Pri týchto scenároch sa vyhýbajte schovávaniu za počítačom alebo telefónom
V skutočnosti by ste sa za určitých okolností mali vyhnúť. Iste, je ľahké sa skrývať za počítačom a povedať, čo chcete povedať cez klávesnicu. Ale niekedy musíte vystúpiť na svet a používať svoj hlas.
Tu sú tri situácie, kedy by bolo lepšie, keby ste neuskutočnili zaslanie.
Vyhnite sa zasiahnutiu odoslania na vyriešenie konfliktov
Všetci sme boli súčasťou e-mailu alebo správy medzi dvoma stranami, ktoré sa pokúšajú vyriešiť problém. Niekedy môžete byť jedným z dvoch hlavných účastníkov alebo možno ste len jedným z mnohých ľudí, ktorých vás niekto cítil nútený vás zahrnúť.
S každým e-mailom alebo odpoveďou na správu dôjde k eskalácii problému. Nakoniec, čo bolo možno relatívne malý problém, sa stalo omnoho väčším problémom. Zvyčajne to vedie k osobnému stretnutiu medzi oboma stranami, ako aj k nadriadenému alebo manažérovi na vyriešenie konfliktu.
Namiesto použitia e-mailu alebo správ na vyriešenie konfliktu buď zavolajte osobu, alebo naplánujte schôdzku tvárou v tvár. Ak ste príjemcom e-mailu alebo správy od niekoho iného, ktorý sa snaží vyriešiť problém, odolajte pokušeniu odpovedať e-mailom. Vyzdvihnite telefón alebo prejdite do kancelárie inej osoby a povedzte: "Dostal som váš e-mail a myslel som si, že by bolo lepšie, keby sme o tejto situácii diskutovali jeden na jedného, na rozdiel od e-mailu.
Máte pár minút na rozhovor? "
Ak e-mail je vaša jediná možnosť, nekopírujte na ňom iných ľudí. Tým sa tento problém zvýši. Ak ste na prijímacej strane takéhoto e-mailu, nenachádzajte odpoveď "všetko". Stačí odpovedať len osobe, ktorá poslala e-mail. Ak odpoviete všetkým, vaša odpoveď by mala povedať: "Cením si, že ste mi túto situáciu upozornili.
Zavolám vám za minútu, aby ste sa o tom porozprávali. "To upozorní každého, kto bol skopírovaný, že sa staráte o situáciu jeden na jedného.
Vyhýbajte sa zasiahnutiu po odoslaní
Už ste niekedy boli na niečom rozrušený a vystrelil z prudkého e-mailu, len aby som cítil okamžitú ľútosť? Alebo možno ste boli na prijímacom konci takéhoto e-mailu alebo správy.
Po nepríjemnej situácii alebo interakcii potrebujeme čas ochladzovania . E-mail a zasielanie správ sa na to nedá. je to okamžité podľa návrhu. Namiesto toho, keď sa budete upokojiť, zavolajte alebo navštívte jednotlivca a diskutujte o situácii. Ak ste na prijímacom konci vyčerpávajúceho e-mailu, vyhnite sa nutkaniu odpovedať. Dajte si čas, aby ste sa utišili a potom zavolajte osobu a požiadajte o diskusiu tvárou v tvár.
V budúcnosti sa vopred rozhodnite, že nikdy nebudete používať e-maily ani správy, keď budete rozrušený. Urobte to so sebou bezpodmienečným paktom.
Ak máte pocit, že je potrebné niečo napísať, keď ste rozrušení, napíšte správu. Nezadávajte ho do e-mailu, aj keď nechcete posielať správu. Nebudete prvou osobou, ktorá namiesto tlačidla "uložiť" náhodou stlačí tlačidlo "odoslať".
Vyhýbajte sa posielaniu odosielania na odosielanie zlých správ
Nikto nemá rád prijímať zlé správy a prijímať ich prostredníctvom e-mailu, alebo správa môže pridať soľ do rany.
Všimli ste niekedy klienta, aby ste im povedali, že ich objednávka bola oneskorená? Alebo poslali kamarátovi, aby jej oznámil, že nemôžete navštíviť jej narodeninovú párty? Alebo o tom, ako poslať e-mailom vášmu šéfovi, aby ho upozornil, že ste s projektom nedokončili a neukončili by ste termín?
Ak je odpoveď na niektorú z týchto otázok áno, prestaňte používať e-mail alebo správy, aby ste mohli komunikovať so zlými správami. Použitie e-mailu alebo správ, aby ste mohli komunikovať so zlými správami, môže poslať správu, ktorá vás zaujíma, alebo že problém nie je dostatočne dôležitý na to, aby vašu osobnú pozornosť vyžadoval. Keď používate e-mail alebo správy na komunikáciu o zlá správa, nemáte žiadny spôsob, ako posúdiť reakciu osoby. S najväčšou pravdepodobnosťou budú ľudia sklamaní alebo rozrušení. Ak nedodávate správy osobne, ich pocity sklamania môžu vystupňovať a vytvoriť ešte horšiu situáciu.
Napokon, keď používate e-mail alebo správy v tomto scenári, vyzeráte zbabelo. Zákazníci, spolupracovníci, šéfovia a priatelia oceňujú ľudí, ktorí majú odvahu komunikovať zlé správy osobne.
Ak si nie ste istí, či sa vaša správa kvalifikuje ako zlé správy, opýtajte sa sami seba: "Chcel by som dostávať e-mail alebo správu s týmto typom správ alebo by som radšej oznamoval osobne?". Potom postupujte podľa toho.
Aj keď nie je pochýb o tom, že e-mail alebo zasielanie správ je rýchlym a efektívnym prostriedkom komunikácie, nie vždy je to vhodné. Postupujte podľa vyššie uvedených pokynov a vyhnite sa používaniu e-mailu alebo správy, ak to nie je vhodné.