Osvedčené postupy pre e-mailovú komunikáciu zamestnancov OE
Každoročne otvorená registrácia umožňuje zamestnávateľom poskytovať skupinové výhody svojim zamestnancom na krátky čas, zvyčajne okolo 30 až 45 dní. V tomto kritickom okne musia byť zamestnanci informovaní o zamestnaneckých výhodách, na ktoré sa môžu prihlásiť, kedy to urobiť a kde sa zaregistrovať. Bohužiaľ, mnohé tímy v oblasti ľudských zdrojov sa snažia oznamovať zamestnancom potrebné informácie, takže môžu ujsť.
E-mail môže byť výkonným komunikačným nástrojom na vzdelávanie zamestnancov počas otvorených termínov zápisu, keď sa používa správne. Pretože je široko akceptovaný a dostupný ako komunikačný nástroj, môže to byť dobrý spôsob, ako osloviť všetkých zamestnancov. Získajte 10 odborných tipov na informovanie o výhodách počas otvoreného zápisu, aby títo zamestnanci v tomto roku v plnej miere využívali vaše ponuky skupinových výhod.
Tip č. 1 - Plánujte komunikovať výhody pred, počas a po otvorenom zápise
Pred mesiacom pred otvoreným dátumom registrácie je dôležité mať pevný komunikačný plán na doručenie príslušných informácií zamestnancom pred zápisom, počas aktívnej registrácie a po zapísaní zápisu. Môže ísť o sériu e-mailov, ktoré povzbudzujú zamestnancov k tomu, aby vykonali konkrétne kroky, s odkazmi na miesto registrácie a informácie o výhodách .
Tip č. 2 - Priraďte hlavného zástupcu pre komunikáciu výhod
Odozva je dôležitá počas otvoreného zápisu, pretože zamestnanci budú mať počas tejto doby nespočetné množstvo otázok.
Nezabudnite priradiť aspoň jednu osobu, ktorá bude slúžiť ako kontaktné miesto pre všetky prichádzajúce e-maily od zamestnancov, ktorí majú otázky a obavy. Mal by to byť niekto veľmi dobre oboznámený s detailmi plánu, sadzbami a termínmi.
Tip č. 3 - Použite interný systém na zhromažďovanie informácií a analýz súvisiacich s dávkami
Je vaša spoločnosť aktívne sledovať registrácie, čiastočné prihlásenie a ďalšie aspekty procesu zápisu?
Ak nie, potom interný systém môže byť užitočný pre to, aby ste zostali na vrchole riadenia zápisu v celej organizácii. Použite bezplatný e-mailový server ako Outlook na nastavenie e-mailových upozornení na zmeny dát.
Tip č. 4 - Vytvorte sériu správ pre týždenné kontaktné body so zamestnancami
Otvorená registrácia môže byť uľahčená a produktívnejšia, ak existuje stála výmena medzi personálnym tímom a zamestnancami. Ako súčasť vašej e-mailovej komunikačnej stratégie vytvorte sériu správ, ktoré hovoria o témach týkajúcich sa zdravia a wellness, vlastnosti programov dávok a ďalšie súvisiace záležitosti. Odoslať týždenné dotyčné e-maily všetkým.
Tip č. 5 - Dajte manažérom týždenný účet o úsilí o zarátanie dávok
Vždy je dobré, aby ste získali úplný buy-in od manažérov počas úsilia o prijímanie dávok. Prečo? Manažéri môžu zamestnancom pomôcť pri určovaní priority pri zaradení do svojich výhod v nadchádzajúcom plánovacom roku a môžu sa podeliť o to, ako výhody podporujú ciele zamestnancov. Použite kampaň zameranú na e-mail pre manažérov počas obdobia OE, aby ste ich držali krok s dôležitými úlohami a termínmi.
Tip č. 6 - Využite výhody e-mailov zábavu
Otvorené obdobie registrácie nemusí byť stresujúce. V skutočnosti to môže byť príležitosť na trochu zábavy.
Rozvíjajte e-maily, ktoré obsahujú zábavné hry, ako sú trivia otázky, zaujímavé fakty o spoločnosti a bezplatné zdravé občerstvenie.
Tip č. 7 - Zabezpečte správnosť gramatiky a pravopisu v e-mailoch
Pred odoslaním e-mailov s výhodami sa uistite, že gramatika a pravopis sú dôkladne skontrolované. To môže zabezpečiť, aby žiadny náves dostal svoju cestu k čitateľom a že e-maily majú dobrý zmysel. Typos môže zamieňať zamestnancov a vyzerajú neprofesionálne.
Tip č. 8 - Použite štandardnú šablónu e-mailu a nechajte HTML
Pri vytváraní e-mailov pre výhody komunikácie, odborníci hovoria, že je najlepšie držať sa štandardnej e-mailovej šablóny a udržiavať ich jednoduché. Styčný kód HTML môže zasahovať do niektorých programov na čítanie e-mailov, najmä na mobilných zariadeniach.
Tip č. 9 - Napíšte silné predmety
E-maily sa budú čítať až po ich otvorení.
A to sa nestane, ak riadok predmetu nevyžaduje príjemcov. Pri písaní e-mailov sa zamerajte na vytvorenie riadku predmetu e-mailu, ktorý bude intrikovať príjemcov, aby otvorili e-mail s napájacími slovami ako "naliehavé", "citlivé na čas" a "pozornosť" môžu pomôcť dosiahnuť tento cieľ.
Tip č. 10 - V sezónnych e-mailoch použite celkové výkazy odmien
Ak chcete pomôcť zamestnancom porozumieť plnej hodnote svojich zamestnaneckých požitkov, používajte celkové výkazy odmien aspoň raz počas tohto štvrťroka. To môže byť pripojené ako PDF k individuálnym e-mailom alebo hypertextový odkaz môže byť zahrnutý do e-mailu pre spustenie celkovej výplaty výnosu v pohodlí zamestnancov.