názvami záznamov, otvory na papier dierujete všetky dokumenty a usporiadate ich. Ak by papier nemal byť dierovaný do papiera, papierový otvor otvoril priečinok a položil dokumenty do priečinka.
Teraz, ak papierovanie jednoducho nie je tvojou vecou, môže to byť pre teba čas na uvoľnenie. Môžete skenovať všetky tieto dokumenty, uložiť ich na pevný disk a potom ich skartovať. Ale použite svoj vlastný názor, pretože niektoré papierovanie je lepšie uložené. Použite svoj najlepší úsudok.
Prebieha údržba
Teraz, keď sú vaše dôležité príspevky organizované, nechajte ich organizované. Každý mesiac, keď zaplatíte svoje účty, podajte akékoľvek nové dokumenty v príslušnej časti vášho systému podávania. Zároveň hľadať všetky dokumenty, ktoré ste odstránili zo systému počas mesiaca, ktorý by mohol byť stále mimo systému podávania. Znova ich nahrajte. Najmenej dvakrát do roka preskúmajte dokumenty vo vašom systéme podávania, aby ste zistili, či je možné ich vyčistiť. Dobrý rozvrh, ktorý bude nasledovať, je prvýkrát v roku a na konci každého školského roka.
S malým úsilím môžete získať dlhodobé výhody organizovaním dôležitých papierových dokumentov.
Upravil Elizabeth McGrory.