Zamestnávatelia predpokladajú, že ľudia, ktorí si najali, vedia ako vykonávať určité úlohy. Napríklad váš šéf očakáva, že budete vedieť, ako napísať profesionálny e-mail a správne odpovedať na telefón. Tieto úlohy sú dosť jednoduché, iné sú trochu komplikovanejšie - napríklad ospravedlňujeme sa za chybu. Nie je to niečo, čo všetci vedia robiť. Tu je osem úloh, niektorí jednoduchí a niektorí nie, že každý musí zvládnuť:
- Odosielanie profesionálneho e-mailu: Ak ste mladší ako 30 rokov, je veľmi pravdepodobné, že používate e-mail, pretože ste vedeli, ako písať. Možno neviete, že existuje veľký rozdiel medzi posielaním e-mailu svojim priateľom a používaním tohto média na korešpondenciu súvisiacu s prácou. Pri písaní vašim priateľom môžete napísať všetky malé písmená, používať slang a skratky a možno dokonca nechať preklepy a zlú gramatiku skĺznuť. Kontrastujte to s profesionálnym e-mailom, kde sú tie isté veci medzi "nepotrebujú", na ktoré by ste mali byť pozorní, keď zodpovedajú spolupracovníkom, vášmu šéfovi alebo klientom. Prečítajte si viac: Tipy pre písanie profesionálnych e-mailov .
- Písanie poznámky alebo obchodného listu: Je ťažké si predstaviť, že by ste namiesto e-mailu museli posielať papierovú kópiu poznámky alebo listu, ale mohlo by to dôjsť. V opačnom prípade by ste mali vedieť, ako to urobiť správne. Čítať ďalej: Formát správneho obchodného listu.
- Odpoveď na telefón a uskutočňovanie telefonických hovorov: Telefónny hovor ste robili a prijímali celý svoj život. Samozrejme, viete, ako urobiť tento veľmi jednoduchý úkon: vyzdvihnite telefón a pozdravte (alebo ak zavoláte, požiadajte o osobu, ktorej chcete hovoriť). To je dobré pre osobné telefonické hovory, ale nie pre služobné hovory. Pri odpovedi na hovor sa vždy identifikujte a uveďte názov svojho oddelenia alebo spoločnosti. Zadajte svoje meno osobe, ktorá odpovie na telefón, keď ste volajúci, a potom mu povedzte, kto sa snažíte dostať. Prečítajte si viac: Mali ste ma na pozdrav: Zoznámenie sa s správnou telefonickou etiketou .
- Uskutočňovanie úvodov: Keď stretnete niekoho nového, je zdvorilo predstaviť si ho. Takisto je dobré, aby si navzájom predstavili ľudí. V situácii súvisiacej s prácou je vždy najlepšie používať meno a priezvisko. Napríklad povedzte "Dobrý deň, som Mary Smith", keď stretnete niekoho prvýkrát. Môžete tak urobiť aj keď narazíte na niekoho, koho ste predtým stretli, ale ktorého meno si nepamätáte. V takom prípade môžete pridať "Viem, že sme sa stretli predtým, ale obávam sa, že som zabudol svoje meno." Je pravdepodobné, že si nepamätnú ani tvoje! Pri zavádzaní iných hovorí napríklad "John Jones, rád by som sa stretol s Petrom Smithom."
- Konanie zápisnice na schôdzi: Mnohé pracovné miesta zahŕňajú účasť na stretnutiach, aspoň príležitostne. Často sa vyžaduje, aby sa na týchto zhromaždeniach uchovávali písomné záznamy, nazývané zápisy. V určitom okamihu môže osoba, ktorá vedie schôdzku, požiadať o vykonanie týchto minút. Ak tak urobíte, musíte zaznamenať mená účastníkov, ktorí sú prítomní, a starostlivo robiť poznámky, ktoré zhrnujú všetko, čo preberajú. Budete tiež musieť napísať minúty po stretnutí. Prečítajte si viac: Uskutočnenie stretávacích minút .
- Písanie zoznamu "robiť": Často alebo príležitostne budete musieť žonglovať viac úloh. Najlepší spôsob, ako sledovať všetky z nich, je udržiavať zoznam "robiť". Zapíšte si všetky úlohy, za ktoré ste zodpovední, uprednostnite termíny. Či už používate telefónnu aplikáciu, počítačový softvér alebo kus papiera, uistite sa, že môžete skontrolovať alebo odčiarknuť položky, keď ich dokončíte. Taktiež si všimnite dátum. Položky neodstraňujte, pretože chcete sledovať tie, ktoré ste dokončili.
- Ospravedlňujeme sa za chybu: Aby ste sa ospravedlnili za chybu, budete musieť priznať, že ste to urobili. To je ťažké, ale je to nevyhnutné. Je nevyhnutné, aby ste konali rýchlo - akonáhle si uvedomíte svoju chybu, porozprávajte sa so svojím šéfom alebo s kýmkoľvek iným. Snažte sa mať na mysli plán na opravu chyby. Čítajte ďalej: Čo robiť, ak sa chystáte pri práci .
- Volanie v chorých: Nikto nemá rád ochorenie, ale dokonca viac, väčšina ľudí nenávidí volanie chorých do práce. Neistý pracovný trh nás viedol k presvedčeniu, že naša prítomnosť v kancelárii (alebo kdekoľvek sa vaše pracovisko stane) má mimoriadny význam. Aj keď je pravda, že by ste zbytočne nemali robiť zlé dni, mali by ste sa pokúsiť vyhnúť infikovaniu vašich spolupracovníkov. Zostaňte doma, ak máte niečo, čo by mohli chytiť! Nezabudnite dodržiavať postupy oznámenia zamestnávateľa. Čítajte viac: Volanie do nemocnice na prácu .