Písomná komunikácia
Písomným pokynom (LOI) je formálne oznámenie napísané vo formáte vojenskej správy, ktoré oznamuje príjemcovi špecifické otázky a podrobne opisuje, ako by ich odosielateľ rád adresoval. Vo všeobecnosti sa písomné poučenie používa v obchodnej komunikácii a osobných veciach; môžu byť napísané o takmer ľubovoľnom predmete nikomu.
Avšak v americkej armáde sa používajú snáď najčastejšie dvoma spôsobmi.
Napríklad, jedna metóda pre LOI je ako usmernenie pre vysporiadanie majetku osoby v prípade smrti tejto osoby. Nie je to vôľa, ale môže byť použitý ako zoznam úloh, ktoré treba zavolať, doklady na získanie a konečné usporiadanie pohrebu. Môže tiež uvádzať zoznam konkrétnych aktív a alokácií.
Druhý typ inštrukcie - ako je ten, ktorý je zobrazený nižšie - sa používa ako nápravný alebo nápravný nástroj v armáde. Zvážte najčastejší LOI ako formálne poradenské stretnutie od nadriadeného dôstojníka alebo staršieho personálu do vojenského člena, ktorý preukázal výkonnosť podskupiny. Táto typická LOI nielenže prehodnotí štandardy, ktoré má člen splniť, ale ponúka nápravu na dosiahnutie lepšieho výkonu v oblasti nedostatku. Možno sa môže pridať akčný plán, ktorý bude nasledovať, aby plne vyžadoval, aby zamýšľaná strana pochopila dôsledky nevykonávania na požadovanej úrovni.
Vzorový výkladový list
V nižšie uvedenej vzorke bol písomný pokyn napísaný ako spôsob, ako pomôcť príjemcovi zlepšiť výkon svojej práce, ktorá bola považovaná za "neuspokojivú".
List ďalej uvádza niekoľko zlyhaní zo strany príjemcu a odporúča mu, aby sa stal viac praktickým a písal: "Musíte osobne nastaviť ciele svojej divízie a osobne overiť, či sú splnené."
Potom uvádza potrebné kroky na zlepšenie výkonnosti a končí slovami povzbudenia, ponúkajúc nepretržitú pomoc a poznamenáva: "Chceme a potrebujeme váš úspech."
Vzorový výkladový list
Od: veliteľa, USS NEVERSAIL (CV 11)
Komu: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321 / 1300
Úrad pre letecké palivá, USS NEVERSAIL (CV 11)
Subj: PÍSMENÁ POKYNY
Odkaz: (a) MILPERSMAN 1611-080
1. Tento pokyn sa vydáva na základe odkazu na diskusiu o konkrétnych opatreniach potrebných na zlepšenie neuspokojivého výkonu divízie leteckých pohonných látok na palube NEVERSAIL.
2. Vzhľadom na to, že ste si prevzali povinnosti ako palubný dôstojník lietadla na palube NEVERSAIL, dovolili ste v divízii leteckých pohonných látok existovať neoprávnené postupy, ktoré viedli k poškodeniu skladovacej nádrže JP-5 8-39-02J počas prečerpania 18. júla CY. Nedokázali ste sa oboznámiť s príslušnými smernicami o leteckých palivách, a preto ste neboli schopní overiť konanie vo vašej divízii. Tiež ste sa nepodarilo zabezpečiť, aby boli všetky smernice udržiavané aktuálne. Vo všeobecnosti ste sa celkom spoliehali na pomocného dôstojníka pre letecké palivá pre každodennú prevádzku vašej divízie.
3. Aby ste účinne fungovali ako dôstojník leteckých palív, musíte sa viac zapájať do každodenných aspektov vášho rozdelenia.
Nemôžete sa z vašej kancelárie zvládnuť a prijímať rady vašich asistentov bez toho, aby ste rozvíjali adekvátnu osobnú znalosť konkrétnych postupov. Musíte osobne nastaviť ciele divízie a osobne overiť, či sú splnené.
a. Musíte skontrolovať všetky smernice o leteckých palivách, ktoré sa vzťahujú na USS NEVERSAIL. Zabezpečíte, aby ste sa oboznámili s riadenými postupmi. Ako rutinnú záležitosť osobne overíte, že vaše rozdelenie sa neodchýli od riadených postupov, pokiaľ to nepovolí vyšší orgán.
b. Odošlite žiadosti o kvótu pre seba a CWO2 JS Ragmann, aby ste sa zúčastnili kurzu dôstojníka pre letecké palivá po dokončení tohto nasadenia.
4. Tento list je určený na to, aby vám pomohol pri odstraňovaní nedostatkov vo vašej výkonnosti ako dôstojník úseku. Celý reťazec velenia je k dispozícii, aby vám pomohol akýmkoľvek spôsobom.
Chceme a potrebujeme váš úspech.
DR PEPPER
Tento vzorový výcvikový list poskytuje mladému dôstojníkovi priamu spätnú väzbu bez šedých oblastí v tóne alebo význame. Toto je tiež písomná verzia zdokumentovaného poradenstva, ktorá ponúka okamžitú pomoc ostatným starším a skúseným členom vo velení. Je to dokonalý nástroj na vytvorenie lepšieho juniorského dôstojníka a zabránenie možnej strate schopnosti misie v budúcnosti.