Bude to trvať len niekoľko minút denne, aby ste získali čistú kanceláriu
Tak prečo je to čisté? Vaša kariéra je ovplyvnená neporiadkom! A odmietanie nie je tak ťažké, ako si myslíte, že je.
Vyčistite a vyčistite svoju kanceláriu v malých krokoch počas piatich dní, aby ste sa necítili ohromujúci. Tu je postup, ako to urobiť.
Vyčistiť, triediť a vyčistiť priestor
Uchopte zásobník a recykláciu a začnite čistiť . To je najlepšia súčasť! Cieľom je očistiť sa z tohto neporiadku, aby ste vytvorili priestor pre veľa dobrých vecí. Umiestnite veci, ktoré musíte mať v krabici alebo v rohu kancelárie. Buďte si vedomí toho, či sa papierovanie v koši musí skartovať alebo nie.
Ak chcete pomôcť udržať veci organizovať minimalizovať osobné efekty vo vašej kancelárii, pretože sú to niečo, čo potrebujete udržať čisté, taky.
Nakoniec by mal byť váš pracovný stôl alebo pracovný priestor jasný. Urobte rýchle utieranie a prach a potom sa vráťte do svojej práce.
Nájdite domov pre všetko
Pri ďalšom naplánovanom čistení kancelárie musíte nájsť domov pre všetky vaše veci.
Aby ste sa vyhli budúcemu neporiadku, všetko vo vašej kancelárii musí mať domov. Po použití položky je tu skvelé miesto, na ktoré sa budete tešiť.
Neporiadok sa deje, keď veci nemajú doma. Najlepší čas nájsť domov pre veci je, keď je váš priestor jasný a holý. Budete mať veľké oko pre to, čo váš priestor je schopný držať.
Vytvorte systém podávania
Teraz je čas vyriešiť hromadu papierov, ktoré ste vložili do krabice v rohu.
Ak sa váš systém podania skladá z hromadných poznámok alebo pošty v hromadě na stole, potrebujete organizovať svoju kanceláriu. Začnite tým, že zdvihnete priečinky zo zásobníka. Usporiadajte ich podľa predmetu, dátumu alebo typu dokumentu v skrinke súborov. Zakaždým, keď sa kúsok papiera dostane cez stôl, buď ho vyhoďte, alebo ho zložte. Vyneste sa, aby ste vstali zo stola alebo otvorili zásuvku a vložili každý papier na svoje správne miesto.
Vyčistite svoju zbierku vizitiek
Zistili ste, že ste zničili vizitky, keď ste vyčistili pracovný priestor alebo papiere s telefónnymi číslami, ktoré na nich boli napísané? Uchopte svoj telefón a vyhľadajte novú aplikáciu. Existuje veľa aplikácií, ktoré dokážu skenovať vizitku a prenášať informácie na váš smartphone, ako napríklad Evernote alebo ScanBizCards.
Ak chcete skontrolovať, či sú všetky údaje bezpečne prevedené pred recykláciou kariet, vyčkejte určitý čas v závislosti od toho, koľko kariet potrebujete skenovať. Pokračujte ďalej vždy, keď získate nový kontakt alebo vizitku.
Usporiadajte dokumenty v počítači
Musíte byť schopní včas nájsť informácie pre svojho šéfa alebo klienta. Organizácia počítačových súborov je rovnako dôležitá ako súbory v papierovej podobe.
Či už pracujete na tabuľkách, v programe Microsoft Word alebo v iných programoch, organizujte počítačové dokumenty podľa dátumu, predmetu alebo kategórie.
Predtým, než začnete s presúvaním dokumentov, napíšte organizačnú hierarchiu, ktorá by vám pomohla s vašou administratívnou prácou, ktorá by uľahčila váš pracovný život. Potom začnite presúvať dokumenty tak, ako idete.
Po prechode dokumentov nenechajte to ísť do odpadu. Nezabudnite zálohovať súbory na externej jednotke pevného disku alebo disku flash, aby sa zabránilo strate práce v prípade zlyhania počítačového systému.
Aktualizácia papiera Pravidelne
Keď je zásuvka na skriňu tak naplnená, nemôžete ju zavrieť, je čas znížiť nepochopenie papiera tým, že odstránite zastarané dokumenty. Naplánujte konkrétny čas každý týždeň, aby ste zhodnotili svoju administratívnu prácu . Vyhnite sa vyhadzovaniu celých súborov. Namiesto toho sa iba zbavte zastaraného materiálu, napríklad súborov pre klientov, ktorí nepoužili vaše služby za dva roky. Kondenzujte väčšie súbory a uchovávajte len tie najdôležitejšie aktuálne položky.
Usporiadajte svoje pracovné týždenne
Preplnená kancelária je cesta k neefektívnemu pracovnému životu. Vyhrajte 15 minút po obede na usporiadanie vecí. Získajte potrebnú dokumentáciu, skenujte vizitky, organizujte počítačové súbory a tabuľky a vložte položky späť do svojho domova.
Akonáhle ste odložili svoj osobný priestor v práci, budete sa cítiť neuveriteľne energizovaný. Cítite sa ľahšie a táto pozitívna energia prechádza na iných. Vyhýbajte sa tomu, aby ste sa vrátili späť do svojho starého štýlu tým, že urobíte týždenné vyčistenie. Vaša kancelária začne byť organizovaná tak, aby vám 15 minút máte program, ktorý môžete vyčistiť, aby ste mohli robiť jogu alebo meditovať, aby ste mohli vyčistiť vašu myseľ! Vidíš? Dobré veci sa stávajú, keď vyčistite a čistíte.