Písomné schopnosti - komunikácia so slovami

Komunikácia so slovami

Zo všetkých tried, ktoré som absolvoval na vysokej škole a vysokoškolskej škole, ktoré mi najviac pomohli v mojej kariére, boli anglické zloženie a obchodná angličtina. V týchto triedach som sa naučil efektívne písacie schopnosti, ktoré som použil pri každom zamestnaní, ktoré som kedy mal. Žiadna iná práca, okrem mojej práce na tejto stránke, zahŕňala písanie ako súčasť môjho popisu práce . Napriek tomu som bol povinný písať v každej práci a bolo to samozrejmé, že by som to mohol urobiť.

To je prípad väčšiny úloh - či už ide o písanie interných poznámok, korešpondenciu s klientmi alebo pomoc pri navrhovaní predajných materiálov. Písanie krásnej prózy a poézie je talent. Účinné písanie je však schopnosť, ktorú možno naučiť.

Usporiadajte svoje písanie

Či už vytvárate poznámku s vašim spolupracovníkom alebo správa pre šéfa, mali by ste sa rozhodnúť, aké informácie chcete odovzdať. Tu je postup, ako to urobiť:

1. Vymenujte každú položku, ktorú potrebujete prediskutovať vo svojej poznámke alebo správe.
2. Dajte ich do poriadku - od väčšiny po najdôležitejšie.
3. Napíšte stručný prehľad celej vašej poznámky - toto bude váš prvý odsek.
4. Rozbaľte každú položku uvedenú v kroku 1.
5. Ak príjemca musí prijať nejaké opatrenie, uveďte to vo svojom záverečnom odseku.

Niektoré tipy

Vyhnite sa stlačeniu. Hovorte nahlas, čo sa snažíte napísať. Počúvajte, ako slová zaznievajú. Napríklad veta "zistila som, že by som sa mal pozrieť na naše údaje z minulosti o predaji, aby sme prišli s plánom, ktorý nám pomôže prehodnotiť našu predajnú techniku", by sa jednoduchšie mohol označiť ako "musím vziať pozrite sa na naše minulé údaje o predaji, aby sme prehodnotili svoju predajnú techniku. "

Napíšte svoje publikum.

Použite jednoduchý jazyk. Nechcete, aby čitateľ potreboval slovník na rozlúštenie toho, čo sa snažíte povedať. Nemali by ste sa snažiť svojim čitateľom zapôsobiť na svoju obrovskú slovnú zásobu. Je pravdepodobné, že namiesto toho naštartujete čitateľa. Väčšina ľudí žongluje niekoľko úloh súčasne a má záujem získať len potrebné informácie.

Ste zodpovední za to, aby sa to stalo. Namiesto toho, aby povedal: "Jeho obyčajný prírodný charakter považuje za vynikajúceho kandidáta na prácu," povedal: "Jeho priateľnosť ho robí najlepším kandidátom na túto prácu."

Drž sa ďalej od žargónu, ktorý čitateľ nemusí pochopiť. Ak je vaša práca veľmi technická, ale osoba, s ktorou píšete, nie je v tejto oblasti dobre známa, držte sa slov, ktoré táto osoba bude rozumieť. Napríklad, ak ste návrhár webových stránok, táto veta v poznámke vášho klienta, psychológ, nebude mať zmysel: "Čo by ste chceli použiť ako BGCOLOR pre vaše stránky: # ADD8E6 alebo #FFFFFF?" Každý, kto má skúsenosti s dizajnom webových stránok, vie, že táto otázka môže byť preložená do "Čo by ste chceli, aby farba vašej stránky bola svetlo modrá alebo biela?" Avšak neočakávajte, že váš klient bude viac oboznámený s týmto technickým žargónom, ako by ste boli s jej diskusiou o psychologickom termíne, ako je trichotillomania.

Klišé denne vedú čitateľa - alebo aspoň to neznamená, že si ho spomenie na to, čo hovoríte. Chcete, aby vaše písanie bolo nezabudnuteľné. Pretože často počujeme klišé, stávame sa voči nim desenzitizovaní. Slová potom nie sú jednoznačne spojené s vašim písaním.

Namiesto toho, aby ste povedali "Neodkladajte sa až zajtra, čo môžete robiť dnes" v poznámke k podriadenému, ktorého sa snažíte motivovať. Jednoducho povedzte: "Prestaňte odkladať. Získajte prácu teraz."

Ak je to možné, použite aktívny hlas. Aktívny hlas spôsobuje, že vaša veta je silnejšia a zvyčajne kratšia. Skúsme tieto príklady. Pasívny hlas: "Tržby vzrástli kvôli vytváraniu sietí." Aktívny hlas: "Moje siete zvýšili predaj."

Nebuďte redundantní. Nie je potrebné hovoriť "popoludní o 14.00 hod." Alebo "očakávaná tehotná žena". Povedanie "2 hod." Alebo "2 v popoludňajších hodinách" alebo "očakávaná žena" alebo "tehotná žena" všetci vyjadrujú to, čo chcete povedať, a sú menej náročné.

Samozrejme venujte pozornosť gramatike. Používajte štýly štýlu Strunk a White, ktoré sú k dispozícii na webe. Dobrý slovník by mal byť v blízkosti, spolu s tezaurom.

Tezaurus vám umožní, aby ste písali čerstvé, a pomohli vám nájsť rôzne slová na použitie. Mnohé z týchto zdrojov sú k dispozícii online.

Korektúry sú jednou z najdôležitejších vecí, ktoré môžete urobiť. Keďže pravdepodobne väčšinu svojho písania vykonáte v počítači, máte prístup k automatickým kontrolám pravopisu a gramatiky . Dávajte si pozor - niektoré slová, používané v nesprávnom kontexte, môžu chýbať počítačovými kontrolami pravopisu. Napríklad veta "Zamestnanci, ktorí sa zúčastnili taktiež na stretnutiach sa dozvedeli o gnu softvéri", prešli kontrolou pravopisu bez toho, aby boli rozpoznané chyby. Ak je to možné, overte si svoj dokument inou osobou. Ak to čas dovoľuje, odložte kompozíciu a prečítajte si ju neskôr, alebo ešte lepšie, ďalší deň.