Náhrada zamestnancov za používanie vlastného vozidla
Náhrada zamestnancov za používanie vlastného automobilu sa bude mierne líšiť medzi zamestnávateľom a sektorom, ale väčšina organizácií kompenzuje zamestnancov pri približnej štandardnej rýchlosti stanovenej IRS alebo sadzbou náhrady v osobnom vlastníctve.
Sadzba je stanovená každoročne správou všeobecných služieb (GSA) na základe výskumu vykonaného nezávislou poradenskou firmou, pokiaľ ide o aktuálne náklady na používanie vozidla.
Pre rok 2018 je sadzba IRS stanovená na 54,5 centov za prejdený míľ, z 53,5 centov za rok 2017 a z 54 centov za rok 2016 a 57,5 centov v roku 2015. Táto fixná štandardná sadzba zahŕňa náklady na poistenie, registráciu, oleja a údržby. Pre niekoho, kto veľa veľa pracuje, môže to mať za následok dosť výrazný odpočet.
Väčšina zamestnávateľov uhradí sadzbu IRS alebo GSA, pretože si môžu odpočítať túto sumu ako náklad pri podaní daňového priznania k dani z príjmov právnických osôb, aj keď existujú aj iné zložité daňové vzorce, ktoré zamestnávatelia môžu používať. Keď je ťažké nájsť kvalifikovaných pracovníkov počas ekonomických rozširovaní, zamestnávatelia majú väčšiu šancu poskytnúť konkurenčné sadzby náhrady.
Vnútorná daňová služba vyžaduje, aby boli platby na preplatenie vykonané oddelene od miezd bez vylúčenia daní.
Väčšina zamestnávateľov preto spracuje platby výdavkov prostredníctvom systému splatných účtov, aby boli oddelené od miezd a aby dodržiavali zákony IRS.
Ak váš zamestnávateľ uhradí sadzbu GSA alebo IRS alebo v jeho blízkosti, potom môžete byť istí, že dostanete spravodlivý obchod. Ak ste dostali menej ako sadzba IRS, potom by ste mohli odpočítať niektoré náklady na vaše osobné dane z príjmov.
Náhrada zamestnancov vlády
Zamestnanci vlády budú vždy hradené presne sadzbou GSA, ak je povolené používanie vozidla v súkromnom vlastníctve alebo ak nie je k dispozícii žiadne vládne vozidlo.
Požiadavky na náhradu výdavkov na automobily
Budete musieť poskytnúť protokol o najazdených kilometroch, doklady o plyne a doklady o akomkoľvek inom prípustnom výdaje súvisiacom s vaším vozidlom. Bez podrobných záznamov môže byť vaša výdavková správa zamietnutá. A čo je horšie, váš zamestnávateľ by mohol prípadne prijať disciplinárne opatrenia, ak si myslí, že vaše tvrdenie môže byť podvodné. Mnoho zamestnávateľov vyžaduje súčasné vedenie záznamov, rovnako ako IRS. Nepokúšajte sa odhadnúť počet najazdených kilometrov, pretože by to mohlo byť v rozpore so zásadami vášho zamestnávateľa.
Udržanie pera a papiera vo vašom aute je jedným zo spôsobov, aj keď náročné; lepšou voľbou je aplikácia na sledovanie najazdených kilometrov, ktorá automaticky zaznamená vaše výlety do súčasného denníka, ktorý môžete vytlačiť alebo stiahnuť. Je to efektívny spôsob sledovania najazdených kilometrov, štartovacích a koncových bodov a obchodného účelu, aby sa disk mohol zahrnúť do výkazu výdavkov.
Daňové dôsledky
Náhrady za kilometre sa považujú za oslobodené od dane zo strany zamestnávateľov, pokiaľ sú zdokumentované a neprekročia vaše skutočné výdavky.
Váš zamestnávateľ však nemôže priamo platiť za prevádzkové náklady, ako sú opravy alebo údržba vášho auta bez daňových dôsledkov. Ostatné výdavky, ako napríklad mýto priamo súvisiaci s obchodnou dopravou, môžete uhradiť bez zdanenia za predpokladu, že máte príjmy.
Niektorí zamestnávatelia poskytujú mesačný príspevok na výdavky na automobily. Ak sú zamestnanci povinní predložiť výkazy výdavkov, budú sa zdaniť len za akúkoľvek sumu prijatú nad rámec zaznamenaných výdavkov. Ak zamestnávatelia nepožadujú dokumentáciu, potom príspevok môže podliehať zdaneniu.
Počnúc daňovým rokom 2018, s implementáciou zákona o znížení daní a pracovných miest, pracovníci už nebudú môcť odpočítať nevyčerpané výdavky na automobily. V roku 2017 a v predchádzajúcich rokoch boli tieto výdavky odpočítateľné v rozsahu, v akom presiahli 2% upraveného hrubého príjmu.
Takže pracovníci, ktorí budú viesť rozsiahlu jazdu v rámci výkonu svojich pracovných povinností, by mali pri hodnotení pracovných ponúk dôkladne vyhodnotiť politiku úhrady nákladov spoločnosti. Ak zamestnávateľ zvyčajne nehradí výdavky na autá, potom by ste mohli ponúknuť zníženie mzdy výmenou za úhradu, pretože úhrada bude chránená pred zdanením, ak budú náklady správne zdokumentované. Prípadne by ste mohli rokovať o vyššom mzde, aby ste vykázali dodatočné daňové zaťaženie podľa nového daňového zákona.
Konzultujte so svojím zamestnávateľom alebo daňovým účtovníkom o tom, ako sa predpisy vzťahujú na vašu situáciu.
Čítajte viac: Najlepší spôsob, ako vrátiť zamestnancom výdavky za najazdené kilometre