Rozdiel je v tom, že osobné asistenti pomáhajú len jednej osobe a môžu tiež pomôcť s osobnými úlohami, ako je nákup alebo plánovanie sociálnych záväzkov.
Niektorí ľudia delegujú projektovú prácu na svojich asistentov alebo majú svojich asistentov v ich neprítomnosti.
Požiadavky na prácu pre osobných asistentov
Aj keď neexistuje stanovená minimálna požiadavka na osobných asistentov, pokiaľ ide o vzdelanie, pomôže to v podnikaní alebo administratíve. V niektorých prípadoch môže byť dôležitý aj druhý alebo tretí jazyk. Vo všeobecnosti sú zručnosti, ktoré máte, dôležitejšie než vaše vzdelanie. Diskusia o niektorých z týchto potrebných zručností vám môže pomôcť rozhodnúť, či je tento typ práce pre vás.
Tu je zoznam osobných asistenčných zručností pre životopisy, sprievodné listy, žiadosti o zamestnanie a rozhovory. Požadované zručnosti sa budú líšiť v závislosti od práce, o ktorú sa uchádzate, a tak si prečítajte aj zoznam zručností uvedených podľa zamestnania a typu zručností . Pozrite sa na tento zoznam a uvidíte, či ste tieto zručnosti použili na predchádzajúcich pracovných miestach alebo ste ich získali prostredníctvom školení.
Urobte si poznámky o tom, kedy a ako ste tieto zručnosti používali alebo rozvinuli.
Potom ich pridajte do svojho životopisu a sprievodného listu, alebo sa uchováte na vyplnenie žiadostí o zamestnanie. Ľudia, ktorí vyhľadávajú aplikácie, často hľadajú kľúčové zručnosti. Zlepšite svoje zručnosti s tým, čo sú pre danú prácu uverejnené. Potom sa uistite, že sú uvedené v sprievodnom liste a sú uvedené vo vašom životopise.
Mali by ste tiež rozvíjať odpovede na rozhovory o tom, ako ste použili svoje zručnosti na predchádzajúcich pozíciách. Uveďte príklad toho, ako ste vyriešili problém na pracovisku pomocou jednej alebo viacerých týchto zručností. Ukážte, ako vaše schopnosti prispeli k úspechu projektu.
Príklady zručností osobného asistenta
Tento zoznam nie je vyčerpávajúci, ale obsahuje niektoré z najdôležitejších a najžiadanejších zručností pre osobných asistentov.
Organizácia a časový manažment
Ako osobný asistent bude veľkou časťou vašej práce udržať niekoho iného organizovaného a plánovaného. Musíte byť preto dobre organizovaný sami. Našťastie sa organizácia môže naučiť. Existujú špecifické techniky, ktoré môžete prispôsobiť, aby sa vaše využitie času stalo efektívnejším a aby inak udržali váš život a život vášho manažéra v poriadku.
Písomná a slovná komunikácia
Budete musieť pochopiť a postupovať podľa pokynov a budete musieť preniesť informácie jasne a čestne. V závislosti od podrobností o vašej pozícii budete možno musieť privítať klientov, odpovedať na korešpondenciu alebo vytvárať správy a prezentácie. Všetky tieto úlohy vyžadujú špičkové komunikačné schopnosti vrátane rozprávania a písania, počúvania a čítania.
Presnosť a pozornosť detailu
Pozornosť na detail je dôležitou súčasťou organizácie a komunikácie.
Neurčitosť alebo nepresnosť vytvárajú v najlepšom prípade neúčinnosť a môžu tiež spôsobiť vážne chyby alebo odcudziť kolegov svojho manažéra.
Znalosť príslušného softvéru
Ktorý softvér budete musieť spracovať, môže sa líšiť, ale bude pravdepodobne zahŕňať textové spracovanie, tabuľky, databázy, kalendáre, publikovanie na ploche a program PowerPoint alebo niečo ekvivalentné. Byť schopný poskytnúť aspoň minimálnu technickú podporu je plusom. Možno budete musieť posúdiť niekoľko rôznych programov a aplikácií, ktoré si môžete vybrať sami, ktoré poskytujú najlepšie nástroje na dosiahnutie cieľov vášho manažéra. Vždy je vašou úlohou uľahčiť a zjednodušiť prácu vášho manažéra a to môže vyžadovať veľa záležitostí riešení problémov za zákulisím.
Takt a diskrétnosť
Ako osobný asistent budete často vystavený citlivému materiálu, od obchodného tajomstva až po veľmi osobné informácie, ktoré budete potrebovať na zachovanie dôvernosti.
Súvisiacou zručnosťou je takt, schopnosť reagovať jemne alebo vôbec na informácie, ktoré by iní ľudia mohli nájsť ťažké alebo trápne. Musíte byť inými slovami bezpečnou osobou, aby váš manažér bol zraniteľný. Veď len viete, koľko pomoci potrebujú.
Zoznam personálnych zručností
Administratívne zručnosti
Tieto zručnosti sú často súčasťou popisu práce pre osobného asistenta alebo sú zručnosťami pridanou hodnotou. Váš zamestnávateľ môže potrebovať niekoho, kto môže pre ňu plniť tieto úlohy.
- administratívne
- schôdzky
- Korešpondencia
- pochôdzky
- Diania
- Plánovanie akcie
- podania
- Vykonávacie postupy
- Udržiavanie plánov
- stretnutie
- Kancelársky manažment
- Projektový manažment
- výskum
- plánovanie
- Užívanie diktátu
- Užívanie správ
- Písať si poznámky
- Cestovné poriadky
- Plánovanie cestovania
Komunikačné zručnosti
Ako osobný asistent sú pre túto prácu dôležité všetky aspekty komunikácie. Buďte pripravení ukázať svoje skúsenosti alebo tréning.
- Zdvihni telefón
- komunikácia
- Pozdravní návštevníci
- Manipulácia so žiadosťami
- Networking
- Neverbálna komunikácia
- Skríningové hovory
- Verbálne komunikácie
- Písomná komunikácia
Finančné zručnosti
Máte skúsenosti alebo školenie pre tieto úlohy?
- Účtovné
- rozpočtovanie
- nákup
- sourcing
- nakupovanie
Technologické zručnosti
Ste schopní používať rôzne platformy a zariadenia a vykonávať základné riešenia problémov?
- Počítač (počítač, Mac, tablet)
- Správa databáz
- Microsoft Office
- Príprava na prezentáciu
- správy
- Spracovanie textu
Osobné zručnosti
Tieto zručnosti sú často súčasťou vašej osobnosti. Ukážte, ako ste ich používali a vyvíjali.
- diskrétnosť
- diplomatický
- diskrétnosť
- flexibilita
- medziľudský
- multitasking
- organizácie
- Kladný postoj
- Riešenie problémov
- Profesionálna šľachta
- Vlastná motivácia
- Tímový hráč
- Správa času
- Pracujte nezávisle
Ak ste tieto zručnosti nevyužili pri predchádzajúcej práci, pozrite sa, ako ste ich vyvíjali na dobrovoľníckych alebo neplatených pracovných miestach, alebo ich použite vo svojom osobnom živote. Využívate tieto zručnosti ako súčasť vierovyznania alebo pre študentský projekt v škole? Vyvinuli ste zručnosti ako súčasť športového tímu alebo individuálneho športu? Táto skúsenosť môže byť tiež cenná a urobiť z vás lepšieho kandidáta na pozíciu.
Ukážka osobného asistenta Resume
V nasledovnom pokračovaní vzorky určenej pre osobného asistenta si uvedomte, ako je niekoľko vyššie spomínaných zručností zahrnutých do textu - najmä počiatočného "Súhrnu kvalifikácií".
Karen O'Dell
2704 Hill Street
Columbia, MO 65203
karenodell@myemail.com
Mobilný telefón: 870.123.4567
Osobný asistent
Detailne orientovaný a vysoko organizovaný personálny asistent, ktorý je dobre orientovaný v poskytovaní bezproblémovej podpory vedúcim pracovníkov na úrovni C. Bezchybne a nezávisle vykonávajú administráciu, plánovanie plánovania, cestovné plánovanie, nakupovanie a plánovanie udalostí s bez námahy. Kľúčové kompetencie:
- Administratívne : procesné citlivé dáta a spracovávajú všetku korešpondenciu a diktáciu s nekompromisnou integritou a dôvernosťou. Zabezpečiť prostredie bez stresu pre výkonné rozhodovanie prostredníctvom proaktívnej koordinácie schôdzí a špeciálnych udalostí a riešenia komplikácií vo formách.
- Komunikácia: Jednoducho budujte vzťah s klientmi, predajcami a zainteresovanými stranami projektu osobne a písomne. Zabezpečuje diplomatické prepojenie sietí medzi stranami s cieľom zabezpečiť kvalitnú realizáciu projektov a podujatí.
- Finančná administratíva: schopná využívať vzdelávanie v účtovníctve na presné vyváženie kníh a plnenie rozpočtových a nákupných funkcií.
- Kľúčové silné pozitíva : Pozitívne a profesionálne v správaní, schopné podnietiť dôveru a angažovanosť iných. Medzi technické zručnosti patrí balíka Microsoft Office Suite, QuickBooks a Adobe Creative Suite. Plynule v španielčine.
Glengarry Incorporated, Columbia, MO
Osobný asistent prezidenta (od 20XX do súčasnosti)
Poskytnite komplexnú administratívnu a osobnú podporu zakladateľovi butikového finančného poradenstva s rozsahom zodpovednosti, ktorý zahŕňa diktáciu, korešpondenciu, vedenie kancelárie, vzťahy s dodávateľmi, plánovanie schôdzok, koordináciu ciest a funkcie plánovania udalostí.
- Plánované sú všetky podrobnosti o veľmi úspešných udalostiach týkajúcich sa vzťahov so zákazníkmi vrátane víkendov na golfové a tenisové pobyty, seminárov o finančnom plánovaní a banketov.
- Získané a zabezpečené nákladovo efektívne cestovné a zábavné predajcovia, ktoré znižujú cestovné výdavky o 15%.
- Použil Adobe Creative Suite na vytvorenie vizuálne zaujímavých nových marketingových brožúr a mesačný bulletin.
Creekside Accounting, Columbia, MO
Administratívny asistent (20XX až 20XX)
Slúžil ako administratívny asistent skupiny troch CPA. Vyzdvihli klientov a získali osobné kontakty a finančné informácie; organizované klientske súbory. Naplánoval a zaznamenal poznámky na stretnutiach, zaobchádzal s príjmom z telefónu a spracoval korešpondenciu.
- Často pochválil klient aj zamestnávateľ za veselé správanie a silnú pozornosť k detailu.
- Pomohol školeniam klientom aj novým zamestnancom pri používaní softvéru na správu daní.
vzdelanie
BS v podnikovej správe (menšie: účtovníctvo); 3,52 GPA
University of Missouri, Columbia, MO
Tenisový tím, Kappa Alpha Theta Sorority, Toastmasters Club, Rok v zahraničí v Madride, Španielsko