1. Uvedomte si svoje správanie
Dokonca aj vo svete, kde sa ponáhľame, aby sme čo najrýchlejšie vykonali čo najrýchlejšie, aby ste sa presunuli na ďalšiu úlohu, využite čas na to, aby ste vo svojom e-maile využili dobré správanie.
Nezabudnite povedať "prosím" a "ďakujem".
Pri oslovovaní ľudí, ktorých nepoznáte dobre alebo vôbec, alebo s ktorými máte len formálny vzťah, adresujte ich podľa ich názvu a priezviska, pokiaľ vás nepožiadali inak. Napríklad povedzte "Milý pán White" alebo "Milá pani Greyová". Ak odpoviete na e-mail a odosielateľ originálnej správy ho podpísal iba s jeho krstným menom, potom môžete bezpečne predpokladať, že je to v poriadku, aby ste sa s nimi spojili rovnakým spôsobom.
2. Sledujte váš tón
Tón je to, ako vy, ako spisovateľ, môžete vyjadriť svoj postoj v e-mailovej správe. Ovplyvňuje to, ako je prijaté. Zvyčajne sa chcete uistiť, že narazíte na príjemcu ako úctivý, priateľský a prístupný. Nechcete, aby to znervózňovalo alebo bolo náročné. Opakujte správu niekoľkokrát predtým, ako zasiahnete odoslanie.
Pri písaní niekomu, s kým ste predtým komunikovali, začnite tým, že hovoríte niečo priateľské ako "dúfam, že ste dobre." Zatiaľ čo emojis vám môže pomôcť lepšie sprostredkovať tón, nepoužívajte ich v profesionálnom e-maile, pokiaľ nepíšete niekoho, s kým máte veľmi neformálny vzťah.
Nikdy ich nepoužívajte pri písaní potenciálnemu zamestnávateľovi.
Vždy sa považuje za nesprávnu e-mailovú etiketu, ktorá napíše e-mail alebo časť jedného z veľkých písmen. Vyzerá to, ako by si křičel.
3. Buďte stručný
Zaneprázdnení ľudia nemajú ani čas ani náklonnosť stráviť viac ako minútu čítaním jednotlivých e-mailov.
Ak chcete svojmu príjemcovi dovoliť rýchlo čítať správu a stále ju chápať, musíte ju stručnú.
Nenechávajte však žiadne relevantné detaily. Uistite sa, že vaša správa jasne vysvetľuje váš dôvod na písanie na prvom mieste. Nikto nešetrí čas, ak skončíte, keď sa pokúsite vysvetliť podrobnosti, ktoré ste vynechali.
4. Vyhnite sa používaniu skratiek na písanie textu
Aj keď chcete ušetriť čas, nemali by ste vo vašom profesionálnom e-mailu používať skratky pre písanie textu. Ak píšete veľa, ako to mnohí ľudia robia, môžete byť zvyknutí používať nejaký druh skratky, aby ste hovorili svojim priateľom. Môžete napríklad použiť "u", "ur" a "plz" namiesto "vy", "vaše" a "prosím." Tieto skratky nemajú miesto v obchodnej korešpondencii, pokiaľ príjemcom nie je niekto, s kým máte príležitostný vzťah.
5. Použite profesionálnu e-mailovú adresu
Pre správy súvisiace s vašou aktuálnou úlohou vždy používajte e-mailovú adresu, ktorú vám zamestnávateľ priradil. Nemali by ste ju však nikdy používať na odosielanie správ, ktoré nesúvisia s vašou prácou, napríklad ak hľadáte nový. Použite osobný e-mailový účet.
Ak nemáte osobný účet, napríklad ten, ktorý poskytol váš poskytovateľ internetových služieb pri registrácii na službu, získate bezplatný e-mailový účet.
Použite službu Gmail alebo inú službu na nastavenie adresy, ktorá bude vyzerať profesionálne. Nepoužívajte nič hlúpe alebo sugestívne. Vaše prvé meno a priezvisko alebo vaše celé meno sú vhodné voľby.
6. Nezabudnite na pravopis a gramatiku
Je nevyhnutné, aby ste si dôkladne opravili svoj e-mail. Nikdy nezanedbajte tento kritický krok, bez ohľadu na to, aké ste zaneprázdnení. Veci, na ktoré chcete byť pozorní, sú správne hláskovanie a správna gramatika. Okrem pravopisných bežných slov správne tiež chcete napísať mená správnych ľudí, vrátane správcu prihlasovateľa a názvu jeho spoločnosti.
Buďte opatrní, keď sa príliš spoliehate na kontrolu pravopisu. Nemusia si všimnúť nesprávne napísané slová pri nesprávnom používaní. Napríklad kontrola pravopisu nebude vo vete označovať slovo "to", "musím na vás položiť otázky", aj keď v tomto kontexte by to malo byť "dva". Dvojitá kontrola pravopisu si nie ste istý tým, že používate bezplatný online slovník ako Merriam-Webster.