Nenechávajte svoje správy v rukách niekoho iného
Tu je viac vysvetlenia, ktoré vám pomôžu pochopiť dôležitosť vašej správy "mimo kancelárie" a prečo by ste mali naplánovať nejaký čas, aby ste na ňom pracovali.
Nastavuje očakávania ... pre každého
(Dúfajme), že po narodení dieťaťa budete mať materskú dovolenku. Tento čas mimo kanceláriu je súkromný a veľmi zvláštny. Tentoraz sa s novorodencom nikdy nedostanete späť. Ever. Takže je dôležité chrániť toto obdobie vo vašom živote.
Viete, ako sa cíti, že dostanete pracovný e-mail počas prázdnin, že? Cítite sa nútení poslať rýchlu odpoveď! Ale keď ste na dovolenke, nemáte naozaj čas na "rýchlu" odpoveď.
Vy a vaša rodina privítate ďalšieho člena na svete. Táto doba viazania bude naplnená bezesných nocí, nepredvídateľným rozvrhom, výkyvmi hormónov, lekárskymi schôdzami, návštevníkmi a kto vie čo ďalej. Takisto bude vo vás a všetkým okolo vás dobré zmeny, ktoré budete chcieť spravovať.
Písanie e-mailov za týchto podmienok nebude znamenať vašu najlepšiu prácu. Vaša správa "mimo kanceláriu" vás ochráni pred prerušením práce, ako aj s nedostatočne premyslenými e-mailmi.
Nastavenie hraníc je v tomto čase nevyhnutnosťou. Ak chcete pomôcť zaradiť svoj pracovný život do pohotovosti, nastavte novú prioritu, aby vaše novorodenec a všetko, čo prichádza s ním, bolo na prvom mieste.
Keď vytvoríte správne odoslané správy, vaši klienti, spolupracovníci a všetci ostatní, ktorí sa pokúšajú osloviť, rozumejú vašej novej priorite a dúfajme, že ju neprekročia.
Takže ako vytvoríte úžasnú správu "nerušiť", aby ste chránili takýto špeciálny čas?
Dajte svojmu "mimo kanceláriu" správu nejakú myšlienku
Keď ste okolo 26 týždňov tehotná, začnite pracovať na správe "mimo kanceláriu". Ak máte možnosť uložit 'názov pre túto správu, označte ju ako "Maternity Leave - Out of Office".
Príprava správy vopred vám dáva väčšiu kontrolu nad tým, čo vaša správa povie. Vy ste ten, ktorý pozná tvoju prácu, kto prevezme tvoju zodpovednosť a keď sa môžeš vrátiť do kancelárie. Rozhodnite sa, či chcete povedať, že sa vrátite k určitému dňu, počas určitého týždňa, alebo sa vôbec nezmieňuje dátum. Ak neposkytnete konkrétnu osobu, na ktorú môže odosielateľ kontaktovať, rozhodnite sa, či chcete spomenúť e-mail svojho správcu alebo telefónne číslo, na ktoré by mohol volať.
Pri vytváraní tejto správy pred časom ušetríte všetkých, vrátane seba, času a energie. Možno budete musieť neočakávane opustiť kanceláriu (viete, aby ste doručili vaše dieťa), takže nastavenie správy vám poskytne správcovi IT alebo vášmu manažérovi pripravenú správu, ktorú budete používať.
Chcete, aby IT alebo správca nastavili tón tejto správy? Sakra nie!
Po uložení správy "mimo kancelárie" povedzte správcovi. Budete radi počuť, že ste pripravení na odchod a je tu ešte jedna vec, ktorú budú musieť urobiť na to, aby vás podporili.
Veci, ktoré sa majú zahrnúť do vašej správy
Nižšie je ukážka správy "mimo kanceláriu", ktorú môžete použiť. Po zapnutí správy vo vašom e-mailovom softvéri automaticky odpovie na všetky e-maily, ktoré vám boli zaslané v určenom čase.
Je na vás, ak chcete informovať príjemcov o tom, kde ste. Môžete jednoducho povedať, že ste "mimo kanceláriu" alebo ich môžete informovať, že ste na materskej dovolenke. Ak nechcete, aby ste všetkým informovali, že ste na materskej dovolenke , jednoducho odstráňte tri slová "na materskú dovolenku". Môžete použiť variantu tejto e-mailovej správy pre rozšírené dovolenky alebo pracovné cesty rovnako!
Ak vidíte (zátvorky), vložte príslušné slová alebo frázy pre vaše okolnosti.
Ďakujem za Váš e-mail. Som mimo kanceláriu na materskej dovolenke až do dátumu, kedy očakávate návrat.
Ak potrebujete okamžitú pomoc, obráťte sa na (meno kolegu, ktorý vás oboznámi, s kontaktnými údajmi, e-mailom vášho manažéra alebo telefónnym číslom).
(Ak máte niektoré projekty, ktoré zakryte, uveďte názov projektu a osobu, ktorá vás pokrýva).
Ak vaša záležitosť nie je naliehavá, odpoviem na váš e-mail po návrate.
S priateľským pozdravom,
(Tvoje meno)