alebo zlé. Tu je niekoľko tipov, ktoré by ste mali dodržiavať pri používaní telefónu v práci:
- Najprv prehltnite
Inými slovami, ústa by nemali byť obsadené pri telefonovaní ani telefonovaní. Chcete, aby ste mohli hovoriť jasne a to nie je možné, ak žuvate alebo prehĺtajte. - Meno a poradie
Po prijatí hovoru v práci by ste mali identifikovať seba a vašu spoločnosť a oddelenie, ak je to vhodné. Ak ste volajúceho odovzdali z hlavnej linky spoločnosti, môžete uviesť len vaše meno a oddelenie. Osoba, ktorá spočiatku odpovedala na výzvu, s najväčšou pravdepodobnosťou uviedla názov spoločnosti. Keď ste volajúci, identifikujte sa rovnakým spôsobom, než požiadate o osobu, ktorej sa pokúšate osloviť. - Spôsoby naozaj záleží
Buďte vždy zdvorilí bez ohľadu na toho, kto je na druhom konci linky. Či už hovoríte s rečníkom alebo s prezidentom spoločnosti, nikdy nezabudnite povedať, prosím, a ďakujem vám. Okrem toho, že každý si zaslúži rešpekt , môže osoba, ktorá odpovedá na vašu výzvu, sa uistiť, že sa s ním zaobchádza primerane.
- Zameranie: Hoci sa nám všetci radi multitask (alebo sa pokúšame) zdržať sa iných vecí počas hovoru. Mali by ste dať osobe, s ktorou sa rozprávate, vašu neoddeliteľnú pozornosť. Váš e-mail, sociálne médiá a hry môžu čakať.
- Teraz stlačte On
Po prvé, mali by ste sa vyhnúť všetkým ostatným rozhovorom počas telefonovania. Realita sa niekedy dostane do cesty. Možno budete musieť hovoriť s niekým, kto príde do vašej kancelárie alebo skrine alebo vyzdvihnúť ďalší hovor. Ospravedlňte sa a obmedzte svoju ďalšiu konverzáciu na niekoľko sekúnd. Nenechávajte niekoho čakať na neustále. Ak sa nemôžete rýchlo postarať o druhú záležitosť, ale musíte ju okamžite riešiť, namiesto toho, aby ste osobu, s ktorou ste hovorili, pozastavili, opýtajte sa, či môžete zavolať v čase, ktorý je pre ňu vhodný.
- Nenechajte svojho volajúceho stratiť v systéme
Sú chvíle, kedy nebudete môcť pomôcť osobe na druhom konci linky a budete ju musieť previesť na niekoho, kto môže. Keď to urobíte, uistite sa, že vie, komu presmerujete hovor a prečo. Dajte mu vedieť, čo má robiť, ak hovor neprejde, alebo ak osoba, do ktorej ho posielate, nie je tam alebo nemôže pomôcť. - Udržujte správy krátke a sladké
Keď nikomu necháte správu hlasovej schránky, hovorte pomaly a jasne, najmä keď uvádzate svoje meno a telefónne číslo. Príliš veľa ľudí opúšťa veľmi dlhé a nepravidelné správy iba preto, aby rýchlo mumlili svoje mená a čísla na konci, čo ponecháva príjemcovi možnosť vrátiť hovor. - Raz je dostatok
Ak opustíte správu a osoba, pre ktorú ste ju opustili, sa vám ihneď nevráti, môže to byť preto, že momentálne nemôže. Nie je potrebné volania znova a znova. Ak je to naliehavá záležitosť, môžete skúsiť opätovne zavolať ďalší deň alebo pokračovať v e-maile s oznámením, že ste tiež opustili hlasovú schránku. - Najprv počúvajte
Pred odoslaním telefonického hovoru počúvajte hlasovú správu, ktorú ste dostali v plnom rozsahu. Môžete sa dozvedieť, že nie je ani potrebné zavolať (wow, čo šetrič času), alebo že sa musíte postarať o niečo ako prvé. Napríklad volajúci môže potrebovať informácie, ktoré môžete mať po príchode k nej.