Vládne organizácie realizujú projekty, keď sa musí zmeniť určitý aspekt vykonávania práce ľudí. Podľa projektu Inštitútu pre riadenie projektov je projekt "dočasnou skupinovou aktivitou určenou na vytvorenie jedinečného produktu, služby alebo výsledku." Keď projekt mení, ako organizácia podniká, konečné produkty projektu sú začlenené do každodennej práce, a preto zlepšujú organizácie na večnosť.
Môže to znieť jednoducho, ale nie. Zmena je zložitá a projekty sa môžu veľmi ľahko spustiť z koľajníc. Každý deň prináša výzvy, ktoré ohrozujú pokrok projektu a jeho prípadný úspech. V záujme boja proti tomuto nebezpečenstvu projekty potrebujú určité kľúčové prvky. S nasledujúcimi položkami má projekt veľkú šancu na úspech.
01 Sponzor projektu
Sponzor projektu má štyri primárne zodpovednosti súvisiace s projektom. Po prvé, sponzor šampiónov projektu. On alebo ona povzbudzuje projektového tímu verejne a súkromne. Po druhé, sponzor podporuje projektového manažéra . Keď manažér projektu potrebuje odstrániť prekážky, vyzve sponzora na pomoc, pretože sponzor má organizačný vplyv na to, aby sa veci stali. Po tretie, sponzor zarovná zdroje tým, že im priamo poskytne alebo spolupracuje s inými ľuďmi na vysokej úrovni, aby získali zdroje. Keď je sponzor silným šampiónom projektu, je pravdepodobné, že spolužiaci sponzora prispejú k zmysluplným zdrojom. Po štvrté, sponzor uľahčuje rozhodovanie. Keď projektový tím padne, sponzor môže rozdeliť rozhodnutie alebo rovno rozhodnúť.
Sponzor zostáva informovaný prostredníctvom neustálej komunikácie s projektovým manažérom. Dvaja spolupracujú, aby určili, kedy musí sponzor vstúpiť a silnejšie vykonávať zodpovednosť sponzora na podporu projektového manažéra. Napríklad projektový manažér môže mať problémy s získavaním informácií z finančného oddelenia organizácie. Sponzor projektu sa môže obrátiť na šéfa finančného riaditeľa o situáciu a požiadať, aby sa úloha získavania informácií uprednostňovala pred konkurenčnými úlohami.
02 Jasné ciele a rozsah
Pred tým, ako sa práca na projekte uskutoční alebo dokonca plánuje, sponzor projektu musí formulovať ciele a rozsah projektu. Ciele sú veľké veci, ktoré má projekt dosiahnuť. Vezmite napríklad projekt vylepšenia softvéru. Oddelenie ľudských zdrojov používa známy prispôsobiteľný obchodný softvér na správu miezd. Organizácia chce pridať modul pre riadenie vzdelávania. Cieľom projektu je prispôsobiť softvér riadenia vzdelávania podnikovým potrebám organizácie a integrovať ho do existujúceho mzdového systému.
Rozsah definuje parametre projektu. Pokračovanie v príklade softvérového projektu; rozsah tohto projektu je obmedzený na uvedenie systému riadenia vzdelávania a jeho integráciu do mzdového systému. Mnohokrát je užitočné identifikovať veci, ktoré sú mimo rozsah, aby ste pochopili, čo je v ich rozsahu. Pre tento projekt je pridanie ďalších modulov mimo rozsahu. Účtovné oddelenie nemôže prísť k manažérovi projektu a požiadať o fakturáciu, pohľadávky alebo moduly účtov.
Pridanie modulu po definovaní projektu dovoľuje rozšírenie rozsahu . Dobrí sponzori projektov a projektoví manažéri chránia pred rozsahom creep a veľmi sa zdráhajú pridať rozsah stredného projektu. Zvýšenie rozsahu projektu zvyšuje potrebu projektu zdrojov, ako sú čas a peniaze. Okrem toho práca na ďalšom rozsahu ohrozuje kvalitu pracovných produktov.
03 Dobrý manažér projektu
Projektoví manažéri majú zvyčajne nasledujúce vlastnosti, ktoré im pomáhajú presunúť projekt. Projektoví manažéri sú plánovači. Myslia na postup práce a vedia, čo sa musí stať, keď tím dokončí úlohu. Robia dobré plány, ale tiež vedia, kedy budú flexibilní a odklonia sa od plánu. Projektoví manažéri sú dôveryhodní. S ich úspechom v závislosti od práce iných, projektoví manažéri potrebujú ľudí, aby dôverovali svojmu dobrému zámeru a kompetencii. Dôvera je dôležitá najmä vo vzťahu medzi projektovým manažérom a sponzorom projektu. Projektoví manažéri majú tendenciu byť extrovertovaní, pretože prevažná väčšina ich práce spočíva v komunikácii.
Ľudia sú zodpovední za svoje záväzky. Tu je príklad. Vedúci tímu projektového tímu povedal manažérovi projektu, že člen tímu môže venovať projektu štyri hodiny týždenne. Tento člen tímu zmeškal dve týždenné stretnutia za sebou a nedosiahol žiaden pokrok v zadaných úlohách v štruktúre rozpadu práce. Po prvom zmeškanom stretnutí sa projektový manažér stretol s členom tímu, aby diskutoval o neprítomnosti a neúspešných termínoch. Člen tímu povedal, že má naliehavejšie priority. Projektový manažér predpokladal, že to nie je pravda, takže po druhej zmeškanej schôdzke sa projektový manažér stretol s nadriadeným člena tímu. Vedúci predstavenstva povedal manažérovi projektu, že sa ubezpečí, že sa správanie člena tímu vráti.
04 Zainteresované zainteresované strany
Zúčastnené strany na projekte sú ľudia, ktorí majú záujem o úspech projektu, ale nie sú členmi projektového tímu. Nemyslí sa na projekt denne ako projektový manažér alebo členovia projektového tímu, ale chcú byť v smere o kľúčových rozhodnutiach a celkovom pokroku pri plnení cieľov projektu.
Zainteresované strany majú svoje vlastné motivácie na to, aby zostali v kontakte s projektovými aktivitami, avšak je zodpovednosťou projektového manažéra, aby ich zaradili do záhybu spôsobom, ktorý napomáha k dosiahnutiu cieľov projektu. V mnohých prípadoch to znamená jemnú rovnováhu medzi prílišným vstupom a príliš malým vstupom. Zainteresované strany nemôžu zvážiť každé rozhodnutie. To by zničilo projekt a urobilo každé rozhodnutie bojom. Naopak, zainteresované strany nemôžu byť vylúčené, pretože veľkým aspektom takmer každého projektu je uspokojenie zainteresovaných strán.
05 Vyhradené členovia projektového tímu
Členovia projektového tímu realizujú prácu projektu. Mnohokrát členovia projektových tímov sú pridelení k projektu nad rámec svojich pravidelných povinností, čo znamená, že nedošlo k žiadnemu zníženiu iných prác na kompenzáciu dodatočnej práce, ktorú prináša projekt. Projektoví manažéri môžu pomôcť členom tímu rokovať s ich nadriadenými o tejto otázke, ale projektový manažér nemá žiadnu kontrolu nad zodpovednosťou členov projektového tímu mimo projektu.
Odhodlanie členov tímu na projekt je veľmi cenné. Bez obetavosti termíny prekrývajú a pracovné produkty nie sú kvalitné. Dedikovaní členovia tímu sú motivovaní dosiahnuť ciele projektu včas, v rámci rozpočtu a až po očakávania kvality.